La refonte numérique tant attendue de l’immigration en Pologne est désormais en vigueur. Depuis minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire doit être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée, validée par le Profil Zaufany (Profil de Confiance) du demandeur ou une e-ID européenne. Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux voïvodaux sont désormais considérés comme « non déposés », contraignant employeurs, prestataires de relocation et salariés étrangers à passer au tout numérique.
L’impact financier est aussi important que ce changement technologique. Les frais standards pour un permis de séjour ont quadruplé, passant de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les consulats polonais facturent désormais 200 € pour les visas nationaux (type D) et 90 € pour les visas Schengen (type C). Les autorités justifient cette hausse par le financement des améliorations en cybersécurité et la réduction à terme des files d’attente, mais les équipes RH doivent ajuster leurs budgets 2026 sans délai.
Pour les responsables mobilité internationale, cette réforme impose une checklist de conformité urgente : sécuriser les connexions via Profil Zaufany ou certificats e-ID européens pour chaque salarié étranger, acquérir des signatures électroniques qualifiées, former les équipes à l’utilisation du portail MOS et recalculer les coûts de toutes les mobilités en cours. Les employeurs qui continueraient à envoyer des dossiers papier risquent de voir leurs salariés perdre leur statut légal et de compromettre la conformité fiscale des paies.
![La Pologne Rend Obligatoire le Portail Électronique MOS et Quadruple les Frais de Permis de Séjour]()
À ce stade, de nombreuses entreprises recherchent des partenaires expérimentés pour les accompagner dans ces nouvelles démarches. Le bureau VisaHQ en Pologne (https://www.visahq.com/poland/) est déjà en liaison quotidienne avec la plateforme MOS et peut obtenir des signatures électroniques qualifiées, créer des Profils Zaufany, et pré-vérifier les données des dossiers avant leur dépôt, limitant ainsi les risques de refus coûteux. Son tableau de bord en ligne permet aux équipes RH de suivre chaque étape en temps réel, faisant de VisaHQ un partenaire pratique et complet durant cette transition vers le dépôt exclusivement numérique.
Cette digitalisation met également fin à plusieurs pratiques anciennes. Le fameux « coup du courrier à 90 jours » — envoyer une demande papier le dernier jour de séjour légal pour bénéficier d’une période de grâce — est désormais impossible. Les autorités peuvent aussi demander des pièces complémentaires à tout moment et refuseront automatiquement les dossiers sans scans complets des pages du passeport.
Concrètement, MOS promet un traitement plus rapide une fois la phase d’adaptation passée. Le système effectue des contrôles automatiques des données avec les bases du bureau du travail et des impôts, détectant tôt les incohérences et réduisant les convocations en personne. À terme, le ministère de l’Intérieur prévoit une réduction de 30 % des retards, mais pour les salariés arrivant en janvier, le défi immédiat reste de réussir à accéder au portail sans générer d’erreurs en période de forte affluence.
L’impact financier est aussi important que ce changement technologique. Les frais standards pour un permis de séjour ont quadruplé, passant de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les consulats polonais facturent désormais 200 € pour les visas nationaux (type D) et 90 € pour les visas Schengen (type C). Les autorités justifient cette hausse par le financement des améliorations en cybersécurité et la réduction à terme des files d’attente, mais les équipes RH doivent ajuster leurs budgets 2026 sans délai.
Pour les responsables mobilité internationale, cette réforme impose une checklist de conformité urgente : sécuriser les connexions via Profil Zaufany ou certificats e-ID européens pour chaque salarié étranger, acquérir des signatures électroniques qualifiées, former les équipes à l’utilisation du portail MOS et recalculer les coûts de toutes les mobilités en cours. Les employeurs qui continueraient à envoyer des dossiers papier risquent de voir leurs salariés perdre leur statut légal et de compromettre la conformité fiscale des paies.
À ce stade, de nombreuses entreprises recherchent des partenaires expérimentés pour les accompagner dans ces nouvelles démarches. Le bureau VisaHQ en Pologne (https://www.visahq.com/poland/) est déjà en liaison quotidienne avec la plateforme MOS et peut obtenir des signatures électroniques qualifiées, créer des Profils Zaufany, et pré-vérifier les données des dossiers avant leur dépôt, limitant ainsi les risques de refus coûteux. Son tableau de bord en ligne permet aux équipes RH de suivre chaque étape en temps réel, faisant de VisaHQ un partenaire pratique et complet durant cette transition vers le dépôt exclusivement numérique.
Cette digitalisation met également fin à plusieurs pratiques anciennes. Le fameux « coup du courrier à 90 jours » — envoyer une demande papier le dernier jour de séjour légal pour bénéficier d’une période de grâce — est désormais impossible. Les autorités peuvent aussi demander des pièces complémentaires à tout moment et refuseront automatiquement les dossiers sans scans complets des pages du passeport.
Concrètement, MOS promet un traitement plus rapide une fois la phase d’adaptation passée. Le système effectue des contrôles automatiques des données avec les bases du bureau du travail et des impôts, détectant tôt les incohérences et réduisant les convocations en personne. À terme, le ministère de l’Intérieur prévoit une réduction de 30 % des retards, mais pour les salariés arrivant en janvier, le défi immédiat reste de réussir à accéder au portail sans générer d’erreurs en période de forte affluence.
