Dans une démarche attendue depuis longtemps par les employeurs, les universités et les professionnels étrangers, l’Office polonais des étrangers (UdSC) a lancé son nouveau système informatique Moduł Obsługi Spraw (MOS) à 00h01 le 27 avril 2026. À partir de ce moment, les demandes de séjour temporaire, de résidence permanente et de statut de résident de longue durée de l’UE doivent être déposées exclusivement en ligne via le portail MOS. Les dossiers papier reçus après le 26 avril ne seront pas pris en compte, quel que soit le cachet postal, mettant ainsi fin au modèle traditionnel de « file d’attente chez le voïvode » en vigueur depuis des décennies.
![La Pologne bascule toutes les demandes de permis de séjour vers le nouveau portail électronique MOS]()
Pour les candidats souhaitant un accompagnement expert dans ces nouvelles procédures en ligne, VisaHQ propose un soutien complet — de la pré-sélection à la numérisation des documents, en passant par le suivi en temps réel des dossiers — via sa page dédiée à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/). Leurs spécialistes assistent aussi bien les particuliers que les universités et les services RH des entreprises, afin de réduire les refus liés au MOS et de respecter les délais de mobilité.
Le portail est intégré au système d’authentification unique Profil Zaufany, permettant aux étrangers ou à leurs représentants autorisés de remplir les formulaires, télécharger les justificatifs et régler les frais en une seule opération. Les délais de traitement seront calculés à partir de la réception de la demande électronique dans MOS, et non plus à partir de la date de livraison des dossiers papier par courrier. Selon l’UdSC, cela garantira une traçabilité numérique transparente pour les demandeurs comme pour les agents. Pour les responsables mobilité en entreprise, ce changement est majeur : les grands employeurs transférant des collaborateurs à Varsovie, Cracovie, Poznań ou Gdańsk pourront désormais importer massivement les données et suivre l’avancement des dossiers de manière centralisée, sans avoir à envoyer du personnel dans plusieurs bureaux provinciaux. Les universités recrutant des chercheurs dans le cadre des programmes Carte Bleue UE et ICT bénéficieront d’une efficacité similaire, tandis que les demandes de regroupement familial déposées depuis l’étranger devront encore être soumises en version papier selon des règles transitoires. L’UdSC a publié des FAQ en anglais et en polonais, des tutoriels vidéo et un numéro d’assistance, tout en prévenant d’un « ralentissement initial » le temps que les utilisateurs s’habituent à l’authentification à deux facteurs et aux exigences de numérisation. Les employeurs sont invités à organiser des formations internes et à ajuster les calendriers des travailleurs détachés. Les conseillers en immigration anticipent une vague initiale de refus pour dossiers incomplets, mais prévoient qu’une fois stabilisé, le MOS réduira les délais de traitement de plusieurs semaines et offrira à la Pologne un avantage concurrentiel face à des pôles de talents voisins comme la République tchèque et l’Allemagne.
Pour les candidats souhaitant un accompagnement expert dans ces nouvelles procédures en ligne, VisaHQ propose un soutien complet — de la pré-sélection à la numérisation des documents, en passant par le suivi en temps réel des dossiers — via sa page dédiée à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/). Leurs spécialistes assistent aussi bien les particuliers que les universités et les services RH des entreprises, afin de réduire les refus liés au MOS et de respecter les délais de mobilité.
Le portail est intégré au système d’authentification unique Profil Zaufany, permettant aux étrangers ou à leurs représentants autorisés de remplir les formulaires, télécharger les justificatifs et régler les frais en une seule opération. Les délais de traitement seront calculés à partir de la réception de la demande électronique dans MOS, et non plus à partir de la date de livraison des dossiers papier par courrier. Selon l’UdSC, cela garantira une traçabilité numérique transparente pour les demandeurs comme pour les agents. Pour les responsables mobilité en entreprise, ce changement est majeur : les grands employeurs transférant des collaborateurs à Varsovie, Cracovie, Poznań ou Gdańsk pourront désormais importer massivement les données et suivre l’avancement des dossiers de manière centralisée, sans avoir à envoyer du personnel dans plusieurs bureaux provinciaux. Les universités recrutant des chercheurs dans le cadre des programmes Carte Bleue UE et ICT bénéficieront d’une efficacité similaire, tandis que les demandes de regroupement familial déposées depuis l’étranger devront encore être soumises en version papier selon des règles transitoires. L’UdSC a publié des FAQ en anglais et en polonais, des tutoriels vidéo et un numéro d’assistance, tout en prévenant d’un « ralentissement initial » le temps que les utilisateurs s’habituent à l’authentification à deux facteurs et aux exigences de numérisation. Les employeurs sont invités à organiser des formations internes et à ajuster les calendriers des travailleurs détachés. Les conseillers en immigration anticipent une vague initiale de refus pour dossiers incomplets, mais prévoient qu’une fois stabilisé, le MOS réduira les délais de traitement de plusieurs semaines et offrira à la Pologne un avantage concurrentiel face à des pôles de talents voisins comme la République tchèque et l’Allemagne.
