تساعد VisaHQ منظمي الفعاليات في إدارة متطلبات التأشيرة لمئات الحاضرين الدوليين في وقت واحد—بدءاً من رسائل الدعوة وحتى المعالجة الجماعية، وتأشيرات عمل المتحدثين، وتتبع الحالة في الوقت الفعلي. منصة واحدة. لكل الجنسيات. لكل فعالية.
للفعاليات تواريخ ثابتة، لكن معالجة التأشيرات ليست كذلك. عندما لا يتمكن المتحدثون أو المفوضون أو الفنانون من دخول البلاد، فإن البرنامج بأكمله—وسمعتك—يصبحان على المحك.
فعالية واحدة، 50 دولة. لكل حاضر متطلبات تأشيرة ومواعيد معالجة واحتياجات توثيق مختلفة. التتبع اليدوي في جداول البيانات هو وصفة للفشل.
تستغرق معالجة التأشيرات الأمريكية الآن من 3 إلى 6 أشهر لبعض الجنسيات. عندما يكون تاريخ فعاليتك محددًا، فإن كل أسبوع تأخير يجلب مخاطر حقيقية من مقاعد فارغة ومتحدثين غائبين.
يحتاج المتحدث الرئيسي مدفوع الأجر إلى تأشيرة مختلفة عن المتحدث غير المدفوع. يتطلب الفنانون تأشيرات عمل (O-1, P-1) وليس تأشيرات سياحية. فئة واحدة خاطئة تعني منع الدخول عند الحدود.
مئات رسائل الدعوة الشخصية، كل منها يتطلب أسماء دقيقة مطابقة لجواز السفر، وتفاصيل الفعالية الدقيقة، ولغة محددة للدور. خطأ مطبعي واحد قد يؤدي لرفض الطلب.
بمجرد تقديم الطلبات، لا يملك المنظمون وسيلة لتتبع التقدم عبر عشرات القنصليات. تكتشف الرفض فقط عندما لا يظهر الحاضر في الفعالية.
يمكن لقرارات حظر السفر والتدقيق الإضافي والعقوبات أن تحرم الحاضرين من المشاركة بين عشية وضحاها. بدون مراقبة فورية، لن تتمكن من تعديل برنامجك بالسرعة الكافية.
سواء كنت تنظم مؤتمرات صناعية، أو معارض تجارية، أو مهرجانات موسيقية، أو قمم شركات، فإن VisaHQ تتوسع لتناسب تعقيد فعاليتك.
متحدثون دوليون، أعضاء لجان، ومفوضون يتطلبون تأشيرات B-1 أو تأشيرات عمل عبر عشرات الجنسيات.
فرق العارضين، طواقم الأجنحة، وكبار المشترين من جميع أنحاء العالم، مع شحن المعدات التي تتطلب أيضاً وثائق جمركية.
الفنانون والمؤدون والطواقم الذين يحتاجون إلى تأشيرات عمل O-1/P-1، وتصاريح أداء، وسفر منسق لفرق الإنتاج بأكملها.
الرياضيون، أطقم التدريب، الطواقم الإعلامية، والمسؤولون الذين يحتاجون إلى فئات تأشيرة متخصصة ومعالجة جماعية منسقة.
تمنح VisaHQ منظمي الفعاليات منصة واحدة لإدارة كل تأشيرة، لكل حاضر، من كل الجنسيات—مع رؤية كاملة من التقديم وحتى الوصول.
قم بتحميل قائمة الحاضرين وسنقوم فوراً بتقييم المتطلبات حسب الجنسية. أدر مئات الطلبات من خلال لوحة تحكم واحدة للفعالية مع تتبع الحالة في الوقت الفعلي.
إنشاء رسائل دعوة مخصصة ومتوافقة مع متطلبات السفارات لكل حاضر تلقائياً، معبأة مسبقاً بتفاصيل الفعالية، ودور الحاضر، والأسماء المطابقة لجواز السفر.
توجيه مدعوم بالذكاء الاصطناعي يوصي بنوع التأشيرة الصحيح لكل حاضر بناءً على دوره—متحدث، عضو لجنة، عارض، فنان، أو مراقب—وحالة تعويضه المادي.
