En una regulación publicada a última hora del 18 de diciembre de 2025, el Ministerio del Interior de Polonia confirmó que, a partir del 1 de enero de 2026, todas las solicitudes de permiso de residencia temporal deberán presentarse exclusivamente a través del portal electrónico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Los expedientes en papel serán rechazados de plano, obligando a empleadores y trabajadores extranjeros a completar todo el proceso en línea, adjuntar escaneos completos del pasaporte y firmar con una firma electrónica cualificada. Esta medida culmina un año de esfuerzos para digitalizar la inmigración en Polonia y está siendo observada de cerca en Bruselas como posible modelo para otros países de la UE.
La misma orden eleva considerablemente las tasas gubernamentales. La tarifa estándar para el permiso de residencia sube de 100 PLN a 400 PLN, los permisos para trabajadores desplazados aumentan a 800 PLN, las visas nacionales (tipo D) pasan de 135 € a 200 € y las visas Schengen (tipo C) suben a 90 €. Varsovia argumenta que este incremento financiará más personal y la ciberseguridad del MOS, además de reducir los tiempos de tramitación en un 30 %, pero los directores de recursos humanos aseguran que los presupuestos para reubicaciones en 2026 se han visto desbordados de la noche a la mañana.
Para las multinacionales, el periodo de transición de dos semanas es muy exigente. Cada empleado extranjero necesita ahora (1) un acceso Trusted-Profile o eID de la UE, (2) una firma electrónica cualificada y (3) formación para manejar el portal MOS. Los asesores de visados recomiendan capturar pantallas en cada paso, ya que el portal aún sufre interrupciones; una captura puede ser la única prueba de presentación a tiempo si la sesión se cae.
![Polonia exige la presentación digital exclusiva de permisos de residencia y cuadruplica las tarifas de inmigración a partir del 1 de enero de 2026]()
En este contexto, la plataforma de facilitación de visados VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) puede actuar como un socio integral. El equipo en Varsovia gestiona registros Trusted-Profile, emite firmas electrónicas cualificadas y carga solicitudes listas para MOS, ofreciendo a los responsables de RR.HH. un canal único y seguimiento en tiempo real mientras el nuevo sistema se estabiliza.
Los consultores de cumplimiento también advierten que pronto el MOS se vinculará con las bases de datos fiscales y de seguridad social polacas, permitiendo detectar automáticamente discrepancias en las nóminas. Una diferencia entre el salario declarado y las declaraciones fiscales podría provocar la revocación automática del permiso, exponiendo a los empleadores a multas de hasta 50 000 PLN por trabajador desplazado, según las enmiendas a la Ley de Empleo de Extranjeros de junio de 2025.
En la práctica, los gestores de movilidad están adelantando todos los expedientes en papel que quedan antes de fin de año y animan a los trabajadores a pagar las tasas de 2025 por adelantado. Quienes no cumplan el plazo se enfrentarán a un aumento de costes de cuatro veces y a la curva de aprendizaje de un sistema digital sin probar en las primeras semanas de 2026.
La misma orden eleva considerablemente las tasas gubernamentales. La tarifa estándar para el permiso de residencia sube de 100 PLN a 400 PLN, los permisos para trabajadores desplazados aumentan a 800 PLN, las visas nacionales (tipo D) pasan de 135 € a 200 € y las visas Schengen (tipo C) suben a 90 €. Varsovia argumenta que este incremento financiará más personal y la ciberseguridad del MOS, además de reducir los tiempos de tramitación en un 30 %, pero los directores de recursos humanos aseguran que los presupuestos para reubicaciones en 2026 se han visto desbordados de la noche a la mañana.
Para las multinacionales, el periodo de transición de dos semanas es muy exigente. Cada empleado extranjero necesita ahora (1) un acceso Trusted-Profile o eID de la UE, (2) una firma electrónica cualificada y (3) formación para manejar el portal MOS. Los asesores de visados recomiendan capturar pantallas en cada paso, ya que el portal aún sufre interrupciones; una captura puede ser la única prueba de presentación a tiempo si la sesión se cae.
En este contexto, la plataforma de facilitación de visados VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) puede actuar como un socio integral. El equipo en Varsovia gestiona registros Trusted-Profile, emite firmas electrónicas cualificadas y carga solicitudes listas para MOS, ofreciendo a los responsables de RR.HH. un canal único y seguimiento en tiempo real mientras el nuevo sistema se estabiliza.
Los consultores de cumplimiento también advierten que pronto el MOS se vinculará con las bases de datos fiscales y de seguridad social polacas, permitiendo detectar automáticamente discrepancias en las nóminas. Una diferencia entre el salario declarado y las declaraciones fiscales podría provocar la revocación automática del permiso, exponiendo a los empleadores a multas de hasta 50 000 PLN por trabajador desplazado, según las enmiendas a la Ley de Empleo de Extranjeros de junio de 2025.
En la práctica, los gestores de movilidad están adelantando todos los expedientes en papel que quedan antes de fin de año y animan a los trabajadores a pagar las tasas de 2025 por adelantado. Quienes no cumplan el plazo se enfrentarán a un aumento de costes de cuatro veces y a la curva de aprendizaje de un sistema digital sin probar en las primeras semanas de 2026.
