La Pologne lance un portail MOS entièrement numérique pour toutes les demandes de permis de séjour

Le Bureau polonais des étrangers (UdSC) a lancé sa très attendue plateforme Moduł Obsługi Spraw (MOS) à 00h01 le 27 avril 2026, mettant fin à l’ère des dossiers papier pour la plupart des catégories d’immigration. Dorénavant, toute personne souhaitant obtenir un permis de séjour temporaire, permanent ou de longue durée dans l’UE doit obligatoirement déposer sa demande via MOS, en téléchargeant des scans de passeports, contrats de travail et justificatifs de logement. Les dossiers papier envoyés par courrier mais non reçus physiquement par les bureaux provinciaux avant la date limite du 27 avril ne seront pas pris en compte, une mesure jugée nécessaire par les autorités pour éviter les doublons et résorber un retard qui dépassait parfois 12 mois dans certaines régions. L’UdSC assure que cette transition numérique accélérera les décisions de plusieurs semaines, garantira une traçabilité inviolable et facilitera la réutilisation des données lors des renouvellements ou changements d’employeur. Cependant, les avocats spécialisés en immigration préviennent d’une hausse initiale des refus, les candidats rencontrant des difficultés avec les limites de taille des fichiers et les instructions en polonais.



Pour ceux qui redoutent de naviguer dans ce nouvel environnement digital, VisaHQ propose d’alléger la démarche. Via son centre de services dédié à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/), l’entreprise offre un pré-contrôle des documents, une optimisation des formats de fichiers et un accompagnement bilingue, réduisant considérablement les risques d’erreurs sur MOS et aidant employeurs et expatriés à respecter leurs délais.

Le gouvernement a publié une FAQ, mais le portail ne dispose pas encore d’une interface en anglais ; les équipes RH des entreprises organisent déjà des webinaires internes pour guider les expatriés à travers les écrans en polonais. Pour les responsables mobilité, les conséquences pratiques sont immédiates. Les nouvelles recrues ne peuvent plus envoyer leurs dossiers papier depuis l’étranger, ce qui impose d’intégrer un délai supplémentaire pour les scans et signatures électroniques lors de l’intégration. Les entreprises faisant appel à un grand nombre de travailleurs saisonniers devront procéder à des téléversements groupés, une fonctionnalité que l’UdSC prévoit d’activer via API d’ici fin 2026. Les bureaux provinciaux conservent la possibilité de convoquer des entretiens en personne, mais les convocations seront désormais envoyées électroniquement dans la boîte MOS que chaque demandeur reçoit à son inscription. Quelques catégories restent encore en format papier, notamment les transferts intra-entreprises déposés depuis l’étranger et certains cas de regroupement familial, mais les autorités assurent que ces dossiers seront également intégrés à MOS après les ajustements législatifs nécessaires. Parallèlement, le gouvernement teste une application mobile permettant aux étrangers de stocker leur carte de séjour sous forme de QR code, à l’image de l’identifiant numérique mObywatel utilisé par les citoyens polonais. Si ce projet aboutit, la Pologne deviendrait le premier État membre de l’UE à délivrer un permis de séjour entièrement virtuel, renforçant ainsi son attractivité auprès des investisseurs étrangers en supprimant les frictions bureaucratiques dans le recrutement de talents. Dans son ensemble, le déploiement de MOS marque une modernisation décisive du système d’immigration polonais, alors que la concurrence pour les travailleurs qualifiés s’intensifie en Europe centrale. Les employeurs qui maîtriseront rapidement la plateforme bénéficieront d’un avantage en termes de délai d’embauche, tandis que les retardataires risquent de perdre des candidats au profit de la République tchèque ou de l’Allemagne, qui ont déjà numérisé une partie de leurs procédures de permis.