La Pologne inaugure la réforme la plus radicale de son système d’immigration depuis son adhésion à l’UE. À partir du 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire — qu’il s’agisse de nouvelles affectations étrangères, de renouvellements de carte bleue européenne ou de regroupement familial — devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les dossiers papier remis dans l’un des seize bureaux voïvodaux seront désormais considérés comme « non déposés », contraignant les équipes RH et les prestataires de relocation à revoir leurs processus du jour au lendemain.
Les autorités assurent que ce système digital de bout en bout réduira de 30 % les délais moyens de traitement, mais la première semaine a été marquée par des déconnexions, des erreurs lors du téléchargement des signatures électroniques et des captures d’écran frénétiques pour prouver la soumission dans les temps. Les entreprises rapportent que la préparation d’un dossier sur une interface uniquement en polonais prend deux à trois heures supplémentaires, sauf si le personnel est formé en tant qu’« utilisateurs avancés » du MOS. Le ministère de l’Intérieur promet une interface multilingue d’ici juillet, sans toutefois garantir les financements nécessaires.
![Le portail MOS de la Pologne est lancé alors que les frais de permis de séjour quadruplent]()
L’équipe de VisaHQ à Varsovie peut intervenir comme une extension des services RH, en prenant en charge la création des comptes MOS, la délivrance sécurisée des signatures électroniques et la surveillance continue du portail. Grâce à son tableau de bord en libre-service, les clients peuvent consulter les listes de documents, suivre chaque téléchargement en temps réel et recevoir des alertes instantanées en cas d’interruption de session. Ce groupe de spécialistes polonophones s’avère précieux pour les multinationales encore en phase de formation de leurs « power users ».
Cette réforme s’accompagne d’une hausse spectaculaire des tarifs. Les frais standards pour un permis de séjour passent de 100 à 400 PLN, ceux pour les permis de travail détaché à 800 PLN, et les visas nationaux (type D) à 200 €. Les budgets bouclés il y a quelques semaines sont déjà dépassés, obligeant les responsables mobilité à revoir leurs prévisions de coûts et à modifier les lettres de mission. Les premiers utilisateurs saluent le suivi en temps réel des dossiers, mais alertent qu’une interruption lors du téléchargement entraîne la suppression du fichier, ce qui peut laisser le salarié étranger sans statut légal.
Stratégiquement, le lancement du MOS ne concerne pour l’instant que les permis de séjour temporaires ; les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de travailleurs saisonniers et de carte bleue européenne seront intégrées plus tard en 2026. Les entreprises qui investissent dès maintenant dans des signatures électroniques qualifiées et une expertise centralisée aborderont plus sereinement la deuxième phase, tandis que les retardataires risquent des manquements à la conformité pouvant entraîner amendes ou expulsions. Les conseillers recommandent d’archiver chaque écran de confirmation et d’inciter les employés en déplacement à conserver une copie imprimée des reçus MOS jusqu’à l’intégration complète des scanners aux postes-frontières.
Les autorités assurent que ce système digital de bout en bout réduira de 30 % les délais moyens de traitement, mais la première semaine a été marquée par des déconnexions, des erreurs lors du téléchargement des signatures électroniques et des captures d’écran frénétiques pour prouver la soumission dans les temps. Les entreprises rapportent que la préparation d’un dossier sur une interface uniquement en polonais prend deux à trois heures supplémentaires, sauf si le personnel est formé en tant qu’« utilisateurs avancés » du MOS. Le ministère de l’Intérieur promet une interface multilingue d’ici juillet, sans toutefois garantir les financements nécessaires.
L’équipe de VisaHQ à Varsovie peut intervenir comme une extension des services RH, en prenant en charge la création des comptes MOS, la délivrance sécurisée des signatures électroniques et la surveillance continue du portail. Grâce à son tableau de bord en libre-service, les clients peuvent consulter les listes de documents, suivre chaque téléchargement en temps réel et recevoir des alertes instantanées en cas d’interruption de session. Ce groupe de spécialistes polonophones s’avère précieux pour les multinationales encore en phase de formation de leurs « power users ».
Cette réforme s’accompagne d’une hausse spectaculaire des tarifs. Les frais standards pour un permis de séjour passent de 100 à 400 PLN, ceux pour les permis de travail détaché à 800 PLN, et les visas nationaux (type D) à 200 €. Les budgets bouclés il y a quelques semaines sont déjà dépassés, obligeant les responsables mobilité à revoir leurs prévisions de coûts et à modifier les lettres de mission. Les premiers utilisateurs saluent le suivi en temps réel des dossiers, mais alertent qu’une interruption lors du téléchargement entraîne la suppression du fichier, ce qui peut laisser le salarié étranger sans statut légal.
Stratégiquement, le lancement du MOS ne concerne pour l’instant que les permis de séjour temporaires ; les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de travailleurs saisonniers et de carte bleue européenne seront intégrées plus tard en 2026. Les entreprises qui investissent dès maintenant dans des signatures électroniques qualifiées et une expertise centralisée aborderont plus sereinement la deuxième phase, tandis que les retardataires risquent des manquements à la conformité pouvant entraîner amendes ou expulsions. Les conseillers recommandent d’archiver chaque écran de confirmation et d’inciter les employés en déplacement à conserver une copie imprimée des reçus MOS jusqu’à l’intégration complète des scanners aux postes-frontières.
