À seulement deux semaines de la fin de l’année, la Pologne a publié la dernière ordonnance de sa vaste réforme de l’immigration pour 2025, confirmant qu’à partir du 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier remis aux bureaux des voïvodies seront systématiquement rejetés, et les demandeurs devront joindre des scans complets de leur passeport ainsi qu’une signature électronique qualifiée.
Cette même réglementation fait exploser les frais administratifs : le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN ; les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN ; les frais de visa national (type D) augmentent de 135 € à 200 € ; et les visas Schengen (type C) s’élèvent désormais à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie cette digitalisation par une réduction de 30 % des délais de traitement et une lutte renforcée contre la fraude, mais les équipes RH craignent que la plateforme MOS – déjà sujette à des interruptions – ne déplace simplement les files d’attente en ligne.
Les spécialistes de VisaHQ basés à Varsovie testent déjà intensivement MOS et peuvent prendre en charge une grande partie de cette charge administrative. Via leur portail (https://www.visahq.com/poland/), les employeurs peuvent déléguer tout, de l’obtention des Profils de Confiance et des signatures électroniques qualifiées au téléchargement des scans de passeport conformes aux nouvelles exigences techniques. L’outil intègre également les hausses imminentes des frais et permet de suivre en temps réel l’état des dossiers, offrant aux responsables mobilité une meilleure visibilité sur les budgets et les échéances dans ce contexte de transition pour 2026.
![La Pologne finalise un portail MOS entièrement numérique et quadruple les frais d'immigration à partir du 1er janvier 2026]()
Pour les employeurs multinationales, le délai de deux semaines est extrêmement serré. Les entreprises doivent désormais : 1) obtenir des identifiants Profil de Confiance ou des certificats eID européens pour chaque salarié étranger ; 2) acquérir des signatures électroniques qualifiées ; 3) former leurs équipes à l’utilisation de MOS ; et 4) recalculer les budgets de mobilité pour 2026. VisaHQ estime que les seuls frais gouvernementaux pour une famille de quatre personnes en transfert intra-entreprise passeront de 800 PLN à 3 200 PLN. Les grandes entreprises s’activent pour déposer tous les dossiers papier restants avant le réveillon.
Parmi les conseils pratiques pour rester en conformité : prendre des captures d’écran à chaque étape sur MOS (seule preuve de dépôt dans les délais), prévoir des jours tampons en cas de panne serveur, et noter la nouvelle limite de 20 heures hebdomadaires pour le travail étudiant, sauf si un permis spécifique est obtenu. Les conseillers alertent aussi que MOS sera bientôt connecté aux bases fiscales et de sécurité sociale, permettant des contrôles croisés en temps réel : toute incohérence dans les paies pourrait entraîner une révocation automatique des permis.
Le modèle polonais est scruté de près à Bruxelles alors que l’UE déploie son règlement sur la digitalisation des procédures de visa. En cas de succès, MOS pourrait servir de modèle pour d’autres États membres, promettant des décisions plus rapides mais aussi des coûts plus élevés et un partage des données plus strict. En attendant que les derniers ajustements soient faits, les responsables mobilité s’annoncent confrontés à un premier trimestre 2026 particulièrement complexe.
Cette même réglementation fait exploser les frais administratifs : le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN ; les permis pour travailleurs détachés grimpent à 800 PLN ; les frais de visa national (type D) augmentent de 135 € à 200 € ; et les visas Schengen (type C) s’élèvent désormais à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie cette digitalisation par une réduction de 30 % des délais de traitement et une lutte renforcée contre la fraude, mais les équipes RH craignent que la plateforme MOS – déjà sujette à des interruptions – ne déplace simplement les files d’attente en ligne.
Les spécialistes de VisaHQ basés à Varsovie testent déjà intensivement MOS et peuvent prendre en charge une grande partie de cette charge administrative. Via leur portail (https://www.visahq.com/poland/), les employeurs peuvent déléguer tout, de l’obtention des Profils de Confiance et des signatures électroniques qualifiées au téléchargement des scans de passeport conformes aux nouvelles exigences techniques. L’outil intègre également les hausses imminentes des frais et permet de suivre en temps réel l’état des dossiers, offrant aux responsables mobilité une meilleure visibilité sur les budgets et les échéances dans ce contexte de transition pour 2026.
Pour les employeurs multinationales, le délai de deux semaines est extrêmement serré. Les entreprises doivent désormais : 1) obtenir des identifiants Profil de Confiance ou des certificats eID européens pour chaque salarié étranger ; 2) acquérir des signatures électroniques qualifiées ; 3) former leurs équipes à l’utilisation de MOS ; et 4) recalculer les budgets de mobilité pour 2026. VisaHQ estime que les seuls frais gouvernementaux pour une famille de quatre personnes en transfert intra-entreprise passeront de 800 PLN à 3 200 PLN. Les grandes entreprises s’activent pour déposer tous les dossiers papier restants avant le réveillon.
Parmi les conseils pratiques pour rester en conformité : prendre des captures d’écran à chaque étape sur MOS (seule preuve de dépôt dans les délais), prévoir des jours tampons en cas de panne serveur, et noter la nouvelle limite de 20 heures hebdomadaires pour le travail étudiant, sauf si un permis spécifique est obtenu. Les conseillers alertent aussi que MOS sera bientôt connecté aux bases fiscales et de sécurité sociale, permettant des contrôles croisés en temps réel : toute incohérence dans les paies pourrait entraîner une révocation automatique des permis.
Le modèle polonais est scruté de près à Bruxelles alors que l’UE déploie son règlement sur la digitalisation des procédures de visa. En cas de succès, MOS pourrait servir de modèle pour d’autres États membres, promettant des décisions plus rapides mais aussi des coûts plus élevés et un partage des données plus strict. En attendant que les derniers ajustements soient faits, les responsables mobilité s’annoncent confrontés à un premier trimestre 2026 particulièrement complexe.
