Le séminaire MoveS soutenu par l’UE à Varsovie met en lumière les outils numériques qui vont transformer la coordination transfrontalière de la sécurité sociale

Un séminaire d'une journée MoveS, organisé aujourd'hui (16 avril 2026) à l'École d'économie de Varsovie, a réuni plus de 120 responsables, universitaires et gestionnaires de la mobilité en entreprise pour analyser comment la digitalisation transforme l’échange des données de sécurité sociale entre les pays de l’UE pour les travailleurs mobiles. MoveS (Libre circulation des travailleurs et coordination de la sécurité sociale) est un réseau d’experts financé par la Commission européenne ; l’édition polonaise de cette année a été accueillie par la professeure Gertruda Uścińska, présidente de l’Institution polonaise d’assurance sociale (ZUS) et fervente défenseure du traitement électronique de bout en bout.

Les sessions plénières du matin ont porté sur la plateforme d’échange électronique d’informations de sécurité sociale (EESSI), qui deviendra obligatoire dans toute l’UE en juillet. Des représentants du Fonds national de santé polonais, de la CNAV française et de la DRV allemande ont partagé leurs premières expériences d’intégration des bases de données nationales avec le hub européen, soulignant que les délais moyens de traitement des certificats portables A1 étaient déjà passés de trois semaines à cinq jours. L’Autorité européenne du travail a appelé les États membres à utiliser ce flux de données pour intensifier les contrôles conjoints des demandes frauduleuses de certificats A1, une pratique qui coûte aux finances publiques environ 1,6 milliard d’euros par an.



Les entreprises cherchant un partenaire complet pour gérer non seulement les déclarations EESSI mais aussi les exigences en matière de visas et de permis de travail peuvent se tourner vers VisaHQ. Depuis son portail polonais (https://www.visahq.com/poland/), la société propose un traitement en ligne des documents, des alertes sur les échéances et un support expert parfaitement adapté au nouveau flux numérique des certificats A1, aidant ainsi les employeurs à minimiser les risques de non-conformité lors de l’envoi de personnel à l’étranger.

L’après-midi, le panel s’est concentré sur les implications pratiques pour les entreprises. Des sociétés polonaises d’externalisation informatique ont expliqué comment la délivrance plus rapide des formulaires A1 réduit les délais de lancement des projets, leur permettant de déployer des ingénieurs sur des sites clients en Allemagne en quelques jours au lieu de plusieurs semaines. Les responsables RH de Siemens Polska et PepsiCo EMEA ont indiqué qu’ils centralisent leurs processus de conformité à Varsovie, car les autorités polonaises sont « parmi les plus rapides » à adopter les certificats entièrement numériques. Les intervenants ont également souligné certains défis : des logiciels de paie obsolètes dans certaines PME et la nécessité d’une clarté juridique lorsque les justificatifs vérifiables de type blockchain commenceront à remplacer les certificats PDF. Pour les gestionnaires de mobilité, la conclusion clé est qu’à partir du 1er juillet 2026, toutes les missions transfrontalières — même les courts déplacements professionnels — devront être enregistrées via EESSI ; les certificats A1 papier ne seront plus acceptés lors des inspections du travail dans la plupart des pays de l’UE. Les entreprises qui détachent du personnel polonais à l’étranger ou qui envoient des travailleurs étrangers en Pologne doivent dès à présent auditer leurs interfaces SIRH et prévoir du temps supplémentaire au deuxième trimestre pour la formation des utilisateurs finaux. Le non-respect de l’émission électronique d’un A1 pourrait entraîner des amendes immédiates pouvant atteindre 3 000 € ainsi que des cotisations sociales rétroactives dans le pays d’accueil.

Le vice-ministre polonais de la Numérisation, Paweł Bartoszek, a clôturé le séminaire en annonçant une modernisation de 12 millions d’euros du portail national MOS, qui offrira un suivi en temps réel du statut des travailleurs et des employeurs. Il a prédit que la Pologne deviendrait « un hub régional pour les services de mobilité numérique » une fois les améliorations mises en service plus tard cette année.