La réforme tant attendue de l’immigration en Pologne entre en vigueur de manière spectaculaire. Dès minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire doit être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée validée par le Profil de Confiance du demandeur ou une e-ID européenne. Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux voïvodaux sont désormais considérés comme « non déposés », contraignant employeurs, prestataires de relocation et salariés étrangers à basculer du jour au lendemain vers cette nouvelle plateforme.
L’impact financier est aussi important que le changement technologique. Les frais standards pour un permis de séjour passent de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les consulats polonais dans le monde facturent désormais 200 € pour les visas nationaux (type D) et 90 € pour les visas Schengen (type C). Les autorités justifient cette hausse par le financement des améliorations en cybersécurité et la réduction à terme des files d’attente, mais les équipes mobilité internationale doivent revoir immédiatement leurs budgets 2026.
Pour les entreprises cherchant une solution rapide et efficace, VisaHQ propose un accompagnement complet. Via son portail dédié à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/), la société facilite l’obtention des comptes Profil de Confiance, la mise en place des signatures électroniques qualifiées et le dépôt des demandes MOS au nom des clients, tout en tenant les équipes RH informées des évolutions tarifaires et des documents requis — simplifiant ainsi la conformité et allégeant la charge administrative.
![La Pologne adopte le portail électronique MOS obligatoire et quadruple les frais de permis de séjour]()
La charge de travail liée à la conformité a explosé. Les employeurs doivent obtenir un accès Profil de Confiance ou un certificat e-ID européen pour chaque salarié, acheter des signatures électroniques qualifiées, former leurs équipes à l’utilisation de MOS et télécharger des scans complets des passeports. Les « astuces » courantes, comme l’envoi d’une demande le dernier jour de séjour légal pour bénéficier d’un délai de grâce de 90 jours, sont désormais impossibles. Les autorités peuvent aussi demander des pièces complémentaires à tout moment et refuser automatiquement les dossiers incomplets.
À moyen terme, le ministère de l’Intérieur promet que MOS réduira les retards de 30 % grâce à des contrôles automatiques croisés avec les bases de données des bureaux du travail et des impôts. À court terme, cependant, les entreprises signalent des interruptions et des messages d’erreur lors des pics de trafic ; beaucoup se tournent vers des prestataires spécialisés pour pré-vérifier les données et obtenir des signatures électroniques en masse. Les responsables RH sont invités à auditer toutes les demandes en cours, mettre à jour leurs check-lists internes et prévoir un budget plus élevé pour les frais gouvernementaux afin d’éviter les interruptions de statut et les risques liés aux charges sociales.
Cette réforme confirme la transition de la Pologne vers un environnement d’immigration entièrement numérique, la plaçant en avance sur de nombreux pays européens. Pour les multinationales, le message est clair : la préparation digitale et une gestion budgétaire rigoureuse sont désormais indispensables pour envoyer du personnel en Pologne en 2026 et au-delà.
L’impact financier est aussi important que le changement technologique. Les frais standards pour un permis de séjour passent de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les consulats polonais dans le monde facturent désormais 200 € pour les visas nationaux (type D) et 90 € pour les visas Schengen (type C). Les autorités justifient cette hausse par le financement des améliorations en cybersécurité et la réduction à terme des files d’attente, mais les équipes mobilité internationale doivent revoir immédiatement leurs budgets 2026.
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À moyen terme, le ministère de l’Intérieur promet que MOS réduira les retards de 30 % grâce à des contrôles automatiques croisés avec les bases de données des bureaux du travail et des impôts. À court terme, cependant, les entreprises signalent des interruptions et des messages d’erreur lors des pics de trafic ; beaucoup se tournent vers des prestataires spécialisés pour pré-vérifier les données et obtenir des signatures électroniques en masse. Les responsables RH sont invités à auditer toutes les demandes en cours, mettre à jour leurs check-lists internes et prévoir un budget plus élevé pour les frais gouvernementaux afin d’éviter les interruptions de statut et les risques liés aux charges sociales.
Cette réforme confirme la transition de la Pologne vers un environnement d’immigration entièrement numérique, la plaçant en avance sur de nombreux pays européens. Pour les multinationales, le message est clair : la préparation digitale et une gestion budgétaire rigoureuse sont désormais indispensables pour envoyer du personnel en Pologne en 2026 et au-delà.
