La Pologne a basculé vers le tout numérique pour son système d’immigration. Depuis le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire — y compris les renouvellements pour les détachés longue durée, les titulaires de carte bleue et leurs familles — doit être déposée exclusivement via le portail électronique gouvernemental Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier présentés dans l’un des 16 bureaux voïvodaux sont désormais considérés comme « non déposés », contraignant employeurs et étrangers à adopter du jour au lendemain un processus 100 % en ligne.
Le ministère de l’Intérieur assure que cette réforme permettra de réduire les délais de traitement de 30 % une fois les premiers ajustements effectués. Pour financer le recrutement de nouveaux agents, l’hébergement cloud et la cybersécurité, les frais de dossier ont fortement augmenté : le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 à 400 PLN, tandis que celui pour les permis de travailleur détaché grimpe à 800 PLN. Les tarifs consulaires ont également suivi cette hausse au 1er janvier, avec les visas nationaux (type D) à 200 € et les visas Schengen (type C) à 90 €.
Les premiers utilisateurs saluent le suivi en temps réel des dossiers, mais signalent des difficultés : les certificats de signature électronique qualifiée ne se chargent pas toujours, les sessions expirent sans avertissement, et l’interface uniquement en polonais complique la tâche des petites entreprises. Les conseillers en immigration recommandent donc de capturer chaque étape de la soumission en capture d’écran et de prévoir deux à trois heures supplémentaires par dossier jusqu’à la stabilisation de la plateforme.
![Le portail électronique MOS de la Pologne désormais obligatoire pour toutes les demandes de permis de séjour, les frais de dossier quadruplent]()
Dans ce contexte délicat, le service Pologne de VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) propose une solution clé en main : ses spécialistes bilingues peuvent déposer les demandes MOS pour vous, obtenir les signatures électroniques conformes et suivre les alertes de statut, évitant ainsi aux équipes RH la courbe d’apprentissage et les heures supplémentaires désormais inévitables.
Stratégiquement, le lancement de MOS ne constitue que la première phase. Les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de travailleurs saisonniers et de carte bleue européenne devraient migrer vers le portail à la mi-2026. Les entreprises qui standardiseront l’obtention des signatures électroniques, prévoiront un budget supplémentaire de 2 000 à 2 500 PLN par salarié étranger et formeront des « super-utilisateurs » internes seront les mieux armées pour traverser cette transition. Celles qui ne s’adapteront pas risquent de voir leurs employés perdre leur statut et leur droit au travail, car un dossier papier ne pourra plus être pris en compte.
Pour les responsables de la mobilité internationale, la feuille de route est claire : définir les rôles et privilèges sur MOS, former les équipes RH, réviser les prévisions budgétaires et modifier les lettres de mission pour intégrer les nouveaux frais gouvernementaux. Ne pas s’adapter pourrait bloquer les nouvelles recrues à la frontière ou exposer l’entreprise à de lourdes sanctions administratives.
Le ministère de l’Intérieur assure que cette réforme permettra de réduire les délais de traitement de 30 % une fois les premiers ajustements effectués. Pour financer le recrutement de nouveaux agents, l’hébergement cloud et la cybersécurité, les frais de dossier ont fortement augmenté : le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 à 400 PLN, tandis que celui pour les permis de travailleur détaché grimpe à 800 PLN. Les tarifs consulaires ont également suivi cette hausse au 1er janvier, avec les visas nationaux (type D) à 200 € et les visas Schengen (type C) à 90 €.
Les premiers utilisateurs saluent le suivi en temps réel des dossiers, mais signalent des difficultés : les certificats de signature électronique qualifiée ne se chargent pas toujours, les sessions expirent sans avertissement, et l’interface uniquement en polonais complique la tâche des petites entreprises. Les conseillers en immigration recommandent donc de capturer chaque étape de la soumission en capture d’écran et de prévoir deux à trois heures supplémentaires par dossier jusqu’à la stabilisation de la plateforme.
Dans ce contexte délicat, le service Pologne de VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) propose une solution clé en main : ses spécialistes bilingues peuvent déposer les demandes MOS pour vous, obtenir les signatures électroniques conformes et suivre les alertes de statut, évitant ainsi aux équipes RH la courbe d’apprentissage et les heures supplémentaires désormais inévitables.
Stratégiquement, le lancement de MOS ne constitue que la première phase. Les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de travailleurs saisonniers et de carte bleue européenne devraient migrer vers le portail à la mi-2026. Les entreprises qui standardiseront l’obtention des signatures électroniques, prévoiront un budget supplémentaire de 2 000 à 2 500 PLN par salarié étranger et formeront des « super-utilisateurs » internes seront les mieux armées pour traverser cette transition. Celles qui ne s’adapteront pas risquent de voir leurs employés perdre leur statut et leur droit au travail, car un dossier papier ne pourra plus être pris en compte.
Pour les responsables de la mobilité internationale, la feuille de route est claire : définir les rôles et privilèges sur MOS, former les équipes RH, réviser les prévisions budgétaires et modifier les lettres de mission pour intégrer les nouveaux frais gouvernementaux. Ne pas s’adapter pourrait bloquer les nouvelles recrues à la frontière ou exposer l’entreprise à de lourdes sanctions administratives.
