El Ministerio del Interior de Polonia ha dado inicio a la última —y más dolorosa— fase de la reforma de su sistema de inmigración. Un reglamento publicado a última hora del 18 de diciembre de 2025 confirma que, a partir del 1 de enero de 2026, todos los permisos de residencia temporal deberán solicitarse exclusivamente a través del portal electrónico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Las oficinas locales dejarán de aceptar expedientes en papel; los documentos entregados en ventanilla serán rechazados de plano.
Esta reforma culmina un proceso de digitalización de un año que ya obligó a los empleadores a tramitar las solicitudes de permisos de trabajo mediante la plataforma praca.gov.pl. Lo que llama la atención esta vez es el costo. La tarifa estándar para el permiso de residencia sube de 100 PLN a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados se disparan a 800 PLN. También aumentan considerablemente las tasas consulares: las visas nacionales (tipo D) pasan de 135 € a 200 €, y las visas Schengen (tipo C) suben a 90 €. Varsovia argumenta que estos ingresos financiarán más personal para gestionar los casos y reforzar la ciberseguridad, reduciendo los tiempos de tramitación en un 30%; sin embargo, los directores de recursos humanos advierten que los presupuestos de reubicación para 2026 se han visto desbordados de la noche a la mañana.
En este contexto, muchos equipos de movilidad están recurriendo a VisaHQ, cuyo servicio para Polonia (https://www.visahq.com/poland/) puede registrar a los solicitantes en MOS, gestionar firmas electrónicas calificadas y monitorear en tiempo real cada cambio en las tarifas, ayudando a los departamentos de RR.HH. a cumplir con las nuevas normas sin tener que descifrar cada instrucción nueva.
![Polonia Ordena que Todas las Solicitudes de Permiso de Residencia se Realicen en Línea y Cuadruplica las Tarifas Gubernamentales]()
Con solo dos semanas para prepararse, los equipos de movilidad corporativa deben actuar rápido. Cada asignado extranjero necesita ahora (1) un acceso con perfil confiable polaco o eID de la UE, (2) una firma electrónica calificada y (3) capacitación para navegar en MOS. Los asesores de visas recomiendan capturar pantallas en cada paso porque el portal aún se cae bajo carga; una captura puede ser la única prueba de una presentación a tiempo si la sesión expira. Por ello, los empleadores están apresurándose a pagar por adelantado las tarifas de 2025 y a presentar cualquier expediente en papel restante antes de la medianoche del 31 de diciembre.
Mirando hacia el futuro, MOS se vinculará con las bases de datos fiscales y de seguridad social, permitiendo alertas automáticas si el salario declarado en el permiso no coincide con las nóminas. El incumplimiento podría acarrear multas de hasta 50,000 PLN por asignado, según las enmiendas a la Ley de Empleo de Extranjeros vigentes desde junio. Las multinacionales ya están revisando sus políticas para trabajadores desplazados, presupuestando más tiempo para la incorporación y reservando fondos para firmas electrónicas.
Para los responsables de movilidad global, el mensaje es claro: el panorama migratorio en Polonia entra en una era “digital por defecto y costosa por diseño”. Las empresas que automaticen la recopilación de documentos, incorporen los aumentos de costos en sus previsiones para 2026 y capaciten temprano a su personal en las particularidades de MOS tendrán una ventaja decisiva cuando se cierre definitivamente la puerta a las solicitudes en papel.
Esta reforma culmina un proceso de digitalización de un año que ya obligó a los empleadores a tramitar las solicitudes de permisos de trabajo mediante la plataforma praca.gov.pl. Lo que llama la atención esta vez es el costo. La tarifa estándar para el permiso de residencia sube de 100 PLN a 400 PLN, mientras que los permisos para trabajadores desplazados se disparan a 800 PLN. También aumentan considerablemente las tasas consulares: las visas nacionales (tipo D) pasan de 135 € a 200 €, y las visas Schengen (tipo C) suben a 90 €. Varsovia argumenta que estos ingresos financiarán más personal para gestionar los casos y reforzar la ciberseguridad, reduciendo los tiempos de tramitación en un 30%; sin embargo, los directores de recursos humanos advierten que los presupuestos de reubicación para 2026 se han visto desbordados de la noche a la mañana.
En este contexto, muchos equipos de movilidad están recurriendo a VisaHQ, cuyo servicio para Polonia (https://www.visahq.com/poland/) puede registrar a los solicitantes en MOS, gestionar firmas electrónicas calificadas y monitorear en tiempo real cada cambio en las tarifas, ayudando a los departamentos de RR.HH. a cumplir con las nuevas normas sin tener que descifrar cada instrucción nueva.
Con solo dos semanas para prepararse, los equipos de movilidad corporativa deben actuar rápido. Cada asignado extranjero necesita ahora (1) un acceso con perfil confiable polaco o eID de la UE, (2) una firma electrónica calificada y (3) capacitación para navegar en MOS. Los asesores de visas recomiendan capturar pantallas en cada paso porque el portal aún se cae bajo carga; una captura puede ser la única prueba de una presentación a tiempo si la sesión expira. Por ello, los empleadores están apresurándose a pagar por adelantado las tarifas de 2025 y a presentar cualquier expediente en papel restante antes de la medianoche del 31 de diciembre.
Mirando hacia el futuro, MOS se vinculará con las bases de datos fiscales y de seguridad social, permitiendo alertas automáticas si el salario declarado en el permiso no coincide con las nóminas. El incumplimiento podría acarrear multas de hasta 50,000 PLN por asignado, según las enmiendas a la Ley de Empleo de Extranjeros vigentes desde junio. Las multinacionales ya están revisando sus políticas para trabajadores desplazados, presupuestando más tiempo para la incorporación y reservando fondos para firmas electrónicas.
Para los responsables de movilidad global, el mensaje es claro: el panorama migratorio en Polonia entra en una era “digital por defecto y costosa por diseño”. Las empresas que automaticen la recopilación de documentos, incorporen los aumentos de costos en sus previsiones para 2026 y capaciten temprano a su personal en las particularidades de MOS tendrán una ventaja decisiva cuando se cierre definitivamente la puerta a las solicitudes en papel.
