La Belgique impose les demandes exclusivement numériques pour les permis de travail à temps réduit et les permis de navetteurs à partir du 1er mai 2026.

Les trois régions de Belgique ont franchi une étape décisive vers la digitalisation complète de la gestion des dossiers d’immigration. Dans un communiqué conjoint publié le 17 avril 2026, l’Office fédéral de l’immigration et les services régionaux de l’emploi (VDAB, Actiris et Forem) ont confirmé qu’à partir du 1er mai 2026, toutes les demandes de permis de travail de courte durée (travailleurs temporaires de courte durée / kort verblijf) ainsi que celles du permis frontalier spécialisé, utilisé par les travailleurs transfrontaliers quotidiens, devront être déposées exclusivement via le portail sécurisé en ligne « Travailler en Belgique ». Les envois par e-mail — encore largement utilisés par les équipes RH et les prestataires de relocation — seront désactivés en Flandre et dans la Région de Bruxelles-Capitale à la même date, tandis que la Wallonie maintiendra un canal de secours par e-mail jusqu’au 31 août pour faciliter la transition.

Si votre organisation rencontre des difficultés à s’adapter à ces nouvelles exigences en ligne, le service Belgique de VisaHQ propose un accompagnement complet — de la création d’un accès CSAM à la résolution des erreurs sur le portail, en passant par la préparation des fichiers PDF conformes. Leur plateforme (https://www.visahq.com/belgium/) permet aux équipes RH et aux voyageurs individuels de vérifier les listes de documents, d’estimer les délais de traitement et de confier les démarches à un spécialiste visa dédié, vous assurant ainsi d’être prêts avant le basculement du 1er mai.



Cette transition numérique vise à résoudre deux problèmes récurrents : l’opacité des délais de traitement et l’hétérogénéité des normes documentaires. Avec ce nouveau système, les employeurs doivent s’authentifier via leur carte d’identité électronique (eID) ou l’identification mobile ITSME avant de pouvoir téléverser les dossiers, signer des mandats pour des avocats externes et suivre en temps réel l’état d’avancement. La plateforme effectue également une vérification automatique des données avec la base nationale de sécurité sociale, réduisant ainsi les demandes de compléments et ramenant les délais moyens de traitement de six à trois semaines, selon l’Office de l’immigration. Pour les entreprises dépendant de personnel saisonnier ou projeté — comme les techniciens de salles blanches pharmaceutiques venus des Pays-Bas ou les ingénieurs allemands installant des boîtes de vitesses d’éoliennes — manquer la date limite du 1er mai pourrait s’avérer coûteux. Les départements RH sont invités à créer cette semaine des dossiers « fictifs » internes pour tester les flux, vérifier que les scans respectent la limite de 10 Mo par PDF et organiser les mandats électroniques pour les prestataires tiers. Les petits employeurs sans système d’information RH devront quant à eux utiliser l’interface gratuite CSAM du gouvernement, qui présente une courbe d’apprentissage plus importante.

Les travailleurs frontaliers, qui représentent environ 48 000 déplacements quotidiens entre la Belgique, la France, les Pays-Bas et le Luxembourg, seront les plus directement impactés. Dès mai, ils devront eux-mêmes soumettre leurs renouvellements si leur employeur ne dispose pas des identifiants eID belges — un cas fréquent chez les holdings luxembourgeoises. L’Office de l’immigration annonce la publication la semaine prochaine de tutoriels vidéo multilingues, mais conseille aux voyageurs de conserver une capture d’écran du reçu électronique comme preuve de dépôt durant les premiers mois. Pour les responsables mobilité, cette évolution s’inscrit dans une tendance européenne plus large : les autorités régionales accélèrent la transition des PDF envoyés par e-mail vers des portails web structurés, en vue de l’introduction l’an prochain du format numérique européen pour visas et titres de séjour. Les entreprises disposant de centres de talents à Bruxelles et Anvers doivent dès à présent revoir leurs checklists d’intégration ; ne pas s’adapter pourrait retarder des projets clients cruciaux alors que l’Europe entre dans sa phase de croissance post-pandémique.