Dans une décision saluée par les services des ressources humaines et de la paie, le Sejm a adopté le 25 février des amendements permettant aux salariés de soumettre leurs demandes d’indemnités de soins maladie entièrement en ligne, sans nécessité de signatures manuscrites ni de documents papier originaux. Des copies électroniques suffiront, et l’Institution d’Assurance Sociale (ZUS) ne demandera les originaux qu’en cas de doute sur leur authenticité. (leglobal.law)
Une fois la réforme entrée en vigueur — trois mois après sa publication — les délais de traitement seront réduits pour les familles expatriées, souvent confrontées à des rendez-vous en personne difficiles et à des retards postaux. Les employeurs, en tant que « payeurs des prestations », pourront intégrer ce nouveau processus dans leurs plateformes RH existantes, diminuant ainsi la saisie manuelle des données et les coûts de stockage.
![Un projet de loi polonais adopté par la chambre basse pour permettre des demandes d'indemnités maladie entièrement numériques]()
De même, lorsque les salariés ou leurs ayants droit doivent obtenir ou renouveler un visa polonais, la plateforme en ligne VisaHQ peut alléger la charge administrative des équipes RH en proposant un dépôt numérique complet, un suivi en temps réel du statut et des alertes automatiques de renouvellement ; plus d’informations sont disponibles sur https://www.visahq.com/poland/
Cette évolution s’inscrit également dans la stratégie plus large de la Pologne en faveur du numérique par défaut, qui impose déjà les arrêts maladie électroniques et s’étendra bientôt aux demandes de permis de séjour. Pour les collaborateurs mobiles à l’international sous contrat local, un système entièrement en ligne signifie moins de perturbations lorsque les ayants droit tombent malades et que le principal soutien de famille est en déplacement à l’étranger.
Les entreprises doivent commencer à mettre à jour leurs manuels employés et modèles de procuration ; le ZUS acceptera les signatures électroniques mais pourra refuser les copies scannées ne recourant pas à un service de confiance reconnu.
Une fois la réforme entrée en vigueur — trois mois après sa publication — les délais de traitement seront réduits pour les familles expatriées, souvent confrontées à des rendez-vous en personne difficiles et à des retards postaux. Les employeurs, en tant que « payeurs des prestations », pourront intégrer ce nouveau processus dans leurs plateformes RH existantes, diminuant ainsi la saisie manuelle des données et les coûts de stockage.
De même, lorsque les salariés ou leurs ayants droit doivent obtenir ou renouveler un visa polonais, la plateforme en ligne VisaHQ peut alléger la charge administrative des équipes RH en proposant un dépôt numérique complet, un suivi en temps réel du statut et des alertes automatiques de renouvellement ; plus d’informations sont disponibles sur https://www.visahq.com/poland/
Cette évolution s’inscrit également dans la stratégie plus large de la Pologne en faveur du numérique par défaut, qui impose déjà les arrêts maladie électroniques et s’étendra bientôt aux demandes de permis de séjour. Pour les collaborateurs mobiles à l’international sous contrat local, un système entièrement en ligne signifie moins de perturbations lorsque les ayants droit tombent malades et que le principal soutien de famille est en déplacement à l’étranger.
Les entreprises doivent commencer à mettre à jour leurs manuels employés et modèles de procuration ; le ZUS acceptera les signatures électroniques mais pourra refuser les copies scannées ne recourant pas à un service de confiance reconnu.
