VisaHQ aide les organisateurs d'événements à gérer les exigences de visa pour des centaines de participants internationaux à la fois - des lettres d'invitation au traitement de groupe, en passant par les visas de travail pour intervenants et le suivi en temps réel. Une seule plateforme. Toutes les nationalités. Chaque événement.
Les événements ont des dates fixes. Le traitement des visas n'en a pas. Lorsque les intervenants, délégués ou artistes ne peuvent pas entrer sur le territoire, c'est tout le programme - et votre réputation - qui est menacé.
Un événement, 50 pays. Chaque participant a des exigences de visa, des délais de traitement et des besoins documentaires différents. Le suivi manuel dans des tableurs est une recette pour l'échec.
Le traitement des visas américains prend désormais 3 à 6 mois pour certaines nationalités. Une fois la date fixée, chaque semaine de retard augmente le risque de sièges vides.
Un conférencier rémunéré a besoin d'un visa différent de celui d'un panéliste bénévole. Les artistes requièrent des visas de travail (O-1, P-1). Une erreur de catégorie = entrée refusée à la frontière.
Des centaines de lettres personnalisées, chacune exigeant des noms conformes aux passeports et des détails précis. Une simple faute de frappe peut faire échouer une demande.
Une fois les demandes soumises, les organisateurs ne peuvent plus suivre l'avancement dans les consulats. Vous apprenez un refus seulement quand le participant ne se présente pas.
Interdictions de voyager ou sanctions peuvent disqualifier des participants du jour au lendemain. Sans suivi en temps réel, vous ne pouvez pas adapter votre programme assez vite.
Que vous produisiez des conférences sectorielles, des salons professionnels, des festivals de musique ou des sommets d'entreprise, VisaHQ s'adapte à la complexité de votre événement.
Intervenants internationaux, panélistes et délégués nécessitant des visas B-1 ou d'affaires pour des dizaines de nationalités.
Équipes d'exposants, personnel de stand et acheteurs VIP du monde entier, expédiant souvent du matériel nécessitant une documentation douanière.
Artistes, interprètes et équipes nécessitant des visas de travail O-1/P-1, des permis de représentation et une logistique coordonnée.
Athlètes, entraîneurs, équipes de médias et officiels ayant besoin de catégories de visas spécialisées et d'un traitement de groupe coordonné.
VisaHQ offre aux organisateurs une plateforme unique pour gérer chaque visa, pour chaque participant, quelle que soit sa nationalité - avec une visibilité totale.
Téléchargez votre liste de participants et nous évaluons instantanément les besoins par nationalité. Gérez des centaines de demandes via un tableau de bord unique.
Générez automatiquement des lettres conformes aux exigences consulaires, pré-remplies avec les détails de l'événement et les rôles des participants. Exportation en masse.
Une assistance par IA qui recommande le bon type de visa selon le rôle (intervenant, exposant, artiste) et le statut de rémunération.
Suivez chaque demande par statut (en attente, en cours, approuvé, refusé), identifiez les participants à risque et générez des rapports pour vos parties prenantes.
Traitement spécialisé pour les visas O-1 (aptitudes extraordinaires) et P-1 (artistes internationalement reconnus) et leur personnel de soutien essentiel.
Accompagnement de type conciergerie pour les têtes d'affiche, VIP et dirigeants. Agent dédié, traitement prioritaire et courrier sécurisé de porte à porte.
Avertissements automatisés lorsque les délais de traitement mettent un participant en danger. Recommandations d'urgence et options d'accélération.
Connectez-vous à Cvent, Eventbrite, Bizzabo et autres. Déclenchez l'évaluation des visas dès qu'une inscription internationale est enregistrée.
VisaHQ s'intègre dans votre calendrier de planification pour que la gestion des visas accompagne votre flux de travail existant.
Indiquez-nous les détails - dates, lieu, nombre attendu de participants internationaux - et nous créons votre espace de travail dédié.
Téléchargez votre liste via CSV ou connectez votre plateforme d'inscription. Nous évaluons les visas requis pour chaque participant.
Notre moteur crée des lettres conformes et les distribue directement. Les noms, dates et rôles sont automatiquement synchronisés.
