Un communiqué de l’UE du 22 janvier annonce des changements majeurs dans l’administration de l’immigration en Pologne : à partir de cette année, toutes les demandes de permis de séjour temporaire, permanent et de longue durée dans l’UE seront traitées via un module de gestion des dossiers en ligne (MOS). Les dépôts papier dans les bureaux des voïvodies seront refusés, bien que les demandeurs devront toujours se présenter en personne pour la prise d’empreintes biométriques et le retrait des cartes. (home-affairs.ec.europa.eu)
L’utilisation de la plateforme sera gratuite, mais les employeurs devront faire face à une forte augmentation des frais gouvernementaux, en vigueur depuis le 1er décembre 2025, avec des tarifs multipliés par quatre dans de nombreuses catégories. Une demande standard de permis de travail valable plus de trois mois coûte désormais 400 PLN (environ 92 €), tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent à 800 PLN. Seuls les frais pour le travail saisonnier restent inchangés. (home-affairs.ec.europa.eu)
Par ailleurs, le projet de loi qui soutenait le régime généreux de protection temporaire pour les Ukrainiens en Pologne doit expirer le 5 mars 2026. Le ministère de l’Intérieur consulte actuellement sur une législation de remplacement qui restreindrait l’accès à certaines prestations familiales, aux soins de santé et aux avantages pour les créateurs d’entreprise, tout en maintenant un accès complet au marché du travail. Les employeurs de ressortissants ukrainiens doivent donc anticiper des documents supplémentaires, comme une preuve d’assurance, à la fin de cette période transitoire.
![Bruxelles confirme que la Pologne va numériser les dossiers de résidence et quadrupler les frais de permis de travail]()
Pour les employeurs et les expatriés souhaitant un accompagnement expert, le service VisaHQ Pologne peut gérer l’ensemble du processus MOS : téléchargement des documents, suivi des étapes du dossier et vérification du paiement des frais dans les délais. L’équipe propose également des traductions assermentées et la prise de rendez-vous. Rendez-vous sur https://www.visahq.com/poland/ pour découvrir comment ces services peuvent sécuriser vos démarches et respecter vos échéances.
Cette transition numérique promet un suivi des dossiers plus rapide et moins d’attente en présentiel. Cependant, les entreprises doivent adapter leurs processus RH : les portails clients doivent pouvoir gérer les PDF, les signatures électroniques et les nouveaux justificatifs de paiement ; les budgets des missions doivent intégrer ces frais étatiques accrus. Les premiers utilisateurs du pilote MOS recommandent de prévoir du temps supplémentaire pour les éventuels bugs du système et la traduction des documents justificatifs en polonais.
Enfin, les conseillers juridiques rappellent que les frais payés ne sont pas remboursables. Des dossiers incomplets risquent non seulement d’entraîner des coûts supplémentaires, mais aussi la perte des créneaux prioritaires pour les entretiens, ce qui pourrait retarder l’intégration de collaborateurs clés durant la haute saison de recrutement en Pologne.
L’utilisation de la plateforme sera gratuite, mais les employeurs devront faire face à une forte augmentation des frais gouvernementaux, en vigueur depuis le 1er décembre 2025, avec des tarifs multipliés par quatre dans de nombreuses catégories. Une demande standard de permis de travail valable plus de trois mois coûte désormais 400 PLN (environ 92 €), tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent à 800 PLN. Seuls les frais pour le travail saisonnier restent inchangés. (home-affairs.ec.europa.eu)
Par ailleurs, le projet de loi qui soutenait le régime généreux de protection temporaire pour les Ukrainiens en Pologne doit expirer le 5 mars 2026. Le ministère de l’Intérieur consulte actuellement sur une législation de remplacement qui restreindrait l’accès à certaines prestations familiales, aux soins de santé et aux avantages pour les créateurs d’entreprise, tout en maintenant un accès complet au marché du travail. Les employeurs de ressortissants ukrainiens doivent donc anticiper des documents supplémentaires, comme une preuve d’assurance, à la fin de cette période transitoire.
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Enfin, les conseillers juridiques rappellent que les frais payés ne sont pas remboursables. Des dossiers incomplets risquent non seulement d’entraîner des coûts supplémentaires, mais aussi la perte des créneaux prioritaires pour les entretiens, ce qui pourrait retarder l’intégration de collaborateurs clés durant la haute saison de recrutement en Pologne.
