La Pologne a entamé la nouvelle année avec la réforme la plus radicale de son système d’immigration depuis vingt ans. À partir de minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire devra être déposée via le portail en ligne Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée électroniquement avec une signature qualifiée. Les dossiers papier remis aux bureaux des voïvodies seront désormais considérés comme « non déposés », contraignant ainsi du jour au lendemain employeurs, travailleurs étrangers détachés et conseillers en immigration à passer au numérique.
Cette réforme couronne une année de digitalisation, qui avait déjà transféré les demandes de permis de travail sur praca.gov.pl. Les autorités estiment qu’un canal électronique unique de bout en bout permettra de réduire les délais de traitement de 30 %, de limiter les fraudes et de constituer une base de données exploitée par le ministère de l’Intérieur pour analyser le marché du travail. Bruxelles suit de près : si MOS tient ses promesses, la Commission européenne pourrait recommander des systèmes similaires dans l’ensemble de l’espace Schengen.
Les entreprises et particuliers confrontés à ces nouvelles exigences peuvent s’appuyer sur VisaHQ, qui s’intègre aux portails gouvernementaux polonais pour déposer des dossiers électroniques conformes, organiser la signature électronique qualifiée et suivre en temps réel le paiement des frais. Leur page dédiée à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/) regroupe la vérification des documents, la prise de rendez-vous et le suivi des statuts sur un tableau de bord unique, allégeant ainsi la charge administrative des équipes RH et des expatriés.
![La Pologne rend la déclaration électronique MOS obligatoire et quadruple les frais d'immigration]()
Mais les tarifs sont la mauvaise surprise. Le coût standard du permis de séjour passe de 100 à 400 PLN ; les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN. Les tarifs consulaires augmentent parallèlement : les visas nationaux (type D) coûtent désormais 200 €, les visas Schengen (type C) 90 €. Une famille de quatre personnes s’installant à Cracovie devra s’acquitter d’environ 1 060 € de frais administratifs, soit près du triple par rapport à l’an dernier.
Pour les multinationales, les conséquences pratiques sont immédiates. Les équipes RH doivent aider les nouveaux employés à obtenir un identifiant Trusted-Profile ou une eID européenne, acheter un jeton de signature électronique et se former à la navigation sur MOS — des étapes qui peuvent prendre une semaine en période de forte affluence. Comme le portail a connu des interruptions lors des tests pilotes, les conseillers recommandent de capturer des captures d’écran à chaque étape pour prouver la soumission en temps voulu en cas de plantage. Les entreprises sans expertise interne se tournent vers des prestataires externes capables de créer des comptes MOS et de soumettre des dossiers conformes en moins de 24 heures.
Sur le plan stratégique, cette hausse des frais pourrait contraindre les employeurs à revoir leurs budgets d’expatriation, à privilégier les postes à forte valeur ajoutée et à envisager des durées de mission plus longues pour amortir les coûts initiaux. Les responsables mobilité sont invités à actualiser leurs prévisions budgétaires, à organiser des formations MOS pour les équipes RH et à prévenir les voyageurs que les créneaux consulaires risquent d’être rares tant que la vague initiale de demandes ne se sera pas calmée.
Cette réforme couronne une année de digitalisation, qui avait déjà transféré les demandes de permis de travail sur praca.gov.pl. Les autorités estiment qu’un canal électronique unique de bout en bout permettra de réduire les délais de traitement de 30 %, de limiter les fraudes et de constituer une base de données exploitée par le ministère de l’Intérieur pour analyser le marché du travail. Bruxelles suit de près : si MOS tient ses promesses, la Commission européenne pourrait recommander des systèmes similaires dans l’ensemble de l’espace Schengen.
Les entreprises et particuliers confrontés à ces nouvelles exigences peuvent s’appuyer sur VisaHQ, qui s’intègre aux portails gouvernementaux polonais pour déposer des dossiers électroniques conformes, organiser la signature électronique qualifiée et suivre en temps réel le paiement des frais. Leur page dédiée à la Pologne (https://www.visahq.com/poland/) regroupe la vérification des documents, la prise de rendez-vous et le suivi des statuts sur un tableau de bord unique, allégeant ainsi la charge administrative des équipes RH et des expatriés.
Mais les tarifs sont la mauvaise surprise. Le coût standard du permis de séjour passe de 100 à 400 PLN ; les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN. Les tarifs consulaires augmentent parallèlement : les visas nationaux (type D) coûtent désormais 200 €, les visas Schengen (type C) 90 €. Une famille de quatre personnes s’installant à Cracovie devra s’acquitter d’environ 1 060 € de frais administratifs, soit près du triple par rapport à l’an dernier.
Pour les multinationales, les conséquences pratiques sont immédiates. Les équipes RH doivent aider les nouveaux employés à obtenir un identifiant Trusted-Profile ou une eID européenne, acheter un jeton de signature électronique et se former à la navigation sur MOS — des étapes qui peuvent prendre une semaine en période de forte affluence. Comme le portail a connu des interruptions lors des tests pilotes, les conseillers recommandent de capturer des captures d’écran à chaque étape pour prouver la soumission en temps voulu en cas de plantage. Les entreprises sans expertise interne se tournent vers des prestataires externes capables de créer des comptes MOS et de soumettre des dossiers conformes en moins de 24 heures.
Sur le plan stratégique, cette hausse des frais pourrait contraindre les employeurs à revoir leurs budgets d’expatriation, à privilégier les postes à forte valeur ajoutée et à envisager des durées de mission plus longues pour amortir les coûts initiaux. Les responsables mobilité sont invités à actualiser leurs prévisions budgétaires, à organiser des formations MOS pour les équipes RH et à prévenir les voyageurs que les créneaux consulaires risquent d’être rares tant que la vague initiale de demandes ne se sera pas calmée.
