La tan esperada renovación digital del sistema migratorio en Polonia ya está en marcha. Desde las 00:00 del 1 de enero de 2026, todas las solicitudes de permisos de residencia temporal deben presentarse exclusivamente a través del portal electrónico Moduł Obsługi Spraw (MOS) y firmarse con una firma electrónica cualificada, validada mediante el Perfil de Confianza (Profil Zaufany) del solicitante o un e-ID de la UE. Los expedientes en papel entregados en cualquiera de las 16 oficinas voivodales se considerarán legalmente “no presentados”, lo que obliga a empleadores, proveedores de reubicación y trabajadores extranjeros a migrar al formato digital.
El impacto económico es tan significativo como el cambio tecnológico. Las tarifas estándar para permisos de residencia han aumentado de 100 PLN a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados ahora cuestan 800 PLN. Paralelamente, los consulados polacos comenzaron a cobrar 200 € por visados nacionales (tipo D) y 90 € por visados Schengen (tipo C). Las autoridades justifican estas subidas para financiar mejoras en ciberseguridad y, a largo plazo, reducir las colas, pero los departamentos de RR.HH. deben ajustar sus presupuestos para 2026 de inmediato.
Para los responsables de movilidad global, el cambio implica una lista urgente de cumplimiento: asegurar accesos con Perfil de Confianza o certificados e-ID de la UE para cada trabajador extranjero, adquirir firmas electrónicas cualificadas, capacitar al personal en el manejo del MOS y recalcular los costos de todas las reubicaciones pendientes. Los empleadores que sigan enviando solicitudes por correo corren el riesgo de que sus empleados pierdan el estatus legal y de incumplir con las obligaciones fiscales.
![Polonia Activa el Portal Electrónico Obligatorio MOS y Cuadruplica las Tarifas de Permiso de Residencia]()
En este contexto, muchas empresas buscan socios con experiencia para adaptarse a los nuevos requisitos. La oficina de VisaHQ en Polonia (https://www.visahq.com/poland/) ya trabaja diariamente con la plataforma MOS y puede gestionar firmas electrónicas cualificadas, configurar Perfiles de Confianza y prevalidar datos antes de la carga, minimizando el riesgo de rechazos costosos. Su panel en línea permite a los equipos de RR.HH. seguir cada paso en tiempo real, convirtiendo a VisaHQ en un aliado integral durante la transición polaca hacia la presentación exclusivamente digital.
El nuevo sistema digital también elimina varios métodos tradicionales. El llamado “truco del correo de 90 días” —enviar una solicitud en papel el último día de estancia legal para obtener un período de gracia— ya no es posible. Los funcionarios pueden solicitar pruebas adicionales en cualquier etapa y rechazarán automáticamente expedientes sin escaneos completos de pasaporte.
En la práctica, MOS promete agilizar los trámites una vez superada la curva inicial de aprendizaje. El sistema realiza cruces automáticos de datos con bases laborales y fiscales, detectando inconsistencias tempranas y reduciendo la necesidad de audiencias presenciales. A largo plazo, el Ministerio del Interior prevé una reducción del 30 % en los atrasos, pero para los asignados en enero, el reto inmediato es simplemente acceder al portal sin errores durante los picos de tráfico.
El impacto económico es tan significativo como el cambio tecnológico. Las tarifas estándar para permisos de residencia han aumentado de 100 PLN a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados ahora cuestan 800 PLN. Paralelamente, los consulados polacos comenzaron a cobrar 200 € por visados nacionales (tipo D) y 90 € por visados Schengen (tipo C). Las autoridades justifican estas subidas para financiar mejoras en ciberseguridad y, a largo plazo, reducir las colas, pero los departamentos de RR.HH. deben ajustar sus presupuestos para 2026 de inmediato.
Para los responsables de movilidad global, el cambio implica una lista urgente de cumplimiento: asegurar accesos con Perfil de Confianza o certificados e-ID de la UE para cada trabajador extranjero, adquirir firmas electrónicas cualificadas, capacitar al personal en el manejo del MOS y recalcular los costos de todas las reubicaciones pendientes. Los empleadores que sigan enviando solicitudes por correo corren el riesgo de que sus empleados pierdan el estatus legal y de incumplir con las obligaciones fiscales.
En este contexto, muchas empresas buscan socios con experiencia para adaptarse a los nuevos requisitos. La oficina de VisaHQ en Polonia (https://www.visahq.com/poland/) ya trabaja diariamente con la plataforma MOS y puede gestionar firmas electrónicas cualificadas, configurar Perfiles de Confianza y prevalidar datos antes de la carga, minimizando el riesgo de rechazos costosos. Su panel en línea permite a los equipos de RR.HH. seguir cada paso en tiempo real, convirtiendo a VisaHQ en un aliado integral durante la transición polaca hacia la presentación exclusivamente digital.
El nuevo sistema digital también elimina varios métodos tradicionales. El llamado “truco del correo de 90 días” —enviar una solicitud en papel el último día de estancia legal para obtener un período de gracia— ya no es posible. Los funcionarios pueden solicitar pruebas adicionales en cualquier etapa y rechazarán automáticamente expedientes sin escaneos completos de pasaporte.
En la práctica, MOS promete agilizar los trámites una vez superada la curva inicial de aprendizaje. El sistema realiza cruces automáticos de datos con bases laborales y fiscales, detectando inconsistencias tempranas y reduciendo la necesidad de audiencias presenciales. A largo plazo, el Ministerio del Interior prevé una reducción del 30 % en los atrasos, pero para los asignados en enero, el reto inmediato es simplemente acceder al portal sin errores durante los picos de tráfico.
