ICE requalifie davantage d’erreurs sur le formulaire I-9 en tant qu’« erreurs substantielles », augmentant fortement la responsabilité des employeurs

Les entreprises américaines qui déplacent des talents à l’international font face à un défi immédiat en matière de conformité après que l’Immigration and Customs Enforcement (ICE) des États-Unis a discrètement révisé son guide d’audit du formulaire I-9. Dans une nouvelle directive publiée le 23 avril 2026, l’ICE a élargi la liste des erreurs I-9 considérées comme « substantielles ». Une erreur substantielle est une erreur qui ne peut être corrigée après la notification d’une inspection ; chaque occurrence entraîne une amende allant actuellement de 288 $ à 2 861 $ par formulaire. En comparaison, les erreurs « techniques » peuvent être corrigées dans un délai de 10 jours ouvrables sans pénalité.

Qu’est-ce qui a changé ? Les employeurs doivent désormais s’attendre à une tolérance zéro pour des omissions apparemment mineures, telles que l’absence de date de naissance de l’employé, le non-enregistrement de la date d’embauche dans l’attestation de la Section 2, ou l’oubli de noter la date d’expiration de l’autorisation de travail. L’ICE a également mis l’accent sur les systèmes électroniques I-9 : l’absence de données dans la piste d’audit, des protocoles de signature électronique non conformes, ou le fait de ne pas cocher la case « procédure alternative » lors d’une vérification à distance seront considérés comme des violations substantielles. Le message est clair : les systèmes numériques sont soumis à la même, voire à une plus grande rigueur que les formulaires papier.



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Pour les responsables de la mobilité internationale, le timing est délicat. De nombreuses multinationales ont accéléré les flux de travail I-9 à distance et électroniques pendant la pandémie, puis à nouveau après que le DHS a autorisé l’été dernier une alternative permanente d’inspection à distance pour les employeurs E-Verify. Les plateformes RH qui répondaient auparavant aux exigences minimales peuvent désormais exposer les entreprises à des amendes à six chiffres si leurs pistes d’audit ne peuvent pas prouver qui a complété ou modifié un dossier, quand et comment. Les implications pratiques sont immédiates : 1) réaliser une analyse des écarts pour chaque champ électronique I-9 par rapport aux nouvelles directives de l’ICE ; 2) former à nouveau le personnel RH, notamment dans les sites à fort turnover, sur la différence entre erreurs techniques et substantielles ; 3) vérifier que la politique de vérification à distance de l’entreprise est limitée aux sites inscrits à E-Verify ; 4) prévoir du temps pour réinspecter les I-9 anciens créés durant les flexibilités liées à la pandémie. Une remédiation proactive coûte bien moins cher qu’un avis d’intention d’amende de l’ICE.

À plus long terme, les experts en droit de l’immigration anticipent que ce changement de règle favorisera une augmentation des « audits de bureau », où l’ICE examine en masse les données électroniques sans se rendre sur le lieu de travail. Cela réduit le coût par inspection pour l’ICE et augmente les chances que même les employeurs de taille moyenne soient contrôlés. Les entreprises qui s’appuient sur des programmes de rotation internationale — où les expirations de visa, les congés et les renouvellements d’autorisation de travail sont fréquents — devraient considérer la gestion des I-9 comme une tâche régulière, mensuelle, plutôt qu’un simple contrôle annuel.