Le président polonais Karol Nawrocki a signé, le 23 janvier 2026, l’amendement à la loi sur les étrangers, marquant la plus grande réforme des règles d’autorisation de travail pour les Ukrainiens depuis l’invasion russe à grande échelle. À partir du 5 mars 2026, les employeurs devront s’adapter à un système à double voie : les réfugiés bénéficiant d’une protection temporaire conservent leur droit de travail basé sur le PESEL-UKR, tandis que les nouveaux arrivants sans ce statut devront obtenir une nouvelle carte de séjour CUKR ou un permis de travail classique.
Le changement majeur concerne la rapidité. Les notifications d’embauche d’Ukrainiens, auparavant valables indéfiniment, expirent désormais au bout de trois ans et doivent être déposées dans les sept jours suivant toute modification substantielle des conditions du contrat. Le formulaire en ligne du ministère du Travail a été simplifié, mais des sanctions sévères allant jusqu’à 3 000 PLN sont prévues en cas de retard ou d’erreur.
Les employeurs et les particuliers ayant besoin d’aide pour naviguer dans ce paysage migratoire en évolution peuvent faciliter leurs démarches via VisaHQ. Le service dédié à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/) propose un accompagnement pas à pas pour les cartes de séjour, permis de travail et enregistrements PESEL, offrant aux départements RH comme aux ressortissants ukrainiens une interface unique pour les listes de documents, le suivi des demandes et des conseils d’experts.
![Nouvelles règles d'emploi pour les ressortissants ukrainiens en vigueur à partir du 5 mars 2026]()
La vérification d’identité est tout aussi cruciale. Les équipes RH doivent s’assurer que chaque enregistrement PESEL-UKR correspond à un passeport biométrique valide ; toute discordance déclenchera une alerte automatique MOS 2.0 pouvant annuler le droit au travail de l’employé. Pour les Ukrainiens arrivant après le 5 mars 2026, le délai est encore plus strict : ils disposent de seulement 30 jours pour obtenir un PESEL-UKR, sans quoi l’employeur ne pourra pas effectuer la notification obligatoire.
Le cabinet Grant Thornton, spécialisé en mobilité internationale, recommande aux entreprises employant un grand nombre d’Ukrainiens de réaliser un « audit de mars » — vérification croisée des numéros PESEL, modifications de contrats et connexions MOS — avant la paie de fin de trimestre. Le non-respect de cette démarche pourrait exposer les entreprises à des amendes rétroactives et, dans les cas extrêmes, à des poursuites pénales pour emploi illégal.
Si cette réforme complexifie les démarches administratives, elle apporte aussi une meilleure prévisibilité. Le redouté test du marché du travail (informacja starosty) reste supprimé, et la dématérialisation promet des décisions plus rapides une fois la phase d’adaptation passée pour les employeurs.
Le changement majeur concerne la rapidité. Les notifications d’embauche d’Ukrainiens, auparavant valables indéfiniment, expirent désormais au bout de trois ans et doivent être déposées dans les sept jours suivant toute modification substantielle des conditions du contrat. Le formulaire en ligne du ministère du Travail a été simplifié, mais des sanctions sévères allant jusqu’à 3 000 PLN sont prévues en cas de retard ou d’erreur.
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La vérification d’identité est tout aussi cruciale. Les équipes RH doivent s’assurer que chaque enregistrement PESEL-UKR correspond à un passeport biométrique valide ; toute discordance déclenchera une alerte automatique MOS 2.0 pouvant annuler le droit au travail de l’employé. Pour les Ukrainiens arrivant après le 5 mars 2026, le délai est encore plus strict : ils disposent de seulement 30 jours pour obtenir un PESEL-UKR, sans quoi l’employeur ne pourra pas effectuer la notification obligatoire.
Le cabinet Grant Thornton, spécialisé en mobilité internationale, recommande aux entreprises employant un grand nombre d’Ukrainiens de réaliser un « audit de mars » — vérification croisée des numéros PESEL, modifications de contrats et connexions MOS — avant la paie de fin de trimestre. Le non-respect de cette démarche pourrait exposer les entreprises à des amendes rétroactives et, dans les cas extrêmes, à des poursuites pénales pour emploi illégal.
Si cette réforme complexifie les démarches administratives, elle apporte aussi une meilleure prévisibilité. Le redouté test du marché du travail (informacja starosty) reste supprimé, et la dématérialisation promet des décisions plus rapides une fois la phase d’adaptation passée pour les employeurs.
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