Envío de trabajadores a Polonia: las obligaciones de 2026 aumentan las exigencias de cumplimiento para empleadores extranjeros

Un detallado informe legal publicado el 11 de marzo por el bufete polaco ATL Law resume los cambios profundos que entraron en vigor a principios de año para las empresas que envían trabajadores a Polonia. El análisis recuerda a los empleadores que la Ley de Desplazamiento de Trabajadores ahora vincula los derechos a la duración del desplazamiento: una vez que este supera los 12 meses (ampliable a 18 tras notificación), los empleados tienen derecho a casi todo el catálogo de protecciones laborales polacas, no solo a los estándares mínimos. La actualización también destaca el aumento del salario mínimo nacional —4.806 PLN brutos mensuales en 2026— y aclara qué componentes salariales pueden computarse para alcanzar ese umbral.

Por otro lado, para las organizaciones que deben gestionar también trámites de visado o permisos de trabajo junto con estos ajustes laborales, el portal de VisaHQ para Polonia (https://www.visahq.com/poland/) ofrece una plataforma integral para preparar, presentar y hacer seguimiento de las solicitudes. Al externalizar la gestión migratoria a VisaHQ, los equipos de movilidad pueden liberar recursos para centrarse en la comparación salarial y auditorías de cumplimiento, sin preocuparse por plazos o documentación incompleta.



Nuevos requisitos de registro entraron en vigor el 24 de diciembre de 2025 bajo el Código Laboral modificado. Los empleadores que desplazan trabajadores deben conservar la documentación de horas trabajadas en Polonia y ponerla a disposición electrónica en un plazo de 24 horas si se solicita. El incumplimiento puede acarrear multas de hasta 45.000 PLN y, en casos de reincidencia, la suspensión temporal del contrato de servicios. La Inspección Nacional de Trabajo (PIP) ha señalado que priorizará inspecciones en proyectos de construcción, externalización IT y logística con personal no comunitario. Las empresas extranjeras también deben designar un representante residente en Polonia y traducir los documentos laborales clave al polaco. ATL Law advierte que los proveedores que usan transferencias intraempresariales deben verificar que sus estructuras corporativas cumplan, ya que los inspectores vigilan con más rigor a las filiales “buzón”. Cuando el desplazamiento supera los 90 días en un período de 180, la entidad receptora debe notificar a la oficina laboral local y demostrar que se cumplen estándares adecuados de alojamiento.

Desde la perspectiva de movilidad global, estos cambios aumentan la carga administrativa pero aportan mayor seguridad jurídica. Las reglas más claras sobre transparencia salarial y antidiscriminación alinean la práctica polaca con la Directiva 2018/957/UE, reduciendo el riesgo de reclamaciones por trato desigual. Las empresas que ya usan plataformas centralizadas de HRIS pueden cumplir la mayoría de las obligaciones vinculando los datos de nómina polaca con portales locales; las pymes sin estos sistemas podrían necesitar apoyo externo. Entre los consejos prácticos para responsables de movilidad están presupuestar un 8-10 % adicional para ajustes salariales, crear repositorios electrónicos de documentos en Polonia y programar auditorías de cumplimiento antes del inicio de proyectos. Dada la mayor vigilancia, confiar en clasificaciones informales de “visitante de negocios” para trabajos por proyecto es ahora más arriesgado que nunca.