تتبع كل طلب حسب الحالة (قيد الانتظار، قيد المعالجة، مقبول، مرفوض)، حدد الحاضرين المعرضين للخطر، وأصدر تقارير لأصحاب المصلحة.
معالجة متخصصة لتأشيرات O-1 (القدرات الاستثنائية) وP-1 (الفنانين المعترف بهم دولياً) للمؤدين والفنانين والرياضيين وطواقم الدعم الأساسية لهم.
دعم بمستوى الكونسيرج للمتحدثين الرئيسيين، كبار الفنانين، الرعاة المهمين، والضيوف التنفيذيين. وكيل مخصص، معالجة ذات أولوية، وتوصيل الوثائق من الباب إلى الباب.
تحذيرات مؤتمتة عندما يهدد الجدول الزمني لمعالجة طلب الحاضر مشاركته في الفعالية. توصيات استباقية للتصعيد وخيارات التسريع المتاحة.
اربط مع Cvent وEventbrite وBizzabo وغيرها. تفعيل تلقائي لتقييمات التأشيرة عند تسجيل الحاضرين الدوليين لضمان عدم إغفال أي طلب.
تتكامل VisaHQ في الجدول الزمني لتخطيط فعاليتك، بحيث تتم إدارة التأشيرات جنباً إلى جنب مع سير عملك الحالي وليس كعبء إضافي.
أخبرنا بتفاصيل الفعالية—التواريخ، الموقع، الحضور الدولي المتوقع—وسنقوم بإنشاء مساحة عمل مخصصة للفعالية بهويتك البصرية.
قم بتحميل قائمة ضيوفك عبر ملف CSV أو اربط منصة التسجيل الخاصة بك. سنقوم فوراً بتقييم متطلبات التأشيرة لكل حاضر بناءً على الجنسية والدور.
يقوم محركنا بإنشاء رسائل دعوة متوافقة مع السفارات لكل حاضر وتوزيعها مباشرة. يتم مطابقة الأسماء والتواريخ والأدوار تلقائياً من بياناتك.
يقدم الحاضرون طلباتهم عبر بوابة الخدمة الذاتية المخصصة. يمكنك تتبع كل طلب في الوقت الفعلي عبر لوحة التحكم مع تنبيهات بالمراحل المنجزة.
يتم تحديد الطلبات المعرضة للخطر تلقائياً. يعمل فريقنا مع القنصليات، ويستكشف خيارات التسريع، ويوصي باستراتيجيات بديلة بما في ذلك الحضور الهجين.
يصل المتحدثون، ويجلس المفوضون في مقاعدهم، ويصعد الفنانون إلى المسرح. توثق تقارير ما بعد الفعالية كل شيء لأصحاب المصلحة.
تتطلب أدوار الحاضرين المختلفة فئات تأشيرة مختلفة. إليك دليل مبسط للفعاليات المستضافة في الولايات المتحدة—تتولى VisaHQ التعقيدات لكل الوجهات.
| دور الحاضر | التأشيرة الموصى بها | المتطلب الرئيسي | الجدول الزمني المعتاد |
|---|---|---|---|
| حاضر مؤتمر | B-1 زائر أعمال | رسالة دعوة، إثبات التسجيل | 2–12 أسبوعاً |
| متحدث / عضو لجنة (بدون أجر) | B-1 زائر أعمال | لا يوجد تعويض مادي سوى المصاريف | 2–12 أسبوعاً |
| متحدث مأجور / مستشار | O-1 قدرات استثنائية | دليل على التميز في المجال | 2–4 أشهر |
| فنان استعراضي / موسيقي | P-1 معترف به دولياً | عقد أداء، عريضة وكيل | 2–5 أشهر |
| عارض / طاقم جناح | B-1 زائر أعمال | لا توجد مبيعات مباشرة في صالة العرض | 2–12 أسبوعاً |
| رياضي / محترف رياضي | P-1 أو B-1 | يعتمد على جوائز المسابقة / التعويض | 2–5 أشهر |
| طاقم إعلامي / صحافة | I تأشيرة إعلامية | اعتمادات صحفية، خطاب من صاحب العمل | 2–8 أسابيع |
| طاقم فني / إنتاج | O-2 أو P-1S | دعم أساسي لحامل تأشيرة O-1/P-1 | تقدم مع عريضة الشخص الرئيسي |
“كان لدينا 380 مفوضاً دولياً من 42 دولة في قمتنا السنوية. قامت VisaHQ بمعالجة كل الطلبات، وأصدرت رسائل الدعوة تلقائياً، ووفرت لنا لوحة تحكم حية. لم يغب متحدث واحد في اليوم الأول.”
