L’Association des Leaders des Services aux Entreprises (ABSL) a publié le premier guide complet sur la réforme majeure des règles concernant les travailleurs étrangers en Pologne, en vigueur depuis le 1er janvier mais dont les effets se font sentir seulement maintenant sur le terrain. Selon la nouvelle loi, toute interaction avec les autorités de l’immigration — demandes, correspondances, voire la remise des décisions — doit impérativement passer par le portail gouvernemental praca.gov.pl et être signée avec une signature électronique sécurisée. Les dossiers papier sont désormais considérés comme « non déposés » au regard de la loi.
Pour les équipes RH, le changement majeur concerne les délais. Une copie scannée du contrat de travail signé doit parvenir aux autorités avant le début de l’emploi du travailleur étranger ; tout retard dans le téléchargement annule automatiquement le permis de travail ou la déclaration sous-jacente. Les contrats rédigés dans une autre langue doivent désormais être accompagnés d’une traduction assermentée en polonais. Les employeurs doivent également conserver tous les documents liés à l’immigration pendant toute la durée du contrat, plus deux années supplémentaires — doublant ainsi les obligations de conservation.
Pour les employeurs et les salariés détachés confrontés à ces règles plus strictes, VisaHQ peut simplifier les démarches. Via son bureau dédié à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/), l’entreprise pré-sélectionne les dossiers, organise les traductions assermentées et dépose les documents électroniquement, garantissant ainsi le respect des exigences de soumission exclusivement via le portail et aidant les organisations à éviter retards coûteux ou refus.
![Réforme de l'immigration en Pologne pour 2026 : ce que les employeurs doivent savoir avec la dématérialisation totale des procédures]()
Les obligations de notification ont été renforcées. Les entreprises doivent désormais signaler tout non-début, interruption ou fin anticipée du travail dans des délais stricts (deux mois pour les permis, de sept à quatorze jours pour les déclarations). Les gouverneurs provinciaux disposent désormais du pouvoir explicite de refuser des permis si l’employeur a des arriérés fiscaux ou de sécurité sociale, ou si le candidat a déjà détenu un permis polonais sans jamais avoir pris le poste. Le test du marché du travail a été officiellement supprimé, mais les autorités peuvent à tout moment imposer des quotas ou des listes négatives d’emplois — un outil que les observateurs estiment susceptible d’être réintroduit en cas de hausse du chômage dans l’année.
Les frais ont été multipliés par quatre : 400 PLN pour les permis standards, 800 PLN pour les travailleurs détachés et 200 EUR pour les visas nationaux. Les sanctions pour emploi illégal peuvent atteindre 50 000 PLN par travailleur étranger, et les inspecteurs du travail peuvent désormais effectuer des contrôles inopinés, souvent accompagnés des équipes de la Garde des frontières. La réforme restreint également le travail sans visa : les étrangers entrant avec un visa Schengen délivré par un autre État, ou avec un visa polonais pour tourisme, études ou soins médicaux, ne sont plus autorisés à travailler sauf exemption spécifique.
Les entreprises stratégiques — principalement celles bénéficiant d’incitations à l’investissement — sont les grandes gagnantes. Elles bénéficient d’un accès prioritaire aux permis, visas et cartes de séjour, leur offrant un avantage dans le recrutement sur un marché du travail polonais tendu. L’ABSL et son partenaire expert EY alertent les multinationales sur la nécessité d’auditer leurs processus d’immigration de bout en bout, de sécuriser des signatures électroniques qualifiées pour les signataires autorisés et de former leurs équipes à la gestion des messages d’erreur du portail afin d’éviter des refus coûteux. Les entreprises qui s’adaptent rapidement pourraient encore atteindre leurs objectifs d’embauche pour le deuxième trimestre ; les retardataires risquent des retards de projets et des amendes.
Pour les équipes RH, le changement majeur concerne les délais. Une copie scannée du contrat de travail signé doit parvenir aux autorités avant le début de l’emploi du travailleur étranger ; tout retard dans le téléchargement annule automatiquement le permis de travail ou la déclaration sous-jacente. Les contrats rédigés dans une autre langue doivent désormais être accompagnés d’une traduction assermentée en polonais. Les employeurs doivent également conserver tous les documents liés à l’immigration pendant toute la durée du contrat, plus deux années supplémentaires — doublant ainsi les obligations de conservation.
Pour les employeurs et les salariés détachés confrontés à ces règles plus strictes, VisaHQ peut simplifier les démarches. Via son bureau dédié à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/), l’entreprise pré-sélectionne les dossiers, organise les traductions assermentées et dépose les documents électroniquement, garantissant ainsi le respect des exigences de soumission exclusivement via le portail et aidant les organisations à éviter retards coûteux ou refus.
Les obligations de notification ont été renforcées. Les entreprises doivent désormais signaler tout non-début, interruption ou fin anticipée du travail dans des délais stricts (deux mois pour les permis, de sept à quatorze jours pour les déclarations). Les gouverneurs provinciaux disposent désormais du pouvoir explicite de refuser des permis si l’employeur a des arriérés fiscaux ou de sécurité sociale, ou si le candidat a déjà détenu un permis polonais sans jamais avoir pris le poste. Le test du marché du travail a été officiellement supprimé, mais les autorités peuvent à tout moment imposer des quotas ou des listes négatives d’emplois — un outil que les observateurs estiment susceptible d’être réintroduit en cas de hausse du chômage dans l’année.
Les frais ont été multipliés par quatre : 400 PLN pour les permis standards, 800 PLN pour les travailleurs détachés et 200 EUR pour les visas nationaux. Les sanctions pour emploi illégal peuvent atteindre 50 000 PLN par travailleur étranger, et les inspecteurs du travail peuvent désormais effectuer des contrôles inopinés, souvent accompagnés des équipes de la Garde des frontières. La réforme restreint également le travail sans visa : les étrangers entrant avec un visa Schengen délivré par un autre État, ou avec un visa polonais pour tourisme, études ou soins médicaux, ne sont plus autorisés à travailler sauf exemption spécifique.
Les entreprises stratégiques — principalement celles bénéficiant d’incitations à l’investissement — sont les grandes gagnantes. Elles bénéficient d’un accès prioritaire aux permis, visas et cartes de séjour, leur offrant un avantage dans le recrutement sur un marché du travail polonais tendu. L’ABSL et son partenaire expert EY alertent les multinationales sur la nécessité d’auditer leurs processus d’immigration de bout en bout, de sécuriser des signatures électroniques qualifiées pour les signataires autorisés et de former leurs équipes à la gestion des messages d’erreur du portail afin d’éviter des refus coûteux. Les entreprises qui s’adaptent rapidement pourraient encore atteindre leurs objectifs d’embauche pour le deuxième trimestre ; les retardataires risquent des retards de projets et des amendes.
