Le ministère de l’Intérieur polonais a donné le coup d’envoi de la dernière — et la plus douloureuse — phase de la refonte de son système d’immigration. Un règlement publié tard le 18 décembre 2025 confirme qu’à partir du 1er janvier 2026, toute demande de titre de séjour temporaire devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les bureaux locaux n’accepteront plus les dossiers papier ; les dossiers remis en personne seront systématiquement rejetés.
Cette réforme parachève une année de digitalisation qui avait déjà contraint les employeurs à soumettre les demandes de permis de travail via la plateforme praca.gov.pl. Ce qui frappe cette fois, c’est le coût. Le tarif standard du permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN. Les frais consulaires augmentent également fortement : les visas nationaux (type D) passent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) s’élèvent à 90 €. Varsovie justifie cette hausse par le financement de nouveaux agents et de la cybersécurité, promettant une réduction des délais de traitement de 30 % ; les directeurs RH répliquent que les budgets de mobilité pour 2026 sont déjà explosés.
À ce stade, de nombreuses équipes mobilité se tournent vers VisaHQ, dont le bureau en Pologne (https://www.visahq.com/poland/) peut enregistrer les candidats sur MOS, organiser des signatures électroniques qualifiées et suivre en temps réel chaque évolution tarifaire — aidant ainsi les départements RH à respecter les nouvelles règles sans perdre de temps à déchiffrer chaque nouvelle consigne.
![La Pologne impose la dématérialisation de toutes les demandes de titre de séjour et quadruple les frais administratifs]()
Avec seulement deux semaines pour se préparer, les équipes mobilité doivent agir vite. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un identifiant Trusted-Profile polonais ou d’une eID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée, et (3) d’une formation à la navigation sur MOS. Les conseillers Visa recommandent de capturer chaque étape en capture d’écran, car le portail plante encore sous forte charge ; une capture pourrait être la seule preuve d’une soumission dans les délais en cas de déconnexion. Les employeurs se précipitent donc pour prépayer les frais au tarif 2025 et déposer les derniers dossiers papier avant le réveillon.
À plus long terme, MOS sera connecté aux bases de données fiscales et de sécurité sociale, permettant de détecter automatiquement les incohérences entre le salaire déclaré dans le permis et les déclarations de paie. Le non-respect pourrait entraîner des amendes allant jusqu’à 50 000 PLN par salarié, selon les modifications de la loi sur l’emploi des étrangers entrées en vigueur en juin. Les multinationales révisent déjà leurs politiques de détachement, prévoient plus de temps pour l’intégration et réservent des budgets pour les signatures électroniques.
Pour les responsables mobilité internationale, le message est clair : le paysage migratoire polonais entre dans une ère « numérique par défaut, coûteuse par conception ». Les entreprises qui automatiseront la collecte des documents, intégreront les hausses de coûts dans leurs prévisions 2026 et formeront rapidement leurs équipes aux spécificités de MOS prendront une avance décisive dès que les candidatures papier seront définitivement exclues.
Cette réforme parachève une année de digitalisation qui avait déjà contraint les employeurs à soumettre les demandes de permis de travail via la plateforme praca.gov.pl. Ce qui frappe cette fois, c’est le coût. Le tarif standard du permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN. Les frais consulaires augmentent également fortement : les visas nationaux (type D) passent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) s’élèvent à 90 €. Varsovie justifie cette hausse par le financement de nouveaux agents et de la cybersécurité, promettant une réduction des délais de traitement de 30 % ; les directeurs RH répliquent que les budgets de mobilité pour 2026 sont déjà explosés.
À ce stade, de nombreuses équipes mobilité se tournent vers VisaHQ, dont le bureau en Pologne (https://www.visahq.com/poland/) peut enregistrer les candidats sur MOS, organiser des signatures électroniques qualifiées et suivre en temps réel chaque évolution tarifaire — aidant ainsi les départements RH à respecter les nouvelles règles sans perdre de temps à déchiffrer chaque nouvelle consigne.
Avec seulement deux semaines pour se préparer, les équipes mobilité doivent agir vite. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un identifiant Trusted-Profile polonais ou d’une eID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée, et (3) d’une formation à la navigation sur MOS. Les conseillers Visa recommandent de capturer chaque étape en capture d’écran, car le portail plante encore sous forte charge ; une capture pourrait être la seule preuve d’une soumission dans les délais en cas de déconnexion. Les employeurs se précipitent donc pour prépayer les frais au tarif 2025 et déposer les derniers dossiers papier avant le réveillon.
À plus long terme, MOS sera connecté aux bases de données fiscales et de sécurité sociale, permettant de détecter automatiquement les incohérences entre le salaire déclaré dans le permis et les déclarations de paie. Le non-respect pourrait entraîner des amendes allant jusqu’à 50 000 PLN par salarié, selon les modifications de la loi sur l’emploi des étrangers entrées en vigueur en juin. Les multinationales révisent déjà leurs politiques de détachement, prévoient plus de temps pour l’intégration et réservent des budgets pour les signatures électroniques.
Pour les responsables mobilité internationale, le message est clair : le paysage migratoire polonais entre dans une ère « numérique par défaut, coûteuse par conception ». Les entreprises qui automatiseront la collecte des documents, intégreront les hausses de coûts dans leurs prévisions 2026 et formeront rapidement leurs équipes aux spécificités de MOS prendront une avance décisive dès que les candidatures papier seront définitivement exclues.
