La Pologne passe à la déclaration en ligne obligatoire pour les permis de séjour à partir du 27 avril

Le ministère polonais de l’Intérieur et de l’Administration a confirmé que le très attendu MOS 2.0 (Module de gestion des dossiers) sera déployé à l’échelle nationale le 27 avril 2026. À partir de cette date, toutes les demandes de permis de séjour temporaire, de permis de séjour permanent et de permis de résident de longue durée de l’UE devront être déposées exclusivement via le portail web MOS ; les dossiers papier reçus après le 26 avril ne seront pas pris en compte. Cette nouvelle plateforme constitue le pilier d’un programme pluriannuel de dématérialisation, initié en 2024 avec les demandes de permis de travail en ligne. MOS 2.0 offre une interface à authentification unique, des tableaux de bord pour suivre l’avancement des dossiers et des rappels automatiques en cas de documents manquants — des fonctionnalités longtemps réclamées par les employeurs qui transfèrent du personnel en Pologne. Les autorités annoncent une réduction de 30 % du temps de saisie initiale des données et un raccourcissement des délais de traitement une fois le personnel administratif formé. Pour les équipes RH, le changement est immédiat et sans compromis : les dossiers non téléchargés avant minuit le 26 avril seront rejetés, obligeant les candidats à reprendre la procédure depuis le début. Les entreprises gérant d’importants programmes d’intégration de diplômés ou de travailleurs saisonniers s’activent donc pour convertir leurs dossiers au format PDF requis et obtenir les signatures électroniques qualifiées des représentants légaux.



Pour les organisations nécessitant un accompagnement supplémentaire durant cette transition, le portail VisaHQ Pologne (https://www.visahq.com/poland/) propose des guides clairs étape par étape, des listes de vérification pour la préparation des documents ainsi qu’une assistance concierge optionnelle. Fort de son expérience avec les systèmes de visa électronique à l’international, VisaHQ peut précontrôler les fichiers téléchargés pour détecter les erreurs courantes et faciliter la coordination des signatures électroniques qualifiées, réduisant ainsi le risque de refus de dernière minute sous MOS 2.0.

À partir du 4 mai, un canal électronique distinct sera ouvert pour la nouvelle carte de résident « ancien bénéficiaire de protection temporaire » (CUKR) — concernée par environ 950 000 Ukrainiens dont le statut PESEL-UKR expire le 1er septembre. Les conseillers en immigration anticipent un pic temporaire de trafic pouvant ralentir le portail durant les deux premières semaines, et recommandent donc de déposer les dossiers en heures creuses. Concrètement, cette mesure supprime la nécessité de faire la queue en personne dans les bureaux des voïvodies, un point de friction récurrent pour les expatriés. Elle offre également aux employeurs une visibilité en temps réel sur l’état des dossiers, facilitant la planification des dates de prise de poste et évitant les dépassements de séjour involontaires. À moyen terme, la numérisation complète devrait permettre des connexions API avec les bases de données des frontières et de l’inspection du travail, ouvrant la voie à des contrôles de conformité en temps réel.