Le Médiateur belge presse le gouvernement de moderniser la procédure de demande de visa « difficile et dangereuse »

Le Médiateur fédéral belge a officiellement demandé au ministère des Affaires étrangères et à l’Office des étrangers de réviser les procédures de visa qui obligent actuellement les demandeurs à se présenter en personne dans une ambassade belge — parfois située en zones de conflit — avant que leur dossier ne soit accepté. Dans un rapport publié le 16 avril, Jérôme Aass, Médiateur, a souligné que cette règle « manque de fondement juridique » et peut exposer les familles à des risques physiques ainsi qu’à des coûts de déplacement prohibitifs. Il a notamment évoqué le cas des citoyens afghans contraints de se rendre à Islamabad pour déposer leur demande, rappelant que traverser des régions instables va à l’encontre de l’engagement de la Belgique en matière de traitement humain. Le bureau du Médiateur a recensé des années de plaintes concernant des délais d’attente longs, des refus opaques et des standards de service inégaux selon les missions.



Pour éviter ces écueils, externaliser une partie du processus auprès d’un service spécialisé peut s’avérer utile. VisaHQ, par exemple, propose un accompagnement pas à pas, la vérification des documents et un support sécurisé en ligne pour les demandes de visa belge, réduisant considérablement le nombre de visites en ambassade nécessaires pour la plupart des voyageurs. Leur plateforme (https://www.visahq.com/belgium/) centralise les exigences, suit l’évolution des dossiers et informe les utilisateurs des changements réglementaires — des outils précieux alors que la Belgique débat de réformes numériques plus larges.

Bien que la Belgique ait instauré une « procédure Afrin » suite à un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne en 2023 — permettant le dépôt à distance dans des cas exceptionnels — le Médiateur estime que cette mesure reste partielle et laissée à la discrétion des autorités. Ses recommandations clés sont : 1) intégrer le dépôt à distance (par e-mail ou portail sécurisé) comme option standard ; 2) introduire des entretiens vidéo et des kits biométriques mobiles pour limiter les déplacements en ambassade ; 3) harmoniser les lettres de décision afin de respecter les normes européennes de transparence ; 4) réaffecter le personnel pour réduire les retards de rendez-vous dans les postes à forte affluence. Le Médiateur propose également un tableau de bord public affichant les délais de traitement, afin d’aider les entreprises à planifier leurs missions. Pour les multinationales, le calendrier est crucial : les réformes belges sur la migration de main-d’œuvre, en vigueur cette année, complexifient déjà le recrutement. Une digitalisation simplifiée allégerait les coûts de conformité pour les transferts intra-entreprise et les missions ponctuelles, notamment depuis des pays où la Belgique ne dispose pas d’un réseau consulaire complet. Les équipes RH doivent suivre les consultations à venir, car des projets pilotes pourraient ouvrir des canaux numériques limités dès le troisième trimestre 2026. Le ministère des Affaires étrangères a indiqué « étudier attentivement les recommandations » mais a averti que la mise en place de la capture biométrique sécurisée hors des ambassades nécessitera une approbation budgétaire. Les parties prenantes attendent un plan d’action officiel avant la pause estivale ; en cas de retard, des associations pourraient engager des recours, s’appuyant sur le précédent de la CJUE imposant aux États membres de proposer des « alternatives réalisables » lorsque le dépôt en personne est dangereux. Les entreprises doivent donc se préparer à participer aux consultations sectorielles pour obtenir des calendriers de transition clairs et prévisibles.