La refonte numérique tant attendue de l’immigration en Pologne est désormais pleinement effective. À partir de minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire doit être déposée via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS), signée avec une signature électronique qualifiée et authentifiée via le Profil de Confiance du demandeur ou une e-ID européenne. Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux voïvodaux du pays sont désormais considérés comme « non déposés », contraignant employeurs, prestataires de relocation et salariés étrangers à basculer en ligne du jour au lendemain.
Les augmentations tarifaires sont aussi spectaculaires que ce virage technologique. Le coût standard d’un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les frais pour les visas nationaux (type D) ont augmenté à 200 €, et ceux des visas Schengen (type C) à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie ces hausses par le financement de la cybersécurité et du personnel dédié au nouveau portail, mais les équipes RH dénoncent un coup dur pour les budgets mobilité dès la première semaine de l’année.
Les entreprises incertaines face à ces nouvelles règles peuvent s’appuyer sur les spécialistes polonais de VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) pour un accompagnement pas à pas, de l’enregistrement des Profils de Confiance et l’obtention des signatures électroniques qualifiées, jusqu’au dépôt complet des demandes sur MOS et au suivi des paiements — offrant aux responsables mobilité une transition plus rapide et conforme.
![La Pologne rend obligatoire la déclaration électronique MOS et quadruple les frais de permis de séjour]()
Pour les responsables mobilité, le défi opérationnel immédiat est d’enregistrer chaque salarié étranger au Profil de Confiance et à la signature électronique qualifiée, puis de les former à l’utilisation de MOS. Les premiers utilisateurs signalent des déconnexions et pertes de session ; les conseillers recommandent de capturer les écrans clés de soumission comme preuve de dépôt dans les délais, en attendant la stabilisation de la plateforme. Ne pas s’adapter expose à de lourdes sanctions : travailler sans permis déposé entraîne amendes pour l’employeur et le salarié, voire, dans les cas graves, une interdiction de parrainage futur.
À moyen terme, la dématérialisation complète devrait accélérer le traitement des dossiers. Les autorités promettent une réduction des délais de 30 %, grâce à la suppression des retards liés aux coursiers et à la validation automatisée des données. Si ces gains se confirment, la Pologne pourrait de nouveau rivaliser avec la République tchèque et la Hongrie pour les détachements européens sensibles au facteur temps.
Sur le plan stratégique, cependant, la hausse des frais gouvernementaux pourrait dissuader les centres de services plus modestes de choisir la Pologne. Les opérateurs mondiaux de services partagés envisageant Kraków ou Łódź doivent désormais comparer le coût de 800 PLN pour les travailleurs détachés à des options moins onéreuses dans les pays baltes ou des Balkans. Les entreprises déjà implantées devront renégocier leurs budgets d’affectation et, dans certains cas, revoir les tarifs clients basés sur les niveaux de frais de 2025.
Les augmentations tarifaires sont aussi spectaculaires que ce virage technologique. Le coût standard d’un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Parallèlement, les frais pour les visas nationaux (type D) ont augmenté à 200 €, et ceux des visas Schengen (type C) à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie ces hausses par le financement de la cybersécurité et du personnel dédié au nouveau portail, mais les équipes RH dénoncent un coup dur pour les budgets mobilité dès la première semaine de l’année.
Les entreprises incertaines face à ces nouvelles règles peuvent s’appuyer sur les spécialistes polonais de VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) pour un accompagnement pas à pas, de l’enregistrement des Profils de Confiance et l’obtention des signatures électroniques qualifiées, jusqu’au dépôt complet des demandes sur MOS et au suivi des paiements — offrant aux responsables mobilité une transition plus rapide et conforme.
Pour les responsables mobilité, le défi opérationnel immédiat est d’enregistrer chaque salarié étranger au Profil de Confiance et à la signature électronique qualifiée, puis de les former à l’utilisation de MOS. Les premiers utilisateurs signalent des déconnexions et pertes de session ; les conseillers recommandent de capturer les écrans clés de soumission comme preuve de dépôt dans les délais, en attendant la stabilisation de la plateforme. Ne pas s’adapter expose à de lourdes sanctions : travailler sans permis déposé entraîne amendes pour l’employeur et le salarié, voire, dans les cas graves, une interdiction de parrainage futur.
À moyen terme, la dématérialisation complète devrait accélérer le traitement des dossiers. Les autorités promettent une réduction des délais de 30 %, grâce à la suppression des retards liés aux coursiers et à la validation automatisée des données. Si ces gains se confirment, la Pologne pourrait de nouveau rivaliser avec la République tchèque et la Hongrie pour les détachements européens sensibles au facteur temps.
Sur le plan stratégique, cependant, la hausse des frais gouvernementaux pourrait dissuader les centres de services plus modestes de choisir la Pologne. Les opérateurs mondiaux de services partagés envisageant Kraków ou Łódź doivent désormais comparer le coût de 800 PLN pour les travailleurs détachés à des options moins onéreuses dans les pays baltes ou des Balkans. Les entreprises déjà implantées devront renégocier leurs budgets d’affectation et, dans certains cas, revoir les tarifs clients basés sur les niveaux de frais de 2025.
