La Asociación de Líderes de Servicios Empresariales (ABSL) ha publicado la primera guía empresarial integral sobre la profunda reforma de Polonia en las normas para trabajadores extranjeros, vigente desde el 1 de enero pero que recién ahora se está notando en la práctica. Según la nueva ley, toda interacción con las autoridades migratorias — solicitudes, correspondencia e incluso la entrega de decisiones — debe realizarse a través del portal gubernamental praca.gov.pl y firmarse con una firma electrónica confiable. Los expedientes en papel se consideran legalmente como “no presentados”.
Para los equipos de Recursos Humanos, el cambio más relevante es el tiempo. Una copia escaneada del contrato de trabajo firmado debe llegar a las autoridades antes de que el extranjero comience a trabajar; no subirlo a tiempo anula el permiso de trabajo o la declaración correspondiente. Los contratos en otros idiomas ahora requieren una traducción jurada al polaco. Además, los empleadores deben conservar toda la documentación migratoria durante todo el periodo laboral más dos años adicionales, lo que duplica las obligaciones de archivo.
Para empleadores y trabajadores desplazados que enfrentan estas normas más estrictas, VisaHQ puede simplificar el proceso. A través de su oficina en Polonia (https://www.visahq.com/poland/), la empresa preselecciona solicitudes, gestiona traducciones juradas y presenta documentos electrónicamente, asegurando que cumplan con los requisitos exclusivos del portal y ayudando a las organizaciones a evitar retrasos o rechazos costosos.
![La reforma migratoria de Polonia para 2026: lo que deben hacer los empleadores con la digitalización total de los trámites]()
Las obligaciones de notificación se han endurecido. Las empresas deben informar el no inicio, interrupción o terminación anticipada del trabajo dentro de plazos estrictos (dos meses para permisos, entre siete y catorce días para declaraciones). Los gobernadores provinciales tienen ahora poder explícito para rechazar permisos si los empleadores tienen deudas fiscales o de seguridad social pendientes, o si un candidato tuvo un permiso polaco previo pero nunca asumió el empleo. La prueba del mercado laboral ha sido formalmente eliminada, pero las autoridades pueden imponer cuotas o listas negativas de ocupaciones en cualquier momento, una herramienta que, según expertos, podría activarse si aumenta el desempleo.
Las tasas se han cuadruplicado: 400 PLN para permisos estándar, 800 PLN para trabajadores desplazados y 200 EUR para visados nacionales. Las multas por empleo ilegal suben a 50,000 PLN por extranjero, y los inspectores laborales pueden ahora realizar inspecciones sin previo aviso, a menudo acompañados por equipos de la Guardia Fronteriza. La reforma también limita el trabajo sin visado: los extranjeros que ingresen con visados Schengen emitidos por otros países, o con visados polacos para turismo, estudios o razones médicas, ya no pueden trabajar salvo excepciones específicas.
Las empresas estratégicas — principalmente aquellas con incentivos a la inversión — son las grandes beneficiadas. Pasan al frente de la fila para permisos, visados y tarjetas de residencia, lo que les da ventaja en el competitivo mercado laboral polaco. ABSL y su socio experto EY advierten que las multinacionales deben auditar sus procesos migratorios completos, asegurar firmas electrónicas calificadas para los firmantes autorizados y capacitar al personal en el sistema de mensajes de error del portal para evitar rechazos costosos. Las empresas que se adapten rápido aún podrían cumplir sus objetivos de contratación para el segundo trimestre; las que se retrasen arriesgan demoras en proyectos y sanciones.
Para los equipos de Recursos Humanos, el cambio más relevante es el tiempo. Una copia escaneada del contrato de trabajo firmado debe llegar a las autoridades antes de que el extranjero comience a trabajar; no subirlo a tiempo anula el permiso de trabajo o la declaración correspondiente. Los contratos en otros idiomas ahora requieren una traducción jurada al polaco. Además, los empleadores deben conservar toda la documentación migratoria durante todo el periodo laboral más dos años adicionales, lo que duplica las obligaciones de archivo.
Para empleadores y trabajadores desplazados que enfrentan estas normas más estrictas, VisaHQ puede simplificar el proceso. A través de su oficina en Polonia (https://www.visahq.com/poland/), la empresa preselecciona solicitudes, gestiona traducciones juradas y presenta documentos electrónicamente, asegurando que cumplan con los requisitos exclusivos del portal y ayudando a las organizaciones a evitar retrasos o rechazos costosos.
Las obligaciones de notificación se han endurecido. Las empresas deben informar el no inicio, interrupción o terminación anticipada del trabajo dentro de plazos estrictos (dos meses para permisos, entre siete y catorce días para declaraciones). Los gobernadores provinciales tienen ahora poder explícito para rechazar permisos si los empleadores tienen deudas fiscales o de seguridad social pendientes, o si un candidato tuvo un permiso polaco previo pero nunca asumió el empleo. La prueba del mercado laboral ha sido formalmente eliminada, pero las autoridades pueden imponer cuotas o listas negativas de ocupaciones en cualquier momento, una herramienta que, según expertos, podría activarse si aumenta el desempleo.
Las tasas se han cuadruplicado: 400 PLN para permisos estándar, 800 PLN para trabajadores desplazados y 200 EUR para visados nacionales. Las multas por empleo ilegal suben a 50,000 PLN por extranjero, y los inspectores laborales pueden ahora realizar inspecciones sin previo aviso, a menudo acompañados por equipos de la Guardia Fronteriza. La reforma también limita el trabajo sin visado: los extranjeros que ingresen con visados Schengen emitidos por otros países, o con visados polacos para turismo, estudios o razones médicas, ya no pueden trabajar salvo excepciones específicas.
Las empresas estratégicas — principalmente aquellas con incentivos a la inversión — son las grandes beneficiadas. Pasan al frente de la fila para permisos, visados y tarjetas de residencia, lo que les da ventaja en el competitivo mercado laboral polaco. ABSL y su socio experto EY advierten que las multinacionales deben auditar sus procesos migratorios completos, asegurar firmas electrónicas calificadas para los firmantes autorizados y capacitar al personal en el sistema de mensajes de error del portal para evitar rechazos costosos. Las empresas que se adapten rápido aún podrían cumplir sus objetivos de contratación para el segundo trimestre; las que se retrasen arriesgan demoras en proyectos y sanciones.
