ICE Reclasifica Más Errores en el Formulario I-9 como ‘Sustantivos’, Aumentando Drásticamente la Responsabilidad de los Empleadores

Las empresas estadounidenses que trasladan talento a través de fronteras enfrentan un desafío inmediato de cumplimiento tras la silenciosa revisión del manual de auditoría del Formulario I-9 por parte de la Oficina de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (ICE). En la nueva guía de inspección publicada el 23 de abril de 2026, ICE amplió la lista de errores en el I-9 clasificados como “sustantivos”. Un error sustantivo es aquel que no puede corregirse después de emitida una notificación de inspección; cada incidencia conlleva una multa que actualmente va de $288 a $2,861 por formulario. En contraste, los errores “técnicos” pueden corregirse en un plazo de 10 días hábiles sin penalización.

¿Qué cambió? Ahora los empleadores deben esperar tolerancia cero ante omisiones aparentemente menores, como dejar en blanco la fecha de nacimiento del empleado, no registrar la fecha de contratación en la sección 2 de la declaración, o no anotar la fecha de vencimiento de la autorización de empleo. ICE también puso énfasis en los sistemas electrónicos del I-9: la falta de datos en el historial de auditoría, protocolos de firma electrónica no conformes o no marcar la casilla de “procedimiento alternativo” al usar la verificación remota serán considerados violaciones sustantivas. El mensaje es claro: los sistemas digitales están sujetos al mismo o mayor escrutinio que los formularios en papel.



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Para los gerentes de movilidad global, el momento es complicado. Muchas multinacionales aceleraron los flujos de trabajo remotos y electrónicos del I-9 durante la pandemia y nuevamente tras la autorización permanente de inspección remota para empleadores de E-Verify el verano pasado. Las plataformas de recursos humanos que antes cumplían con los requisitos mínimos ahora pueden exponer a las empresas a multas de seis cifras si sus historiales de auditoría no demuestran quién completó o modificó un registro, cuándo y cómo. Las implicaciones prácticas son inmediatas: 1) realizar un análisis de brechas de cada campo electrónico del I-9 según la nueva guía de ICE; 2) capacitar nuevamente al personal de RR.HH., especialmente en sitios con alta rotación, sobre la diferencia entre errores técnicos y sustantivos; 3) verificar que la política de verificación remota de la empresa se limite a ubicaciones inscritas en E-Verify; y 4) destinar tiempo para reinspeccionar los I-9 antiguos creados durante las flexibilidades pandémicas. La remediación proactiva es mucho más económica que una Notificación de Intención de Multa de ICE. A largo plazo, los abogados de inmigración prevén que este cambio impulsará un aumento en las “auditorías de escritorio”, donde ICE revisa grandes volúmenes de datos electrónicos sin visitar el lugar de trabajo. Esto reduce el costo por inspección de ICE y aumenta la probabilidad de que incluso empleadores medianos enfrenten escrutinio. Las empresas que dependen de programas globales de rotación —donde los vencimientos de visa, licencias y renovaciones de autorización de trabajo son frecuentes— deberían considerar el mantenimiento del I-9 como una tarea mensual permanente y no como una revisión anual.