La Pologne a publié les règlements secondaires tant attendus qui complètent sa réforme de l’immigration prévue pour 2025. Selon ce décret, à partir du 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire — y compris la carte bleue européenne, les transferts intra-entreprise et les regroupements familiaux — devra être déposée via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier remis dans un bureau voïvodal seront systématiquement rejetés, et les candidats devront joindre des scans complets de leur passeport ainsi qu’une signature électronique qualifiée. Les équipes RH disposent donc de seulement deux semaines pour obtenir des identifiants de profil de confiance pour les expatriés et former le personnel à la navigation sur MOS.
Autre point crucial pour les budgets : les frais administratifs augmentent fortement. Le coût du permis de séjour pour un salarié recruté localement passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que pour les travailleurs détachés, il grimpe à 800 PLN. Les frais consulaires augmentent également : un visa national de type D coûtera désormais 200 € (contre 135 € auparavant) et un visa Schengen de type C 90 € (contre 80 €). Les autorités avancent que la digitalisation permettra de réduire les délais de traitement de 30 %, mais les responsables mobilité en entreprise craignent que le portail — déjà sujet à des interruptions — ne crée de nouveaux goulets d’étranglement.
![La Pologne instaure l'obligation du portail électronique et quadruple les frais d'immigration à partir de 2026]()
Pour aider les organisations à anticiper ces changements, VisaHQ propose une assistance complète pour les démarches de visa et de permis de séjour en Pologne, incluant la création de profils de confiance, la vérification préalable des documents et l’accompagnement à l’utilisation du portail MOS. Leurs spécialistes polonais peuvent aussi conseiller sur la nouvelle tarification et organiser les signatures électroniques qualifiées, allégeant ainsi la charge des équipes RH. Plus d’informations sont disponibles sur https://www.visahq.com/poland/.
Les implications pratiques sont importantes. Les entreprises prévoyant des débuts en janvier doivent soumettre les derniers dossiers papier avant le 31 décembre, obtenir des signatures électroniques via des certificats polonais ou l’eID de l’UE, et ajuster leurs modèles budgétaires pour intégrer la quadruple augmentation des frais. Les packages de rémunération des expatriés pourraient nécessiter une révision, et les accords de détachement doivent préciser quelle entité prend en charge ces coûts accrus. Les employeurs faisant appel à des étudiants doivent aussi noter la nouvelle limite de 20 heures de travail hebdomadaire, sauf si un permis de travail distinct est détenu.
Les conseillers en immigration recommandent d’intégrer des marges de manœuvre dans les plannings de mobilité pour le premier trimestre 2026. Bien que le gouvernement assure que le portail MOS a été testé sous contrainte, les précédents déploiements de systèmes numériques (comme le registre en ligne PESEL) ont connu des pannes. Les entreprises doivent donc conserver des captures d’écran à chaque étape de la soumission, car l’absence de métadonnées peut entraîner des rejets automatiques sans possibilité d’intervention humaine. Malgré ces risques, la Pologne considère ce portail comme un projet phare de la digitalisation des services publics, avec la promesse d’intégrations futures aux bases de données fiscales et de sécurité sociale.
Autre point crucial pour les budgets : les frais administratifs augmentent fortement. Le coût du permis de séjour pour un salarié recruté localement passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que pour les travailleurs détachés, il grimpe à 800 PLN. Les frais consulaires augmentent également : un visa national de type D coûtera désormais 200 € (contre 135 € auparavant) et un visa Schengen de type C 90 € (contre 80 €). Les autorités avancent que la digitalisation permettra de réduire les délais de traitement de 30 %, mais les responsables mobilité en entreprise craignent que le portail — déjà sujet à des interruptions — ne crée de nouveaux goulets d’étranglement.
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Les implications pratiques sont importantes. Les entreprises prévoyant des débuts en janvier doivent soumettre les derniers dossiers papier avant le 31 décembre, obtenir des signatures électroniques via des certificats polonais ou l’eID de l’UE, et ajuster leurs modèles budgétaires pour intégrer la quadruple augmentation des frais. Les packages de rémunération des expatriés pourraient nécessiter une révision, et les accords de détachement doivent préciser quelle entité prend en charge ces coûts accrus. Les employeurs faisant appel à des étudiants doivent aussi noter la nouvelle limite de 20 heures de travail hebdomadaire, sauf si un permis de travail distinct est détenu.
Les conseillers en immigration recommandent d’intégrer des marges de manœuvre dans les plannings de mobilité pour le premier trimestre 2026. Bien que le gouvernement assure que le portail MOS a été testé sous contrainte, les précédents déploiements de systèmes numériques (comme le registre en ligne PESEL) ont connu des pannes. Les entreprises doivent donc conserver des captures d’écran à chaque étape de la soumission, car l’absence de métadonnées peut entraîner des rejets automatiques sans possibilité d’intervention humaine. Malgré ces risques, la Pologne considère ce portail comme un projet phare de la digitalisation des services publics, avec la promesse d’intégrations futures aux bases de données fiscales et de sécurité sociale.
