Les règlements secondaires publiés le 12 décembre complètent la réforme de l’immigration en Pologne prévue pour 2025 et officialisent deux changements majeurs : (1) à partir de janvier 2026, toutes les demandes de permis de séjour temporaire devront être déposées via le portail électronique MOS avec une signature électronique qualifiée ; (2) les frais administratifs augmentent fortement dans tous les cas. Les employés recrutés localement devront s’acquitter de 400 PLN au lieu de 100 PLN, les travailleurs détachés paieront 800 PLN, et les frais de visa national grimpent à 200 €.
Les dossiers papier ne seront plus acceptés dans les bureaux des voïvodies. Les employeurs devront désormais joindre des scans complets des passeports ainsi que de nouvelles attestations de conformité, tandis que les autorités auront le pouvoir explicite de demander des pièces complémentaires à tout moment. Le décret réduit également les exemptions de permis de travail et limite le travail des étudiants étrangers à 20 heures par semaine, sauf s’ils disposent d’autorisations spécifiques.
![La Pologne confirme la dématérialisation totale des demandes d'immigration et une forte augmentation des frais à partir de 2026]()
Pour les organisations préférant une assistance externe durant cette transition, le bureau VisaHQ en Pologne (https://www.visahq.com/poland/) propose un accompagnement complet — de l’obtention des signatures électroniques qualifiées à l’upload des scans de passeports, en passant par le suivi des mises à jour sur le portail MOS — aidant ainsi les équipes RH à garantir la conformité des dossiers tout en maîtrisant les coûts.
Les autorités avancent que la digitalisation permettra de réduire les délais de traitement de 30 % et de lutter contre la fraude, mais les spécialistes RH redoutent que des problèmes techniques ne retardent les décisions jusqu’en 2027. Les équipes mobilité des entreprises doivent impérativement mettre à jour leurs portails internes, obtenir les signatures électroniques qualifiées pour les collaborateurs détachés et prévoir dans leurs budgets 2026 les hausses des frais administratifs.
Les conseillers en immigration recommandent de déposer tous les dossiers papier restants avant le 31 décembre 2025 et d’organiser des sessions de formation MOS pour les équipes RH peu familières avec les outils d’authentification ePUAP ou profil de confiance en Pologne, afin d’éviter des refus coûteux l’année prochaine.
Les dossiers papier ne seront plus acceptés dans les bureaux des voïvodies. Les employeurs devront désormais joindre des scans complets des passeports ainsi que de nouvelles attestations de conformité, tandis que les autorités auront le pouvoir explicite de demander des pièces complémentaires à tout moment. Le décret réduit également les exemptions de permis de travail et limite le travail des étudiants étrangers à 20 heures par semaine, sauf s’ils disposent d’autorisations spécifiques.
Pour les organisations préférant une assistance externe durant cette transition, le bureau VisaHQ en Pologne (https://www.visahq.com/poland/) propose un accompagnement complet — de l’obtention des signatures électroniques qualifiées à l’upload des scans de passeports, en passant par le suivi des mises à jour sur le portail MOS — aidant ainsi les équipes RH à garantir la conformité des dossiers tout en maîtrisant les coûts.
Les autorités avancent que la digitalisation permettra de réduire les délais de traitement de 30 % et de lutter contre la fraude, mais les spécialistes RH redoutent que des problèmes techniques ne retardent les décisions jusqu’en 2027. Les équipes mobilité des entreprises doivent impérativement mettre à jour leurs portails internes, obtenir les signatures électroniques qualifiées pour les collaborateurs détachés et prévoir dans leurs budgets 2026 les hausses des frais administratifs.
Les conseillers en immigration recommandent de déposer tous les dossiers papier restants avant le 31 décembre 2025 et d’organiser des sessions de formation MOS pour les équipes RH peu familières avec les outils d’authentification ePUAP ou profil de confiance en Pologne, afin d’éviter des refus coûteux l’année prochaine.
