Bélgica implementará un proceso completamente digital para las solicitudes de permisos de trabajo a tiempo parcial y de desplazamiento a partir del 1 de mayo de 2026

Las autoridades de inmigración de Bélgica han confirmado que, en apenas dos semanas, los empleadores ya no podrán enviar formularios PDF por correo electrónico para solicitar permisos de trabajo temporales o para trabajadores transfronterizos. Un aviso oficial publicado en el Diario Oficial de Bélgica a finales del 18 de abril y reportado por The Economic Times el 19 de abril establece el 1 de mayo de 2026 como fecha límite: a partir de ese día, las solicitudes deberán presentarse exclusivamente a través del portal federal en línea ‘Working in Belgium’. Se eliminarán el fax, el correo postal e incluso el canal de correo electrónico que se ha utilizado durante años.

Para empleadores o trabajadores desplazados que necesiten apoyo práctico con los nuevos requisitos digitales de Bélgica, el equipo local de VisaHQ (https://www.visahq.com/belgium/) puede guiarles en la creación de mandatos, la recopilación de documentación conforme y la presentación de solicitudes a través del portal, ayudándoles a evitar rechazos automáticos por información incompleta o poderes notariales inválidos.

Esta reforma es el último paso en un programa más amplio de transformación digital que ya trasladó el procedimiento mucho más complejo del Permiso Único a la plataforma en línea en Flandes (2023), Bruselas-Capital (2024) y Valonia (principios de 2025). Las autoridades aseguran que obligar a las categorías que aún dependen del papel a usar el portal eliminará la duplicación de datos, detectará automáticamente documentos faltantes y creará una marca temporal verificable que protege tanto al empleador como a la administración. Según el anuncio, se espera que los tiempos de procesamiento se reduzcan de un promedio de diez días hábiles a “tan solo tres”, siempre que los expedientes estén completos.



En la práctica, los equipos de recursos humanos deben asegurarse de que un representante legal con una eID belga o su equivalente digital haya recibido un “mandato” dentro del portal. Muchas multinacionales aún dependen de proveedores externos de inmigración; ellos también deberán cargar un nuevo poder notarial antes del 1 de mayo. Las autoridades advierten que la falta de mandatos conllevará el rechazo automático y que no se prevé un período de gracia.

Para los trabajadores transfronterizos —los llamados ‘frontaliers’ que viven en Francia, Países Bajos, Alemania o Luxemburgo pero trabajan a tiempo parcial en Bélgica— el cambio es igualmente significativo. Estos trabajadores suelen tener permisos válidos solo por un año y ajustados a picos estacionales de producción. La eliminación del envío por correo electrónico elimina la última vía rápida e informal para asignaciones urgentes. Por ello, se recomienda a los empleadores que planifiquen proyectos de verano que adelanten las solicitudes y aseguren con antelación las citas biométricas para las tarjetas de residencia, ya que las comunas locales siguen con retrasos.

Los asesores de inmigración valoran la claridad de la medida, pero señalan posibles cuellos de botella: interrupciones del portal, capacidad limitada de atención al cliente y verificaciones regionales de umbrales salariales que aún requieren validación manual. A largo plazo, sin embargo, esta medida alinea a Bélgica con sus vecinos Países Bajos y Alemania, que ya operan con presentación digital completa para la mayoría de las categorías laborales, y debería facilitar las auditorías de cumplimiento para los gestores de movilidad global.