Les participants soumettent leurs demandes via un portail en libre-service à votre image. Suivez chaque étape sur votre tableau de bord.
Les dossiers à risque sont signalés. Notre équipe explore les options d'accélération et recommande des stratégies de secours (présence hybride).
Vos intervenants arrivent, vos délégués sont installés. Le rapport post-événement documente tout pour vos commanditaires.
Chaque rôle nécessite une catégorie de visa différente. Voici un guide simplifié (exemple USA) - VisaHQ gère la complexité pour toutes les destinations.
| Rôle du Participant | Visa Recommandé | Exigence Clé | Délai Typique |
|---|---|---|---|
| Participant à la Conférence | B-1 Visiteur d'Affaires | Lettre d'invitation, preuve d'inscription | 2–12 semaines |
| Intervenant / Panéliste Bénévole | B-1 Visiteur d'Affaires | Pas de rémunération (frais seuls) | 2–12 semaines |
| Intervenant Payé / Consultant | O-1 Capacités Extraordinaires | Preuve de distinction dans le domaine | 2–4 mois |
| Artiste / Musicien | P-1 Reconnu Internationalement | Contrat de spectacle, pétition d'agent | 2–5 mois |
| Exposant / Staff de Stand | B-1 Visiteur d'Affaires | Pas de vente directe sur le salon | 2–12 semaines |
| Athlète / Professionnel du Sport | P-1 P-1 ou O-1 B-1 | Dépend des prix / rémunération | 2–5 mois |
| Média / Équipe de Presse | I Visa Média | Accréditation presse, lettre employeur | 2–8 semaines |
| Équipe Technique / Production | O-2 O-2 или P-1S P-1S | Support essentiel au titulaire O-1/P-1 | Déposé avec la pétition principale |
“Nous avions 380 délégués de 42 pays. VisaHQ a traité chaque demande et nous a donné un tableau de bord en direct. Pas un seul intervenant ne manquait le premier jour.”
“La gestion des visas d'artistes prenait des semaines. VisaHQ a géré les pétitions P-1 pour toute notre programmation. Nous ne reviendrons jamais à l'ancienne méthode.”
“Suite à une restriction de voyage soudaine, trois de nos têtes d'affiche étaient bloquées. VisaHQ a identifié le problème avant nous et a trouvé des solutions en 48h.”
Choisissez votre voie : configurez votre portail instantanément ou planifiez une démonstration avec notre équipe.
Téléchargez votre liste et laissez VisaHQ gérer les exigences et le suivi pour vos délégués - aucune démo requise.
Votre portail est presque prêt. Consultez votre boîte de réception pour les prochaines étapes.
Vous organisez un événement de grande ampleur ? Nos spécialistes bâtiront une stratégie sur mesure selon votre public et vos délais.
Un spécialiste VisaHQ vous contactera sous 24h pour créer votre plan de visas personnalisé.
Nous recommandons de commencer 4 à 6 mois avant. Pour certaines nationalités (ex: vers les USA), il vaut mieux anticiper davantage. VisaHQ fournit un calendrier personnalisé selon le profil de vos participants.
Oui. Nous sommes spécialisés dans les visas O-1, P-1 et leur personnel de soutien (O-2, P-1S). Des musiciens aux équipes sportives, nous gérons tout le processus de pétition.
Nous fournissons la documentation de refus pour appuyer les demandes de remboursement. Nous conseillons également sur les stratégies de nouvelle demande ou les options de participation hybride.
Nous intégrons Cvent, Eventbrite, Bizzabo, etc. Lorsqu'une inscription internationale est détectée, le système peut envoyer automatiquement les prochaines étapes et la lettre d'invitation.
Nous proposons des tarifs basés sur le volume de participants, le nombre de nationalités et la complexité. Votre spécialiste vous fournira une proposition détaillée après étude de vos besoins.
Absolument. Notre moteur génère en masse des lettres conformes aux ambassades, pré-remplies avec les noms (orthographe passeport), détails de l'événement et rôles. Elles peuvent être exportées ou envoyées directement.
Services de visa et d'immigration sur mesure pour chaque secteur