UdSC Avertit : Les demandes de permis de séjour MOS signées par des tiers seront considérées comme « inexistantes »

Quelques heures seulement après l’ouverture du dépôt en ligne pour la plupart des catégories de permis de séjour, l’Office polonais des étrangers (UdSC) a publié un rappel catégorique le 4 mai 2026 : toute demande MOS signée par une personne autre que le demandeur étranger — ou son tuteur légal dans le cas des mineurs — ne sera tout simplement pas reconnue. L’agence a souligné que les procurations ne permettent pas de signer électroniquement la demande elle-même, même si un mandataire est autorisé à intervenir ultérieurement dans la procédure. Selon les modifications de la loi sur les étrangers entrées en vigueur le 27 avril, la signature électronique sur le formulaire MOS est une condition légale indispensable à la validité de la demande.



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Si un responsable RH, un consultant en migration ou même un conjoint signe à la place du demandeur, le système peut générer un numéro de soumission, mais le bureau voïvodal devra considérer le dossier comme « nieistniejący » (inexistant) et ne prendra aucune mesure autre que de notifier l’étranger concerné. Pour les employeurs habitués à déposer des formulaires papier avec des signatures manuscrites de représentants autorisés, cette précision marque un changement majeur en matière de conformité. Les entreprises doivent désormais s’assurer que chaque expatrié ou détaché dispose d’un profil de confiance actif ou d’une signature électronique qualifiée avant tout dépôt de demande MOS. Le non-respect de cette règle expose à des interruptions du séjour légal et de l’autorisation de travail, pouvant entraîner des gels de paie, des pénalités de sécurité sociale et des reports forcés de déplacements professionnels. L’avis de l’UdSC confirme également que les bureaux voïvodaux ne délivreront plus de lettres de carence dans ces cas, supprimant ainsi le délai de grâce autrefois accordé pour corriger les erreurs de signature. Les équipes mobilité doivent donc intégrer des contrôles préalables de signature dans leurs procédures standards et prévoir un délai supplémentaire dans leurs plannings, notamment pour les mobilités de groupe importantes.