L'ambassade de Belgique à Tokyo met à jour les règles du visa D pour les partenaires en cohabitation légale

L’ambassade de Belgique au Japon a entièrement révisé ses consignes concernant les visas D pour les ressortissants non européens souhaitant entrer en Belgique afin d’établir une « cohabitation légale » avec un citoyen belge ou un résident légal. L’avis en ligne, mis à jour le 12 mars 2026, regroupe les exigences documentaires et rappelle que les deux partenaires doivent normalement avoir au moins 21 ans, bien que les demandes puissent être acceptées dès 18 ans si le couple peut prouver une cohabitation d’un an à l’étranger. Un changement majeur concerne le passage à un traitement sans espèces : depuis le 1er mars 2025, seuls les paiements électroniques sont acceptés, mais la mise à jour souligne que les candidats doivent prévoir des frais administratifs supplémentaires, désormais perçus d’avance par l’Office des étrangers.



Les entreprises et particuliers préférant un accompagnement numérique étape par étape peuvent confier la vérification initiale des documents et la prise de rendez-vous à VisaHQ, dont le portail Belgique (https://www.visahq.com/belgium/) résume les dernières règles sur les visas D et propose des services payants de conciergerie qui détectent les incohérences avant transmission au consulat, aidant ainsi les couples à éviter des refus coûteux.

L’ambassade avertit que les dossiers incomplets seront refusés sans possibilité de fournir des documents manquants, ce qui renforce les exigences pour les couples dépendant de documents envoyés par courrier depuis plusieurs pays. Parmi les nouveautés pratiques figure une liste détaillée des preuves à fournir pour attester d’une « relation durable et stable », allant des contrats de bail communs aux photographies, ainsi que des consignes sur la traduction des actes de naissance dans l’une des langues officielles de Belgique. Les candidats doivent soumettre deux dossiers physiques complets, comprenant originaux et copies notariées, strictement ordonnés, sous peine de retards pouvant dépasser six mois. Pour les équipes mobilité internationale, ce durcissement implique des délais plus longs pour le transfert de collaborateurs dont les partenaires ne remplissent pas les conditions des procédures simplifiées de regroupement familial. Les ressources humaines doivent réserver les rendez-vous dès l’ouverture de la fenêtre de dépôt de six mois et prévoir un budget pour d’éventuelles traductions assermentées et apostilles, notamment pour les documents d’état civil en japonais. Bien que cet avis émane du poste de Tokyo, les missions belges dans le monde harmonisent progressivement leurs listes de contrôle pour les visas D en vue de la fusion prévue des systèmes consulaires informatiques en 2027. Les entreprises doivent donc s’attendre à voir apparaître des modèles de documents similaires – ainsi que le paiement sans espèces – dans d’autres ambassades dans les mois à venir.