El Ministerio del Interior de Polonia ha publicado la regulación final que completa la transformación digital del sistema de inmigración, un proceso que ha durado un año. A partir del 1 de enero de 2026, todos los permisos de residencia temporal deberán solicitarse exclusivamente a través del portal electrónico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Las oficinas voivodales cerrarán sus ventanillas para entregas presenciales; los expedientes en papel serán rechazados.
Este cambio culmina una serie de medidas que ya habían trasladado las solicitudes de permisos de trabajo y permisos estacionales a la plataforma nacional praca.gov.pl. Las autoridades sostienen que un único canal electrónico reducirá los retrasos, permitirá cruces automáticos de datos con la oficina de empleo y la autoridad fiscal, y dificultará que los solicitantes “colados” se salten la fila. Sin embargo, los empleadores temen una transición complicada. Muchas oficinas provinciales de inmigración aún usan software antiguo para la gestión de casos, y los equipos de recursos humanos temen fallos en el sistema cuando miles de solicitudes de fin de año lleguen a MOS el 2 de enero.
En este contexto, muchos empleadores y trabajadores asignados podrían necesitar un intermediario experimentado que los guíe en el nuevo laberinto de presentación electrónica en Polonia. VisaHQ, una plataforma online de servicios de visados y pasaportes, ya apoya a clientes con solicitudes para Polonia y actualizará sus guías paso a paso, listas de documentos y opciones de presentación asistida antes del cambio a MOS. Más información en https://www.visahq.com/poland/ sobre cómo sus expertos pueden facilitar la carga de documentos, traducciones y pagos bajo el nuevo sistema.
![Polonia obliga a presentar todas las solicitudes de permiso de residencia en línea y cuadruplica las tasas gubernamentales a partir del 1 de enero de 2026]()
Lo que más preocupa a los responsables de movilidad es el aumento de tarifas. La tasa estándar para el permiso de residencia subirá de 100 PLN (≈ 22 €) a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados costarán 800 PLN. El gobierno justifica esta cuadruplicación como una “recuperación total de costos” por los servicios digitales y una alineación con las tarifas de Alemania y Países Bajos. Sin embargo, para una familia de cuatro, los cargos totales podrían superar los 1.600 PLN, sin contar traducciones, legalizaciones ni honorarios legales. Los presupuestos globales de reubicación para 2026 podrían requerir una revisión inmediata.
Las empresas con programas de rotación de graduados o asignaciones a corto plazo también deben replantear los tiempos. Dado que MOS rechazará automáticamente las cargas incompletas, el personal de RR.HH. debería recopilar con antelación copias notarizadas de pasaportes, comprobantes de seguro médico y contratos de alojamiento antes del cierre por vacaciones. Las autoridades prometen una resolución en 60 días, pero los asesores advierten que es probable que haya retrasos en el primer trimestre.
Como punto positivo, la reforma introduce un rastreador de casos en tiempo real y alertas automáticas por SMS y correo electrónico, una función muy demandada por los expatriados acostumbrados a los recibos en papel. La plataforma integrará pagos mediante transferencia bancaria o monedero móvil BLIK, eliminando la necesidad de acudir a cajas presenciales. Los primeros usuarios que prueban la versión beta en la provincia de Mazowieckie reportan una entrada de datos más fluida, aunque advierten que el portal solo acepta PDFs en polaco, lo que incrementa los costos de traducción. Las multinacionales deberán actualizar sus manuales de empleados y contratos con proveedores para reflejar el nuevo flujo digital y las tarifas.
Este cambio culmina una serie de medidas que ya habían trasladado las solicitudes de permisos de trabajo y permisos estacionales a la plataforma nacional praca.gov.pl. Las autoridades sostienen que un único canal electrónico reducirá los retrasos, permitirá cruces automáticos de datos con la oficina de empleo y la autoridad fiscal, y dificultará que los solicitantes “colados” se salten la fila. Sin embargo, los empleadores temen una transición complicada. Muchas oficinas provinciales de inmigración aún usan software antiguo para la gestión de casos, y los equipos de recursos humanos temen fallos en el sistema cuando miles de solicitudes de fin de año lleguen a MOS el 2 de enero.
En este contexto, muchos empleadores y trabajadores asignados podrían necesitar un intermediario experimentado que los guíe en el nuevo laberinto de presentación electrónica en Polonia. VisaHQ, una plataforma online de servicios de visados y pasaportes, ya apoya a clientes con solicitudes para Polonia y actualizará sus guías paso a paso, listas de documentos y opciones de presentación asistida antes del cambio a MOS. Más información en https://www.visahq.com/poland/ sobre cómo sus expertos pueden facilitar la carga de documentos, traducciones y pagos bajo el nuevo sistema.
Lo que más preocupa a los responsables de movilidad es el aumento de tarifas. La tasa estándar para el permiso de residencia subirá de 100 PLN (≈ 22 €) a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados costarán 800 PLN. El gobierno justifica esta cuadruplicación como una “recuperación total de costos” por los servicios digitales y una alineación con las tarifas de Alemania y Países Bajos. Sin embargo, para una familia de cuatro, los cargos totales podrían superar los 1.600 PLN, sin contar traducciones, legalizaciones ni honorarios legales. Los presupuestos globales de reubicación para 2026 podrían requerir una revisión inmediata.
Las empresas con programas de rotación de graduados o asignaciones a corto plazo también deben replantear los tiempos. Dado que MOS rechazará automáticamente las cargas incompletas, el personal de RR.HH. debería recopilar con antelación copias notarizadas de pasaportes, comprobantes de seguro médico y contratos de alojamiento antes del cierre por vacaciones. Las autoridades prometen una resolución en 60 días, pero los asesores advierten que es probable que haya retrasos en el primer trimestre.
Como punto positivo, la reforma introduce un rastreador de casos en tiempo real y alertas automáticas por SMS y correo electrónico, una función muy demandada por los expatriados acostumbrados a los recibos en papel. La plataforma integrará pagos mediante transferencia bancaria o monedero móvil BLIK, eliminando la necesidad de acudir a cajas presenciales. Los primeros usuarios que prueban la versión beta en la provincia de Mazowieckie reportan una entrada de datos más fluida, aunque advierten que el portal solo acepta PDFs en polaco, lo que incrementa los costos de traducción. Las multinacionales deberán actualizar sus manuales de empleados y contratos con proveedores para reflejar el nuevo flujo digital y las tarifas.
