VisaHQ ayuda a los organizadores de eventos a gestionar los requisitos de visa para cientos de asistentes internacionales a la vez: desde cartas de invitación hasta procesamiento grupal, visas de trabajo para ponentes y seguimiento de estado en tiempo real. Una plataforma. Todas las nacionalidades. Cada evento.
Los eventos tienen fechas fijas. El procesamiento de visas no. Cuando los ponentes, delegados o artistas no pueden ingresar al país, todo el programa —y su reputación— están en peligro.
Un evento, 50 países. Cada asistente tiene diferentes requisitos de visa, tiempos de procesamiento y necesidades de documentación. El seguimiento manual en hojas de cálculo es una receta para el fracaso.
El procesamiento de visas para EE. UU. ahora tarda de 3 a 6 meses para algunas nacionalidades. Con la fecha del evento fijada, cada semana de retraso aumenta el riesgo de asientos vacíos y panelistas ausentes.
Un ponente pagado necesita una visa diferente a la de un panelista no remunerado. Los artistas requieren visas de trabajo (O-1, P-1), no de turista. Una categoría errónea = entrada denegada en la frontera.
Cientos de cartas de invitación personalizadas, cada una con nombres exactos según el pasaporte y detalles del evento. Un solo error tipográfico puede hundir una solicitud.
Una vez enviadas las solicitudes, los organizadores no tienen forma de rastrear el progreso en docenas de consulados. Se entera de una denegación cuando el asistente no aparece.
Las prohibiciones de viaje y las sanciones pueden descalificar a los asistentes de la noche a la mañana. Sin monitoreo en tiempo real, no puede pivotar su programa a tiempo.
Ya sea que produzca conferencias industriales, ferias comerciales, festivales de música o cumbres corporativas, VisaHQ se adapta a la complejidad de su evento.
Ponentes internacionales, panelistas y delegados que requieren visas B-1 o de negocios de docenas de nacionalidades.
Equipos de expositores, personal de stand y compradores VIP de todo el mundo, a menudo enviando equipos que también requieren documentación aduanera.
Artistas y equipos que necesitan visas de trabajo O-1/P-1, permisos de actuación y viajes coordinados para equipos de producción completos.
Atletas, personal técnico, equipos de medios y oficiales que necesitan categorías de visa especializadas y procesamiento grupal coordinado.
VisaHQ ofrece a los organizadores una plataforma única para gestionar cada visa, para cada asistente, de cada nacionalidad, con visibilidad total desde la solicitud hasta la llegada.
Cargue su lista de asistentes y evaluaremos instantáneamente los requisitos por nacionalidad. Gestione cientos de solicitudes desde un panel de control con seguimiento en tiempo real.
Genere automáticamente cartas de invitación personalizadas y conformes con la embajada, precargadas con los detalles del evento y los datos del pasaporte. Exportación masiva en segundos.
Guía impulsada por IA que recomienda el tipo de visa correcto para cada asistente según su función (ponente, expositor, artista) y su estado de remuneración.
Rastree cada solicitud por estado (pendiente, en proceso, aprobada, denegada), identifique asistentes en riesgo y genere informes para sus partes interesadas.
Procesamiento especializado para visas de trabajo O-1 (habilidad extraordinaria) y P-1 (reconocimiento internacional) para artistas, atletas y su personal de apoyo esencial.
Soporte de nivel conserje para ponentes principales, patrocinadores VIP y ejecutivos. Agente dedicado, procesamiento prioritario y mensajería de documentos puerta a puerta.
Advertencias automáticas cuando el cronograma de procesamiento pone en riesgo la asistencia de un invitado. Recomendaciones proactivas y opciones de agilización.
Conéctese con Cvent, Eventbrite, Bizzabo y otras plataformas. Active evaluaciones de visa automáticamente cuando se reciban registros internacionales.
VisaHQ se integra en su cronograma de planificación, para que la gestión de visas ocurra junto con su flujo de trabajo actual, no como una carga adicional.
Indíquenos los detalles: fechas, ubicación, asistencia esperada; y crearemos un espacio de trabajo dedicado con su marca.
Suba su lista vía CSV o conecte su plataforma de registro. Evaluamos instantáneamente los requisitos de visa para cada asistente.
Nuestro motor crea cartas conformes con la embajada para cada asistente y las distribuye directamente. Los datos se vinculan automáticamente.
