La Belgique passe à un traitement entièrement numérique des demandes de chômage partiel et de permis de travail pour frontaliers à partir du 1er mai 2026

Les autorités belges de l’immigration ont confirmé qu’à partir de dans à peine deux semaines, les employeurs ne pourront plus envoyer de formulaires PDF par email pour demander un permis de travail de courte durée ou un permis frontalier. Un avis officiel publié au Moniteur belge le 18 avril et relayé par The Economic Times le 19 avril fixe au 1er mai 2026 la date limite : à partir de ce jour, les demandes devront être déposées exclusivement via le portail fédéral en ligne « Travailler en Belgique ». Fax, courrier postal et même l’email, longtemps utilisés, seront supprimés.

Pour les employeurs ou les travailleurs détachés qui souhaitent un accompagnement pratique face à ces nouvelles exigences numériques, l’équipe locale de VisaHQ (https://www.visahq.com/belgium/) peut vous aider à créer les mandats, rassembler les documents conformes et soumettre les dossiers via le portail, évitant ainsi les rejets automatiques liés à des informations manquantes ou des procurations invalides.



Cette réforme s’inscrit dans un programme plus large de transformation digitale qui a déjà permis de dématérialiser la procédure bien plus complexe du Permis Unique en Flandre (2023), à Bruxelles-Capitale (2024) et en Wallonie (début 2025). Les autorités expliquent que l’obligation d’utiliser le portail pour les dernières catégories encore gérées sur papier supprimera les doubles saisies, signalera automatiquement les documents manquants et créera un horodatage vérifiable protégeant à la fois l’employeur et l’administration. Selon l’annonce, les délais de traitement devraient passer d’une moyenne de dix jours ouvrables à « seulement trois », à condition que les dossiers soient complets. Concrètement, les équipes RH doivent s’assurer qu’un représentant légal disposant d’une eID belge ou de son équivalent numérique ait reçu un « mandat » dans le portail. De nombreuses multinationales font encore appel à des prestataires externes en immigration ; ceux-ci devront également télécharger une nouvelle procuration avant le 1er mai. Les autorités préviennent que l’absence de mandat entraînera un rejet automatique, sans période de tolérance.

Pour les travailleurs frontaliers – ces « frontaliers » vivant en France, aux Pays-Bas, en Allemagne ou au Luxembourg et travaillant à temps partiel en Belgique – ce changement est tout aussi important. Ces salariés détiennent souvent des permis valables un an seulement, liés aux pics saisonniers de production. La suppression de l’envoi par email élimine la dernière voie rapide et informelle pour les missions urgentes. Les employeurs prévoyant des projets estivaux sont donc invités à anticiper leurs demandes et à réserver leurs rendez-vous biométriques pour les cartes de séjour bien à l’avance, les communes locales étant encore en retard.

Les conseillers en immigration saluent cette clarification mais soulignent des risques de goulots d’étranglement : pannes du portail, capacité limitée du service client et contrôles régionaux des seuils salariaux qui nécessitent encore une validation manuelle. À plus long terme, cette évolution rapproche toutefois la Belgique de ses voisins, les Pays-Bas et l’Allemagne, qui ont déjà adopté une gestion entièrement numérique pour la plupart des catégories de travail, et devrait faciliter les audits de conformité pour les responsables mobilité internationale.