仅在大多数居留许可类别开放在线申请数小时后，波兰外国人事务办公室（UdSC）于2026年5月4日发出严正提醒：任何由申请人本人或未成年申请人的法定监护人以外人员签署的居留许可申请（MOS）将不被认可。该机构强调，授权委托书不包括电子签署申请表的权限，即使代理人获准在后续程序中代表申请人行动。根据4月27日生效的《外国人法》修正案，MOS表格上的电子签名是申请有效的法律前提。
![乌克兰移民服务中心警告：由第三方签署的居留许可申请将被视为“无效”]()
对于需要实际操作指导以应对新电子签名要求的申请人和雇主，VisaHQ专门设立的波兰门户网站（https://www.visahq.com/poland/）提供了关于创建可信档案、获取合格电子签名及准备合规文件的详细指导，帮助确保申请不会因“无效”而被拒。
如果人力资源人员、移民顾问甚至配偶代替申请人签字，系统可能会生成提交编号，但省级办公室必须将该申请视为“nieistniejący”（无效），并且不会采取任何措施，除非通知外国申请人。对于习惯于由授权代表提交纸质、手写签名表格的雇主来说，这一澄清标志着合规要求的重大转变。企业现在必须确保每位外籍员工或派遣人员在提交MOS申请前拥有有效的可信档案或合格电子签名。未能遵守规定可能导致合法居留和工作许可中断，进而引发工资冻结、社保处罚及商务出行延期等问题。UdSC的通知还确认，省级办公室将不再发出补正通知，取消了以往用于纠正签名错误的宽限期。因此，企业流动团队应将签名前的核查纳入标准操作流程，并在项目时间安排中预留额外时间，尤其是在大规模人员调动时。
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