Los asistentes envían sus solicitudes a través de un portal de autoservicio con su marca. Usted rastrea cada hito en tiempo real.
Las solicitudes en riesgo se marcan automáticamente. Nuestro equipo explora opciones de agilización y estrategias de respaldo, como asistencia híbrida.
Sus ponentes llegan, sus delegados están sentados y sus artistas suben al escenario. Informes posteriores documentan todo el proceso.
Diferentes roles requieren diferentes categorías. Aquí hay una guía simplificada para eventos en EE. UU. — VisaHQ maneja la complejidad para cada destino.
| Rol del Asistente | Visa Recomendada | Requisito Clave | Tiempo Típico |
|---|---|---|---|
| Asistente a Conferencia | B-1 Visitante de Negocios | Carta de invitación, prueba de registro | 2–12 semanas |
| Ponente / Panelista No Remunerado | B-1 Visitante de Negocios | Sin remuneración más allá de gastos | 2–12 semanas |
| Ponente Pagado / Consultor | O-1 Habilidad Extraordinaria | Evidencia de distinción en su campo | 2–4 meses |
| Artista / Músico | P-1 Reconocido Internacionalmente | Contrato de actuación, petición de agente | 2–5 meses |
| Exhibidor / Personal de Stand | B-1 Visitante de Negocios | Sin ventas directas en el evento | 2–12 semanas |
| Atleta / Profesional del Deporte | P-1 P-1 o O-1 B-1 | Depende de premios / remuneración | 2–5 meses |
| Prensa / Equipo de Medios | I Visa de Medios | Credenciales de prensa, carta del empleador | 2–8 semanas |
| Equipo Técnico / Producción | O-2 O-2 o P-1S P-1S | Apoyo esencial para titular O-1/P-1 | Presentado con la petición principal |
“Tuvimos 380 delegados internacionales de 42 países para nuestra cumbre anual. VisaHQ procesó cada solicitud, generó cartas de invitación automáticamente y nos dio un panel en vivo. Ni un solo ponente faltó el primer día.”
“Gestionar visas de artistas solía tomarnos semanas. VisaHQ manejó las peticiones P-1 para todo nuestro cartel y su equipo. Nunca volveremos a la forma antigua.”
“Cuando se expandió la prohibición de viajar, tres de nuestros ponentes se vieron afectados. El equipo de VisaHQ identificó el problema antes que nosotros y nos ayudó a asegurar arreglos de viaje alternativos en 48 horas.”
Elija su camino: configure su portal al instante o programe una demostración con nuestro equipo.
Suba su lista de asistentes y deje que VisaHQ gestione los requisitos, solicitudes y seguimiento — sin necesidad de demostración.
Tu portal está casi listo. Solo revisa tu bandeja de entrada para los próximos pasos.
¿Planea un evento grande? Nuestros especialistas construirán una estrategia de visa personalizada para su audiencia y plazos.
Un especialista en eventos de VisaHQ se pondrá en contacto en 24 horas para crear su plan personalizado.
Recomendamos comenzar de 4 a 6 meses antes. Para destinos con tiempos largos (como EE. UU.), se aconseja empezar antes. VisaHQ proporciona un cronograma personalizado basado en el perfil de sus asistentes y el destino.
Sí. Nos especializamos en peticiones O-1, P-1 y su personal de apoyo (O-2, P-1S). Desde músicos y DJs hasta compañías de teatro y equipos deportivos, gestionamos todo el proceso, incluyendo la coordinación con agentes.
Proporcionamos documentación de la denegación que puede respaldar solicitudes de reembolso. También asesoramos sobre estrategias de reaplicación y opciones de participación híbrida para que el asistente pueda contribuir de forma remota.
Nos integramos con Cvent, Eventbrite, Bizzabo y otras plataformas. Al recibir un registro internacional, el sistema puede activar automáticamente la evaluación de visas y enviar al asistente un correo con los pasos a seguir.
Ofrecemos precios por volumen basados en el conteo total de asistentes y la complejidad de las nacionalidades. Los socios anuales reciben tarifas preferenciales. Su especialista le entregará una propuesta detallada.
Absolutamente. Nuestro motor genera masivamente cartas conformes con la embajada, con nombres vinculados al pasaporte, detalles del evento y función del asistente. Las cartas se pueden exportar y distribuir individualmente o en bloque.
Servicios de visado e inmigración a medida para cada sector