La Pologne annonce l’obligation de déposer les demandes de permis de séjour en ligne via le portail MOS à partir du 27 avril 2026

Les ressortissants étrangers souhaitant vivre ou travailler en Pologne devront bientôt utiliser un seul canal de dépôt : le portail gouvernemental Moduł Obsługi Spraw (MOS). Dans une directive publiée le 21 avril 2026, le ministère de l’Intérieur a confirmé qu’à partir du 27 avril, toutes les demandes de permis de séjour temporaire, de permis de séjour permanent et de permis de résident de longue durée de l’UE devront être déposées en ligne. Les formulaires papier reçus après le 26 avril « ne seront pas pris en considération », ce qui signifie qu’ils seront considérés comme non déposés.

Pour ceux qui préfèrent déléguer les démarches liées à ce nouveau système, le service Pologne de VisaHQ propose un accompagnement complet : création de profils de confiance, conversion des documents en PDF/A, et dépôt des demandes MOS en votre nom. Plus d’informations sur https://www.visahq.com/poland/

Cette mesure clôt un programme de transformation numérique de 18 mois, qui a déjà vu la plupart des bureaux des voïvodies polonaises abandonner les files d’attente physiques au profit de rendez-vous en ligne. Pour les employeurs, le changement majeur est la disparition du processus traditionnel « imprimer-signer-faire la queue ». Les équipes RH devront obtenir un Profil de Confiance pour chaque candidat, convertir les documents justificatifs au format PDF/A requis et régler les frais en ligne. Les entreprises ne respectant pas cette échéance devront recommencer leurs dossiers via MOS, risquant ainsi des interruptions dans l’autorisation de travail.



La note du ministère précise également qu’à partir du 4 mai, les étrangers sortant du statut de protection temporaire au titre de la loi spéciale ukrainienne pourront déposer leur demande de nouvelle carte de séjour CUKR uniquement via MOS. Cette mesure met la pression sur des milliers de professionnels ukrainiens dont le statut PESEL-UKR prendra fin le 1er septembre 2026, les obligeant à se familiariser rapidement avec le portail électronique.

Les ONG offrant un soutien gratuit en matière d’immigration alertent sur les difficultés que pourraient rencontrer les petits employeurs et les candidats auto-financés face aux règles de format des fichiers, et appellent le gouvernement à publier des tutoriels en anglais et en ukrainien avant le lancement. Les professionnels du droit saluent globalement ce changement, évoquant un suivi des dossiers plus rapide et un risque réduit de perte de documents. Toutefois, ils soulignent que MOS ne dispose toujours pas d’une fonction de téléversement en masse, ce qui oblige les entreprises à saisir manuellement les données pour chaque employé. Un API back-office serait en cours de développement, mais ne devrait pas être disponible avant 2027.

Conseils pratiques pour les RH : testez le portail avec un profil fictif cette semaine, assurez-vous que chaque candidat dispose d’un Profil de Confiance opérationnel, et scannez les passeports en couleur à 300 dpi pour limiter les rejets. Les entreprises ayant des dossiers urgents devraient envisager d’envoyer par coursier leurs derniers dossiers papier pour une réception au plus tard le 25 avril afin de garantir leur prise en compte selon les anciennes règles.