Dans un briefing publié le 5 février 2026, l’Association des Leaders des Services aux Entreprises (ABSL) et EY Pologne ont appelé les employeurs multinationaux à accélérer leurs préparatifs face aux vastes réformes de l’immigration en Pologne, dont la plupart entreront pleinement en vigueur cette année. La loi de 2025 sur l’emploi des étrangers impose un traitement entièrement numérique via le portail gouvernemental praca.gov.pl, instaure des règles strictes de conservation des documents et de notification, et augmente les sanctions en cas de non-respect jusqu’à 50 000 PLN par employé étranger. (absl.pl)
Parmi les principales difficultés, on note l’obligation de télécharger un contrat de travail signé avant le début de l’emploi, la traduction assermentée obligatoire des contrats rédigés uniquement en langue étrangère, ainsi que de nouveaux délais très courts (parfois seulement sept jours) pour déclarer le début, l’interruption ou la fin du travail. Les autorités provinciales doivent désormais refuser les permis aux employeurs ayant déjà été sanctionnés pour travail illégal, ou aux étrangers titulaires d’un permis mais n’ayant pas travaillé en Pologne pendant deux années consécutives.
Pour gérer ces nouvelles complexités, les multinationales peuvent s’appuyer sur des spécialistes comme VisaHQ, qui s’intègre déjà au système praca.gov.pl et propose un service complet en ligne pour les demandes de visa et de permis de travail, la coordination des traductions assermentées et des tableaux de bord en temps réel. L’équipe basée à Varsovie (https://www.visahq.com/poland/) peut vérifier la rédaction des contrats, organiser les signatures numériques et alerter les RH des échéances à venir, aidant ainsi les entreprises à rester en conformité et à éviter les amendes de 50 000 PLN.
![L'ABSL alerte les employeurs : la réforme numérique de l'immigration en Pologne prévue pour 2026 exige une mise en conformité urgente]()
Les réformes restreignent également les conditions d’éligibilité : les étrangers titulaires de visas Schengen délivrés par d’autres États, de visas touristiques ou médicaux polonais, ou entrant sans visa depuis des pays bientôt inscrits sur une liste « restreinte », ne pourront plus obtenir d’autorisation de travail. Parallèlement, un nouveau Registre des Entreprises Stratégiques offre un traitement prioritaire aux sociétés jugées vitales pour l’économie — une bonne nouvelle pour les grands centres de services partagés et les usines de production avancée.
Pour les équipes RH et mobilité, l’impact opérationnel est majeur. Les processus papier doivent migrer vers des procédures avec signature électronique, et les données sensibles doivent être archivées numériquement pendant au moins deux ans après la fin du contrat. Les entreprises doivent auditer les capacités de leurs prestataires, mettre à jour leurs logiciels de gestion des missions et former les managers à identifier les nouveaux déclencheurs de déclaration.
L’ABSL recommande de réaliser un « audit de portefeuille » de tous les employés étrangers actifs afin d’identifier les types de visas qui deviendront non éligibles au travail et de déposer les demandes de prolongation avant que les frais consulaires n’augmentent (200 EUR pour les visas de type D, 90 EUR pour les visas Schengen). Ne pas s’adapter pourrait entraîner la perte de talents clés ou retarder le lancement de nouveaux projets dans les secteurs dynamiques de l’IT, de la finance et de la R&D en Pologne.
Parmi les principales difficultés, on note l’obligation de télécharger un contrat de travail signé avant le début de l’emploi, la traduction assermentée obligatoire des contrats rédigés uniquement en langue étrangère, ainsi que de nouveaux délais très courts (parfois seulement sept jours) pour déclarer le début, l’interruption ou la fin du travail. Les autorités provinciales doivent désormais refuser les permis aux employeurs ayant déjà été sanctionnés pour travail illégal, ou aux étrangers titulaires d’un permis mais n’ayant pas travaillé en Pologne pendant deux années consécutives.
Pour gérer ces nouvelles complexités, les multinationales peuvent s’appuyer sur des spécialistes comme VisaHQ, qui s’intègre déjà au système praca.gov.pl et propose un service complet en ligne pour les demandes de visa et de permis de travail, la coordination des traductions assermentées et des tableaux de bord en temps réel. L’équipe basée à Varsovie (https://www.visahq.com/poland/) peut vérifier la rédaction des contrats, organiser les signatures numériques et alerter les RH des échéances à venir, aidant ainsi les entreprises à rester en conformité et à éviter les amendes de 50 000 PLN.
Les réformes restreignent également les conditions d’éligibilité : les étrangers titulaires de visas Schengen délivrés par d’autres États, de visas touristiques ou médicaux polonais, ou entrant sans visa depuis des pays bientôt inscrits sur une liste « restreinte », ne pourront plus obtenir d’autorisation de travail. Parallèlement, un nouveau Registre des Entreprises Stratégiques offre un traitement prioritaire aux sociétés jugées vitales pour l’économie — une bonne nouvelle pour les grands centres de services partagés et les usines de production avancée.
Pour les équipes RH et mobilité, l’impact opérationnel est majeur. Les processus papier doivent migrer vers des procédures avec signature électronique, et les données sensibles doivent être archivées numériquement pendant au moins deux ans après la fin du contrat. Les entreprises doivent auditer les capacités de leurs prestataires, mettre à jour leurs logiciels de gestion des missions et former les managers à identifier les nouveaux déclencheurs de déclaration.
L’ABSL recommande de réaliser un « audit de portefeuille » de tous les employés étrangers actifs afin d’identifier les types de visas qui deviendront non éligibles au travail et de déposer les demandes de prolongation avant que les frais consulaires n’augmentent (200 EUR pour les visas de type D, 90 EUR pour les visas Schengen). Ne pas s’adapter pourrait entraîner la perte de talents clés ou retarder le lancement de nouveaux projets dans les secteurs dynamiques de l’IT, de la finance et de la R&D en Pologne.