“كانت إدارة تأشيرات الفنانين تستغرق من فريقنا أسابيع من التواصل مع محامي الهجرة. تولت VisaHQ عرائض P-1 لطاقمنا بالكامل. لن نعود أبداً للطريقة القديمة.”
“عندما توسع قرار حظر السفر، تأثر ثلاثة من متحدثينا الرئيسيين. حدد فريق VisaHQ المشكلة قبلنا وساعدونا في تأمين ترتيبات سفر بديلة خلال 48 ساعة.”
اختر طريقك: أنشئ بوابة فعاليتك فوراً، أو حدد موعداً لعرض توضيحي مع فريق الفعاليات لدينا.
قم بتحميل قائمة الحاضرين ودع VisaHQ تتولى متطلبات التأشيرة والطلبات والتتبع لمفوضيك الدوليين — لا حاجة لعرض توضيحي.
بوابتك جاهزة تقريبًا. تحقق من بريدك الوارد للخطوات التالية.
تخطط لفعالية كبيرة؟ سيقوم خبراؤنا ببناء استراتيجية تأشيرات مخصصة لجمهورك وجدولك الزمني المحدد.
سيتواصل معك أخصائي فعاليات من VisaHQ خلال 24 ساعة لبناء خطة تأشيرات مخصصة لفعاليتك.
نوصي بالبدء قبل 4-6 أشهر من تاريخ الفعالية. بالنسبة للوجهات التي تتطلب وقتاً أطول للمعالجة (مثل الولايات المتحدة لبعض الجنسيات)، ينصح بالبدء قبل ذلك. توفر VisaHQ جدولاً زمنياً مخصصاً بناءً على ملف الحاضرين ووجهتك.
نعم. نحن متخصصون في تأشيرات O-1 (القدرات الاستثنائية)، وP-1 (المؤدين المعترف بهم دولياً)، وعرائض طواقم الدعم التابعة لهم (O-2, P-1S). من الموسيقيين ومنسقي الأغاني إلى الفرق المسرحية والفرق الرياضية.
نقدم وثائق الرفض التي يمكن أن تدعم طلبات استرداد رسوم التسجيل. كما يقدم فريقنا المشورة بشأن استراتيجيات إعادة التقديم، وفئات التأشيرة البديلة، وخيارات المشاركة الهجينة.
نعم، نتكامل مع Cvent وEventbrite وBizzabo والمنصات الرئيسية الأخرى. عند تسجيل حاضر دولي، يمكن لنظامنا تلقائياً بدء تقييم متطلبات التأشيرة وإرسال بريد إلكتروني للحاضر يتضمن رسالة الدعوة ورابط التقديم.
نقدم أسعاراً خاصة بالفعاليات بناءً على إجمالي عدد الحاضرين، وعدد الجنسيات المشاركة، وتعقيد التأشيرات. يحصل شركاء الفعاليات السنوية على أسعار تفضيلية. سيقدم لك أخصائي الفعاليات عرضاً مفصلاً بعد فهم احتياجاتك.
بكل تأكيد. يقوم محرك رسائل الدعوة لدينا بإصدار رسائل متوافقة مع متطلبات السفارات لكل حاضر بشكل جماعي، معبأة تلقائياً بالاسم (مطابق لجواز السفر)، وتفاصيل الفعالية، ووصف الدور، ومعلومات الإقامة.
خدمات تأشيرات وهجرة مخصصة لكل قطاع