Le ministère de l’Intérieur polonais a publié le règlement final marquant l’aboutissement d’une refonte numérique de son système d’immigration, entamée il y a un an. À partir du 1er janvier 2026, toute demande de titre de séjour temporaire devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les bureaux des voïvodies fermeront leurs guichets pour les dépôts en personne ; les dossiers papier remis directement seront systématiquement refusés.
Cette évolution fait suite à l’intégration préalable des demandes de permis de travail et de permis saisonnier sur la plateforme nationale praca.gov.pl. Les autorités estiment qu’un canal électronique unique permettra de réduire les retards, d’automatiser les vérifications croisées avec les services du travail et des impôts, et de limiter les fraudes liées aux demandes « en doublon ». Toutefois, les employeurs redoutent une transition difficile. De nombreux bureaux provinciaux utilisent encore des logiciels de gestion obsolètes, et les équipes RH craignent des dysfonctionnements lorsque des milliers de dossiers seront déposés simultanément sur MOS dès le 2 janvier.
Dans ce contexte, de nombreux employeurs et expatriés pourraient avoir intérêt à recourir à un intermédiaire expérimenté pour les accompagner dans ce nouveau labyrinthe numérique. VisaHQ, plateforme en ligne spécialisée dans les visas et passeports, accompagne déjà ses clients pour les démarches vers la Pologne et mettra à jour ses guides pas à pas, listes de documents et services de dépôt personnalisés avant la bascule vers MOS. Plus d’informations sur https://www.visahq.com/poland/ pour découvrir comment ses experts peuvent faciliter les téléchargements, traductions et paiements dans ce nouveau cadre.
![La Pologne impose la soumission en ligne de toutes les demandes de titre de séjour et quadruple les frais administratifs à partir du 1er janvier 2026.]()
Ce qui inquiète le plus les responsables mobilité, c’est le coût. Le tarif standard du titre de séjour passera de 100 PLN (environ 22 €) à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés grimperont à 800 PLN. Le gouvernement justifie cette quadruple augmentation par une « couverture complète des coûts » des services numériques, alignant la Pologne sur les tarifs pratiqués en Allemagne et aux Pays-Bas. Pour une famille de quatre personnes, les frais administratifs pourraient dépasser 1 600 PLN, sans compter les coûts de traduction, légalisation et honoraires juridiques. Les budgets de mobilité internationale pour 2026 devront sans doute être réévalués rapidement.
Les entreprises gérant des programmes de rotation de jeunes diplômés ou de missions courtes devront aussi revoir leur calendrier. Comme MOS rejette automatiquement les dossiers incomplets, les équipes RH doivent anticiper en collectant avant la pause des copies notariées des passeports, attestations d’assurance santé et contrats de location. Les autorités promettent un délai de traitement de 60 jours, mais les experts prévoient des retards au premier trimestre.
Côté positif, la réforme introduit un suivi des dossiers en temps réel et des alertes automatiques par SMS et email, une fonctionnalité longtemps attendue par les expatriés habitués aux accusés de réception papier. La plateforme intégrera également le paiement par virement bancaire ou portefeuille mobile BLIK, supprimant les paiements en guichet. Les premiers utilisateurs testant la version bêta dans la voïvodie de Mazovie rapportent une saisie plus fluide, mais soulignent que le portail n’accepte que des PDF en polonais, ce qui alourdit les coûts de traduction. Les multinationales devront mettre à jour leurs manuels employés et contrats fournisseurs pour intégrer ce nouveau processus digital et ses tarifs.
Cette évolution fait suite à l’intégration préalable des demandes de permis de travail et de permis saisonnier sur la plateforme nationale praca.gov.pl. Les autorités estiment qu’un canal électronique unique permettra de réduire les retards, d’automatiser les vérifications croisées avec les services du travail et des impôts, et de limiter les fraudes liées aux demandes « en doublon ». Toutefois, les employeurs redoutent une transition difficile. De nombreux bureaux provinciaux utilisent encore des logiciels de gestion obsolètes, et les équipes RH craignent des dysfonctionnements lorsque des milliers de dossiers seront déposés simultanément sur MOS dès le 2 janvier.
Dans ce contexte, de nombreux employeurs et expatriés pourraient avoir intérêt à recourir à un intermédiaire expérimenté pour les accompagner dans ce nouveau labyrinthe numérique. VisaHQ, plateforme en ligne spécialisée dans les visas et passeports, accompagne déjà ses clients pour les démarches vers la Pologne et mettra à jour ses guides pas à pas, listes de documents et services de dépôt personnalisés avant la bascule vers MOS. Plus d’informations sur https://www.visahq.com/poland/ pour découvrir comment ses experts peuvent faciliter les téléchargements, traductions et paiements dans ce nouveau cadre.
Ce qui inquiète le plus les responsables mobilité, c’est le coût. Le tarif standard du titre de séjour passera de 100 PLN (environ 22 €) à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés grimperont à 800 PLN. Le gouvernement justifie cette quadruple augmentation par une « couverture complète des coûts » des services numériques, alignant la Pologne sur les tarifs pratiqués en Allemagne et aux Pays-Bas. Pour une famille de quatre personnes, les frais administratifs pourraient dépasser 1 600 PLN, sans compter les coûts de traduction, légalisation et honoraires juridiques. Les budgets de mobilité internationale pour 2026 devront sans doute être réévalués rapidement.
Les entreprises gérant des programmes de rotation de jeunes diplômés ou de missions courtes devront aussi revoir leur calendrier. Comme MOS rejette automatiquement les dossiers incomplets, les équipes RH doivent anticiper en collectant avant la pause des copies notariées des passeports, attestations d’assurance santé et contrats de location. Les autorités promettent un délai de traitement de 60 jours, mais les experts prévoient des retards au premier trimestre.
Côté positif, la réforme introduit un suivi des dossiers en temps réel et des alertes automatiques par SMS et email, une fonctionnalité longtemps attendue par les expatriés habitués aux accusés de réception papier. La plateforme intégrera également le paiement par virement bancaire ou portefeuille mobile BLIK, supprimant les paiements en guichet. Les premiers utilisateurs testant la version bêta dans la voïvodie de Mazovie rapportent une saisie plus fluide, mais soulignent que le portail n’accepte que des PDF en polonais, ce qui alourdit les coûts de traduction. Les multinationales devront mettre à jour leurs manuels employés et contrats fournisseurs pour intégrer ce nouveau processus digital et ses tarifs.
