Notificaciones electrónicas ahora obligatorias para cambios en permisos de trabajo en Polonia

La Oficina de la Voivodía de Lublin ha emitido una alerta nacional recordando a los empleadores que, a partir del 1 de junio de 2026, todas las notificaciones sobre cambios clave en los permisos de trabajo tipo A para trabajadores extranjeros deberán presentarse exclusivamente a través del portal gubernamental praca.gov.pl. La directriz, publicada el 3 de junio, hace referencia al Artículo 19 de la Ley sobre las Condiciones para el Empleo de Extranjeros, que obliga a cualquier empresa con un permiso de trabajo a informar a la autoridad emisora si un trabajador extranjero (1) no inicia labores dentro de los dos meses siguientes a la fecha de validez del permiso; (2) interrumpe su trabajo por más de dos meses consecutivos; o (3) finaliza su empleo al menos dos meses antes de que expire el permiso. Hasta ahora, muchos empleadores —especialmente pymes y agencias de empleo— enviaban estas “notificaciones del Artículo 19” por correo postal o electrónico. La nueva norma forma parte de la transición de Polonia hacia un gobierno electrónico integral en los trámites migratorios, en línea con la plataforma de permisos de residencia MOS 2.0 lanzada en abril y el requisito nacional del Perfil de Confianza (Profil Zaufany) para la identidad digital.



En medio de estos cambios, empleadores y trabajadores extranjeros que buscan orientación clara y actualizada pueden confiar en el portal dedicado a Polonia de VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/). Este servicio reúne los últimos requisitos de cumplimiento, ofrece apoyo paso a paso para el uso de praca.gov.pl y brinda asistencia experta para la configuración del Perfil de Confianza y otros trámites de visas o permisos polacos, facilitando todo el proceso tanto para los equipos de recursos humanos como para los empleados desplazados.

Para los equipos de movilidad corporativa y recursos humanos, este cambio tiene un impacto operativo importante. No presentar la notificación electrónica a tiempo puede acarrear multas de hasta 2,000 PLN y complicar futuras renovaciones de permisos, mientras que las presentaciones correctas permiten a las autoridades reasignar más rápido las cuotas de permisos de trabajo no utilizadas. Las empresas multinacionales que externalizan la nómina con proveedores locales deben asegurarse de que sus contratos de servicio incluyan explícitamente el cumplimiento en línea del Artículo 19. En la práctica, la interfaz de praca.gov.pl permite a los empleadores iniciar sesión con una cuenta e-PUAP de la empresa o con el Perfil de Confianza de un representante designado. Una vez dentro, los usuarios seleccionan “Dalsza korespondencja do urzędu” (Correspondencia adicional con la oficina) y cargan el formulario electrónico completado; se genera instantáneamente un número de referencia seguro. Los asesores migratorios recomiendan exportar el PDF de confirmación al expediente del empleado para posibles auditorías. De cara al futuro, el Ministerio de Trabajo ha señalado que para 2027 reglas similares de presentación exclusivamente digital se aplicarán a las declaraciones de trabajo estacional y al proceso de “declaración de encomendar trabajo a un extranjero”, reforzando aún más la tendencia de Polonia hacia una administración migratoria unificada y sin papel.