Seminario MoveS respaldado por la UE en Varsovia destaca herramientas digitales que transformarán la coordinación transfronteriza de la seguridad social

Un seminario de un día sobre MoveS celebrado hoy (16 de abril de 2026) en la Escuela de Economía de Varsovia reunió a más de 120 funcionarios, académicos y gestores de movilidad corporativa para analizar cómo la digitalización está transformando el intercambio de datos de seguridad social entre los países de la UE para trabajadores móviles. MoveS (Libre Circulación de Trabajadores y Coordinación de la Seguridad Social) es una red de expertos financiada por la Comisión Europea; la edición polaca de este año fue organizada por la profesora Gertruda Uścińska, presidenta de la Institución de Seguro Social de Polonia (ZUS) y defensora desde hace tiempo del procesamiento electrónico integral.

Las sesiones plenarias de la mañana se centraron en la plataforma de Intercambio Electrónico de Información de Seguridad Social (EESSI), que será obligatoria en toda la UE a partir de julio. Representantes del Fondo Nacional de Salud de Polonia, la CNAV de Francia y la DRV de Alemania compartieron las primeras experiencias sobre la integración de bases de datos nacionales con el centro europeo, señalando que los tiempos medios de tramitación para los certificados portátiles formulario A1 ya se han reducido de tres semanas a cinco días. La Autoridad Laboral Europea instó a los Estados miembros a aprovechar el flujo de datos para intensificar las inspecciones conjuntas contra las solicitudes fraudulentas de A1, una práctica que cuesta a las arcas públicas unos 1.600 millones de euros al año.

Las empresas que buscan un socio integral para gestionar no solo los trámites EESSI, sino también los requisitos de visados y permisos de trabajo, pueden acudir a VisaHQ. Desde su portal en Polonia (https://www.visahq.com/poland/), la empresa ofrece procesamiento de documentos en línea, alertas de plazos y soporte experto que se integra con el nuevo flujo digital del formulario A1, ayudando a los empleadores a minimizar riesgos de cumplimiento al enviar personal al extranjero.



El panel de la tarde se centró en las implicaciones prácticas para las empresas. Empresas polacas de externalización de TI explicaron cómo la emisión más rápida de los formularios A1 reduce los plazos de los proyectos, permitiéndoles desplegar ingenieros en sitios de clientes en Alemania en días en lugar de semanas. Líderes de recursos humanos de Siemens Polska y PepsiCo EMEA comentaron que están consolidando los flujos de cumplimiento en Varsovia porque las autoridades polacas están “entre las más rápidas” en adoptar certificados totalmente digitales. Los ponentes también destacaron desafíos: software de nóminas obsoleto en algunas pymes y la necesidad de claridad legal cuando las credenciales verificables tipo blockchain comiencen a reemplazar los certificados en PDF.

Para los gestores de movilidad, la conclusión clave es que a partir del 1 de julio de 2026 todas las asignaciones transfronterizas, incluso los viajes de negocios cortos, deberán registrarse a través de EESSI; los formularios A1 en papel ya no serán aceptados en las inspecciones laborales en la mayoría de los países de la UE. Las empresas que desplacen personal polaco al extranjero o que envíen trabajadores extranjeros a Polonia deben auditar ahora sus interfaces de sistemas de información de recursos humanos y presupuestar tiempo adicional en el segundo trimestre para la formación de usuarios finales. No emitir un A1 electrónico podría conllevar multas inmediatas de hasta 3.000 € y contribuciones retroactivas a la seguridad social en el país anfitrión.

El viceministro polaco de Digitalización, Paweł Bartoszek, cerró el seminario anunciando una actualización de 12 millones de euros al portal nacional MOS para ofrecer seguimiento en tiempo real del estado de los trabajadores y empleadores. Predijo que Polonia se convertirá en “un centro regional de servicios digitales de movilidad” una vez que las mejoras entren en funcionamiento a finales de este año.