Les notifications électroniques désormais obligatoires pour les modifications de permis de travail en Pologne

Le Bureau de la Voïvodie de Lublin a lancé une alerte nationale rappelant aux employeurs qu’à partir du 1er juin 2026, toutes les notifications concernant les modifications majeures des permis de travail de type A pour travailleurs étrangers devront être déposées exclusivement via le portail gouvernemental praca.gov.pl. Cette directive, publiée le 3 juin, fait référence à l’article 19 de la loi sur les conditions d’emploi des étrangers, qui oblige toute entreprise détenant un permis de travail à informer l’autorité délivrante si un salarié étranger (1) ne commence pas à travailler dans les deux mois suivant la date de validité du permis ; (2) interrompt son travail pendant plus de deux mois consécutifs ; ou (3) met fin à son contrat au moins deux mois avant l’expiration du permis. Jusqu’à présent, de nombreux employeurs — notamment les PME et les agences d’intérim — envoyaient ces « notifications article 19 » par courrier postal ou par e-mail. Cette nouvelle règle s’inscrit dans la transition plus large de la Pologne vers une administration électronique complète des procédures d’immigration, en lien avec la plateforme MOS 2.0 pour les permis de séjour lancée en avril et l’obligation nationale du Profil de Confiance (Profil Zaufany) pour l’identité numérique.



Dans ce contexte de changements procéduraux, les employeurs et travailleurs étrangers en quête d’informations claires et actualisées peuvent s’appuyer sur le portail dédié à la Pologne de VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/). Ce service regroupe les dernières exigences réglementaires, propose un accompagnement pas à pas pour l’utilisation de praca.gov.pl, et offre une assistance experte pour la création du Profil de Confiance ainsi que pour toutes les démarches liées aux visas ou permis polonais — simplifiant ainsi l’ensemble du processus pour les équipes RH et les salariés détachés.

Pour les équipes de mobilité internationale et les services RH, ce changement revêt une importance opérationnelle majeure. Le non-respect de la notification électronique dans les délais peut entraîner des amendes pouvant aller jusqu’à 2 000 PLN et compliquer les renouvellements futurs de permis, tandis qu’une déclaration précise permet aux autorités de réaffecter plus rapidement les quotas de permis de travail non utilisés. Les employeurs multinationaux qui externalisent la paie auprès de prestataires locaux doivent vérifier que leurs contrats de service couvrent désormais explicitement la conformité en ligne à l’article 19. Concrètement, l’interface praca.gov.pl permet aux employeurs de se connecter via un compte e-PUAP d’entreprise ou le Profil de Confiance d’un représentant désigné. Une fois connectés, les utilisateurs sélectionnent « Dalsza korespondencja do urzędu » (Correspondance supplémentaire avec l’administration) et téléchargent le formulaire électronique complété ; un numéro de référence sécurisé est alors généré instantanément. Les conseillers en immigration recommandent d’exporter le PDF de confirmation dans le dossier personnel de l’employé en cas de contrôle. À l’avenir, le ministère du Travail a laissé entendre qu’en 2027 des règles similaires, exclusivement numériques, s’appliqueront aux déclarations de travail saisonnier ainsi qu’au processus de « déclaration de mise à disposition de travail à un étranger », renforçant encore la trajectoire de la Pologne vers une administration unifiée et dématérialisée de l’immigration.