Le dépôt exclusivement numérique désormais obligatoire pour les employeurs recrutant des Ukrainiens, rappelle Rzeczpospolita

Le quotidien polonais Rzeczpospolita a publié le 4 mai 2026 un article détaillé expliquant comment l’obligation de dépôt électronique via le portail MOS modifie le quotidien des entreprises employant des ressortissants ukrainiens. Jusqu’au 4 mars 2027, les salariés ukrainiens titulaires d’un numéro PESEL-UKR doivent impérativement convertir leur statut en carte de séjour CUKR valable trois ans via ce portail : les dossiers papier ou les courriels ne sont plus acceptés. L’article souligne que cette mesure impacte autant les services RH que les travailleurs eux-mêmes : les employeurs doivent accompagner leurs collaborateurs dans la création de comptes MOS, la collecte des pièces justificatives numériques et prévoir les frais d’État de 440 PLN.

La carte CUKR offrant un accès libre au marché du travail, elle supprime également l’obligation de passer par un test de marché du travail et une demande de permis de travail, ce qui pourrait accélérer les procédures d’embauche une fois les premières étapes numériques franchies. Pour les entreprises disposant de grands sites industriels ou de centres de services partagés dans le sud-est de la Pologne, cette obligation numérique pourrait toutefois ralentir temporairement le recrutement, car seulement environ 30 % des employés ukrainiens disposent actuellement d’une signature électronique reconnue, selon des estimations citées par le journal. Les pionniers sont donc invités à mettre en place des « cliniques MOS » internes ou à faire appel à des prestataires externes pour accompagner les groupes de salariés dans la création de leurs comptes.



Pour les employeurs recherchant une solution clé en main, l’équipe de VisaHQ basée à Varsovie (https://www.visahq.com/poland/) propose un accompagnement dédié pour les dépôts MOS et autres formalités d’immigration ; leurs consultants peuvent enregistrer en masse les comptes des employés, téléverser des copies électroniques conformes des documents et suivre le traitement gouvernemental, permettant ainsi aux responsables RH de se concentrer sur leurs missions opérationnelles plutôt que sur la paperasse.

Le journal rappelle également que la validité du statut UKR expire le 4 mars 2027, ce qui met la pression sur ceux qui hésitent encore à passer au régime classique de permis de séjour. Passer à côté de la fenêtre MOS pourrait priver des salariés précieux de tout fondement légal pour rester après cette date.