Le portail d’immigration MOS de la Pologne sera hors ligne à partir du 17 avril en vue du passage obligatoire au dépôt électronique

La refonte numérique tant attendue du système de gestion des dossiers d’immigration en Pologne entre dans sa phase finale. Dans un avis publié tard le 17 avril, la Fondation Ocalenie — une ONG de premier plan qui soutient les ressortissants étrangers — a confirmé que la version actuelle du portail gouvernemental Moduł Obsługi Spraw (MOS) sera désactivée le 17 avril à 23h59. Une plateforme repensée doit être lancée le 27 avril, marquant la transition complète vers le dépôt électronique des demandes de résidence. À partir du 27 avril 2026, toutes les demandes de permis de séjour temporaire, de permis de séjour permanent et de permis de résident de longue durée de l’UE devront être déposées en ligne via MOS. Les dossiers papier ne seront plus acceptés, sauf durant une courte période de grâce se terminant le 26 avril. Les demandeurs devront disposer d’une identité électronique sécurisée (Profil Zaufany) ou d’une autre signature électronique qualifiée pour se connecter et signer les formulaires.

Pour accompagner cette transition, les spécialistes de VisaHQ en Pologne peuvent guider les demandeurs dans la création du Profil Zaufany, vérifier que les documents numériques répondent aux exigences de MOS et même déposer les dossiers en leur nom ; leur portail en libre-service (https://www.visahq.com/poland/) regroupe listes de contrôle, calculateurs de frais et alertes de suivi en temps réel, facilitant ainsi l’adaptation au nouveau régime entièrement numérique en Pologne.



Le ministère de l’Intérieur affirme que cette numérisation intégrale permettra de réduire les retards de traitement et d’améliorer la transparence, mais les conseillers en immigration préviennent que les utilisateurs novices pourraient rencontrer des difficultés avec la vérification d’identité et les limites de téléchargement des fichiers. Les étrangers dont le séjour légal actuel expire avant le 27 avril — ou dans les deux semaines qui suivent — sont invités à déposer immédiatement leurs demandes en version papier pour éviter les sanctions liées au séjour irrégulier. La Fondation Ocalenie organise des cliniques d’aide juridique d’urgence à Varsovie et en ligne pour aider les migrants vulnérables à respecter ce délai. Les employeurs qui emploient des ressortissants de pays tiers sont également invités à vérifier les documents de leurs salariés et à s’assurer que les demandes de prolongation en cours soient soumises électroniquement dès l’ouverture du système. La nouvelle version de MOS introduira également la carte de séjour CUKR, un permis de séjour temporaire spécial disponible à partir du 4 mai exclusivement pour les citoyens ukrainiens titulaires d’un numéro PESEL-UKR. Les demandes pour la carte CUKR ne seront acceptées que via MOS, renforçant ainsi le message de Varsovie selon lequel les documents papier deviennent l’exception plutôt que la norme.

Pour les responsables de la mobilité internationale, les implications pratiques sont immédiates : (1) les procurations doivent désormais être émises avec des signatures électroniques qualifiées ; (2) les équipes RH doivent prévoir un délai supplémentaire pour l’intégration des employés durant la semaine de transition ; et (3) les entreprises parrainant un grand nombre de collaborateurs ukrainiens devront tester le nouveau portail dès que possible pour éviter les mauvaises surprises de dernière minute. Le non-respect de ces nouvelles règles pourrait exposer tant les salariés que les employeurs à des amendes pour rupture de statut et, dans les cas graves, à des interdictions d’entrée.