Les organisateurs de voyages d’affaires font face à un embouteillage inattendu à Noël après que le ministère polonais des Affaires étrangères a fermé toutes ses sections consulaires du 24 au 28 décembre pour ses congés annuels. Les calendriers de rendez-vous sur le portail e-Konsulat sont gelés et les services de visa, passeport et légalisation sans rendez-vous sont suspendus. Les demandeurs à Le Caire, Riyad, Manille et dans des dizaines d’autres capitales doivent désormais attendre le lundi 29 décembre pour déposer leurs données biométriques ou récupérer leurs documents.
Bien que cette fermeture soit annuelle, 2025 marque la première fois que le 24 décembre est un jour férié officiel en Pologne. Cela signifie que les bureaux voïvodaux nationaux et les guichets de la garde-frontière sont également fermés, supprimant ainsi l’option habituelle de prolonger les permis de séjour sur place. Les employeurs souhaitant intégrer des ressortissants de pays tiers début janvier verront presque certainement les dates de début décalées d’au moins une semaine.
À ce stade, les équipes de mobilité internationale pourraient trouver utile de déléguer les démarches administratives. Le service VisaHQ pour la Pologne (https://www.visahq.com/poland/) peut pré-vérifier les documents, obtenir les premiers créneaux disponibles et suivre les dépôts biométriques, permettant aux départements RH de garder une longueur d’avance sur la surcharge post-fêtes.
![Fermeture des consulats polonais dans le monde du 24 au 28 décembre, traitement des visas suspendu]()
Les équipes de mobilité sont invitées à préparer des « lettres explicatives » types pour tout employé étranger dont le séjour Schengen de 90 jours expire pendant la fermeture ; les autorités tolèrent généralement les dépassements dus uniquement aux fermetures officielles, mais une justification écrite est requise. Les responsables RH sont aussi conseillés de précharger les documents sur les plateformes de visa numériques afin que les demandes puissent être traitées dès la réouverture des guichets.
Les voyageurs en situation d’urgence disposent encore de recours limités. Le ministère polonais des Affaires étrangères a activé un officier de permanence 24h/24 et 7j/7 (+48 22 523 8880) pour les cas humanitaires et de rapatriement. En cas de besoin, certaines missions partenaires Schengen — l’Autriche et la Hongrie ont été explicitement citées — prendront en charge des rendez-vous limités pour les visas de catégorie C permettant l’entrée en Pologne, mais uniquement si l’itinéraire respecte la règle de « destination principale ».
Face aux lourds retards attendus après les fêtes, les experts recommandent de prévoir au moins deux semaines supplémentaires pour le traitement en janvier et de conseiller aux services concernés d’éviter de programmer des déplacements critiques avant la mi-janvier.
Bien que cette fermeture soit annuelle, 2025 marque la première fois que le 24 décembre est un jour férié officiel en Pologne. Cela signifie que les bureaux voïvodaux nationaux et les guichets de la garde-frontière sont également fermés, supprimant ainsi l’option habituelle de prolonger les permis de séjour sur place. Les employeurs souhaitant intégrer des ressortissants de pays tiers début janvier verront presque certainement les dates de début décalées d’au moins une semaine.
À ce stade, les équipes de mobilité internationale pourraient trouver utile de déléguer les démarches administratives. Le service VisaHQ pour la Pologne (https://www.visahq.com/poland/) peut pré-vérifier les documents, obtenir les premiers créneaux disponibles et suivre les dépôts biométriques, permettant aux départements RH de garder une longueur d’avance sur la surcharge post-fêtes.
Les équipes de mobilité sont invitées à préparer des « lettres explicatives » types pour tout employé étranger dont le séjour Schengen de 90 jours expire pendant la fermeture ; les autorités tolèrent généralement les dépassements dus uniquement aux fermetures officielles, mais une justification écrite est requise. Les responsables RH sont aussi conseillés de précharger les documents sur les plateformes de visa numériques afin que les demandes puissent être traitées dès la réouverture des guichets.
Les voyageurs en situation d’urgence disposent encore de recours limités. Le ministère polonais des Affaires étrangères a activé un officier de permanence 24h/24 et 7j/7 (+48 22 523 8880) pour les cas humanitaires et de rapatriement. En cas de besoin, certaines missions partenaires Schengen — l’Autriche et la Hongrie ont été explicitement citées — prendront en charge des rendez-vous limités pour les visas de catégorie C permettant l’entrée en Pologne, mais uniquement si l’itinéraire respecte la règle de « destination principale ».
Face aux lourds retards attendus après les fêtes, les experts recommandent de prévoir au moins deux semaines supplémentaires pour le traitement en janvier et de conseiller aux services concernés d’éviter de programmer des déplacements critiques avant la mi-janvier.
