Dans un règlement publié tard dans la nuit du 18 décembre 2025, le ministère de l’Intérieur polonais a confirmé que, dès le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier seront systématiquement rejetés, obligeant employeurs et salariés étrangers à réaliser l’intégralité de la procédure en ligne, à joindre des scans complets du passeport et à signer avec une signature électronique qualifiée. Cette mesure clôt une année de digitalisation de l’immigration polonaise et est suivie de près à Bruxelles comme possible modèle pour d’autres États membres de l’UE.
La même ordonnance fait également grimper les frais administratifs. Le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés montent à 800 PLN, les visas nationaux (type D) augmentent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) s’élèvent à 90 €. Varsovie justifie cette hausse par le financement de personnel supplémentaire et de la cybersécurité pour MOS, ainsi que par une réduction des délais de traitement de 30 %, mais les directeurs RH dénoncent une explosion des budgets relocalisation pour 2026.
Pour les multinationales, la période de transition de deux semaines s’annonce particulièrement difficile. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un identifiant Trusted-Profile ou d’une eID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée, et (3) d’une formation à la navigation sur MOS. Les conseillers en visas recommandent de capturer chaque étape en capture d’écran, car le portail connaît encore des interruptions ; ces captures pourraient être la seule preuve d’une soumission dans les délais en cas de plantage.
![La Pologne impose le dépôt numérique exclusif des demandes de permis de séjour et quadruple les frais d'immigration à partir du 1er janvier 2026.]()
Dans ce contexte, la plateforme de facilitation des visas VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) se positionne comme un partenaire clé. L’équipe de Varsovie prend en charge les inscriptions Trusted-Profile, délivre les signatures électroniques qualifiées et télécharge les demandes prêtes pour MOS, offrant aux responsables RH un guichet unique avec un suivi en temps réel pendant la stabilisation du nouveau système.
Les consultants en conformité alertent également sur le fait que MOS sera bientôt connecté aux bases de données fiscales et de sécurité sociale polonaises, permettant une détection automatique des incohérences dans les déclarations de paie. Un écart entre salaire déclaré et déclarations fiscales pourrait entraîner la révocation automatique du permis, exposant les employeurs à des amendes pouvant atteindre 50 000 PLN par salarié, conformément aux amendements de juin 2025 à la loi sur l’emploi des étrangers.
Concrètement, les responsables mobilité anticipent en traitant tous les dossiers papier restants avant le réveillon et incitent les salariés à régler les frais au tarif 2025. Ceux qui manqueront la date butoir devront faire face à une augmentation des coûts multipliée par quatre et à la courbe d’apprentissage d’un système numérique encore non éprouvé dans les premières semaines de 2026.
La même ordonnance fait également grimper les frais administratifs. Le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, les permis pour travailleurs détachés montent à 800 PLN, les visas nationaux (type D) augmentent de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) s’élèvent à 90 €. Varsovie justifie cette hausse par le financement de personnel supplémentaire et de la cybersécurité pour MOS, ainsi que par une réduction des délais de traitement de 30 %, mais les directeurs RH dénoncent une explosion des budgets relocalisation pour 2026.
Pour les multinationales, la période de transition de deux semaines s’annonce particulièrement difficile. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un identifiant Trusted-Profile ou d’une eID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée, et (3) d’une formation à la navigation sur MOS. Les conseillers en visas recommandent de capturer chaque étape en capture d’écran, car le portail connaît encore des interruptions ; ces captures pourraient être la seule preuve d’une soumission dans les délais en cas de plantage.
Dans ce contexte, la plateforme de facilitation des visas VisaHQ (https://www.visahq.com/poland/) se positionne comme un partenaire clé. L’équipe de Varsovie prend en charge les inscriptions Trusted-Profile, délivre les signatures électroniques qualifiées et télécharge les demandes prêtes pour MOS, offrant aux responsables RH un guichet unique avec un suivi en temps réel pendant la stabilisation du nouveau système.
Les consultants en conformité alertent également sur le fait que MOS sera bientôt connecté aux bases de données fiscales et de sécurité sociale polonaises, permettant une détection automatique des incohérences dans les déclarations de paie. Un écart entre salaire déclaré et déclarations fiscales pourrait entraîner la révocation automatique du permis, exposant les employeurs à des amendes pouvant atteindre 50 000 PLN par salarié, conformément aux amendements de juin 2025 à la loi sur l’emploi des étrangers.
Concrètement, les responsables mobilité anticipent en traitant tous les dossiers papier restants avant le réveillon et incitent les salariés à régler les frais au tarif 2025. Ceux qui manqueront la date butoir devront faire face à une augmentation des coûts multipliée par quatre et à la courbe d’apprentissage d’un système numérique encore non éprouvé dans les premières semaines de 2026.
