À minuit, le 1er janvier 2026, la Pologne a lancé la dernière — et la plus coûteuse — phase de sa réforme de l’immigration pour 2025. Selon une ordonnance du ministère de l’Intérieur datant de fin décembre, toute demande de permis de séjour temporaire doit désormais être déposée exclusivement via le portail en ligne Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée. Les dossiers papier remis aux bureaux des voïvodies seront systématiquement rejetés et considérés comme non déposés.
Parallèlement, les frais administratifs ont fortement augmenté. Le tarif standard pour un permis de séjour quadruple, passant à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN, les frais pour les visas nationaux (type D) passent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) augmentent à 90 €. Un décret distinct du ministère des Affaires étrangères, publié le 30 décembre, confirme ces tarifs uniformes dans tous les consulats polonais à travers le monde, ce qui signifie que ces hausses s’appliquent immédiatement aux demandes déposées à Singapour, Paris ou Chicago.
Pour les multinationales, ces deux changements représentent bien plus qu’une simple contrainte administrative. Les équipes RH doivent s’assurer que les collaborateurs détachés obtiennent un identifiant Trusted-Profile ou une eID européenne, achètent une signature électronique et maîtrisent le portail MOS — des étapes qui peuvent prendre jusqu’à une semaine en période de forte affluence. Étant donné que le portail a connu des interruptions intermittentes lors des tests pilotes, les conseillers en immigration recommandent de prendre des captures d’écran à chaque étape pour prouver la soumission en temps voulu en cas de plantage.
![Nouvelle année, nouvelles règles : la Pologne rend obligatoire la déclaration électronique MOS et augmente les frais de visa et de permis de séjour]()
Pour les entreprises sans spécialistes internes dédiés à l’immigration, l’équipe de VisaHQ basée à Varsovie peut créer des comptes MOS, organiser des signatures électroniques qualifiées en 24 heures et soumettre des dossiers électroniques conformes au nom de l’entreprise — intervenant même en cas de blocage du portail. Des descriptions complètes des services et des calculateurs de frais en temps réel sont disponibles sur https://www.visahq.com/poland/.
Les implications budgétaires sont importantes. Une famille de quatre personnes déménageant de Bangalore à Cracovie pour une mission ICT de trois ans doit désormais prévoir des frais gouvernementaux initiaux d’environ 1 060 € — soit près du triple des dépenses de l’année précédente. Plusieurs grandes entreprises technologiques ont indiqué à VisaHQ qu’elles absorberaient ces coûts supplémentaires pour les postes stratégiques, mais qu’elles réévalueraient la rentabilité des missions de courte durée.
La Pologne soutient que ce modèle entièrement numérique réduira les délais de traitement de 30 % et limitera la fraude, tandis que la Commission européenne suit ce déploiement comme un possible modèle pour l’ensemble de l’espace Schengen. En attendant, les responsables mobilité doivent mettre à jour leurs prévisions budgétaires, organiser des formations MOS pour les équipes RH et prévenir les voyageurs que les créneaux de rendez-vous consulaires pourraient être rares dans les premières semaines de 2026.
Parallèlement, les frais administratifs ont fortement augmenté. Le tarif standard pour un permis de séjour quadruple, passant à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN, les frais pour les visas nationaux (type D) passent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) augmentent à 90 €. Un décret distinct du ministère des Affaires étrangères, publié le 30 décembre, confirme ces tarifs uniformes dans tous les consulats polonais à travers le monde, ce qui signifie que ces hausses s’appliquent immédiatement aux demandes déposées à Singapour, Paris ou Chicago.
Pour les multinationales, ces deux changements représentent bien plus qu’une simple contrainte administrative. Les équipes RH doivent s’assurer que les collaborateurs détachés obtiennent un identifiant Trusted-Profile ou une eID européenne, achètent une signature électronique et maîtrisent le portail MOS — des étapes qui peuvent prendre jusqu’à une semaine en période de forte affluence. Étant donné que le portail a connu des interruptions intermittentes lors des tests pilotes, les conseillers en immigration recommandent de prendre des captures d’écran à chaque étape pour prouver la soumission en temps voulu en cas de plantage.
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La Pologne soutient que ce modèle entièrement numérique réduira les délais de traitement de 30 % et limitera la fraude, tandis que la Commission européenne suit ce déploiement comme un possible modèle pour l’ensemble de l’espace Schengen. En attendant, les responsables mobilité doivent mettre à jour leurs prévisions budgétaires, organiser des formations MOS pour les équipes RH et prévenir les voyageurs que les créneaux de rendez-vous consulaires pourraient être rares dans les premières semaines de 2026.
