La Pologne a activé la transformation numérique de ce que les autorités qualifient de la plus grande réforme de son système d’immigration depuis une génération. À partir de minuit le 1er janvier 2026, toute demande de permis de séjour temporaire — qu’il s’agisse d’une nouvelle embauche, d’une mutation interne ou d’un membre de la famille — devra désormais être déposée exclusivement via le portail électronique gouvernemental Moduł Obsługi Spraw (MOS) et signée avec une signature électronique qualifiée liée au Profil de Confiance du demandeur ou à une e-ID européenne. Les dossiers papier remis dans l’un des 16 bureaux régionaux seront juridiquement considérés comme « non déposés », contraignant ainsi employeurs, prestataires de relocation et salariés étrangers à basculer du jour au lendemain sur cette nouvelle plateforme.
Ce virage technologique s’accompagne d’une hausse spectaculaire des frais administratifs. Le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Les tarifs consulaires ont également augmenté : les visas nationaux (type D) sont passés de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) de 80 € à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie ces recettes supplémentaires par le financement de la cybersécurité, le recrutement de nouveaux agents et une réduction de 30 % des délais de traitement ; de leur côté, les directeurs RH dénoncent un coup dur pour les budgets de relocation 2026, explosés du jour au lendemain.
Les premiers retours des utilisateurs sont mitigés. Les multinationales saluent la rapidité de téléchargement et le suivi en temps réel, mais déplorent des dysfonctionnements liés à la signature électronique, des interruptions de session et une passerelle de paiement qui refuse certaines cartes bancaires étrangères. Les petites entreprises, notamment hors des grandes villes, évoquent une courbe d’apprentissage difficile, le personnel devant s’efforcer d’obtenir un Profil de Confiance et de naviguer dans une interface uniquement en polonais. Les conseillers en immigration recommandent de capturer chaque étape de la soumission, car une panne peut effacer un brouillon non sauvegardé alors que le délai légal de dépôt continue de courir.
![La Pologne rend obligatoire le portail électronique MOS et quadruple les frais de permis de séjour dans le cadre de la réforme migratoire de 2026 mise en œuvre]()
Pour les entreprises souhaitant une transition plus fluide vers ces nouvelles règles, il est possible de déléguer cette charge : le service VisaHQ pour la Pologne crée les Profils de Confiance, obtient les signatures électroniques qualifiées et soumet les demandes MOS de bout en bout, tandis que sa hotline multilingue résout en temps réel les problèmes de paiement ou de portail et informe les équipes RH à chaque changement de statut.
Les implications pratiques pour les équipes mobilité sont majeures. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un Profil de Confiance ou d’une e-ID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée et (3) d’une formation à l’utilisation de MOS. Les employeurs doivent prévoir un budget d’environ 2 000 à 2 500 PLN par salarié pour couvrir les nouveaux frais, les signatures et les coûts de messagerie — soit 2,5 à 3 fois plus qu’en 2024. Le non-respect du dépôt électronique laissera les employés dans une situation irrégulière, sans droit de séjour ni de travail.
À l’avenir, le gouvernement prévoit de migrer les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de Carte Bleue et de travailleurs saisonniers vers MOS d’ici mi-2026. Les autorités insistent sur le fait que la digitalisation complète est la seule solution pour résorber les arriérés qui ont dépassé 340 000 dossiers l’an dernier. Toutefois, tant que le portail ne sera pas stabilisé, la promesse polonaise d’une immigration « plus rapide et plus conviviale » reste un chantier en cours.
Ce virage technologique s’accompagne d’une hausse spectaculaire des frais administratifs. Le tarif standard pour un permis de séjour passe de 100 PLN à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés s’élèvent désormais à 800 PLN. Les tarifs consulaires ont également augmenté : les visas nationaux (type D) sont passés de 135 € à 200 €, et les visas Schengen (type C) de 80 € à 90 €. Le ministère de l’Intérieur justifie ces recettes supplémentaires par le financement de la cybersécurité, le recrutement de nouveaux agents et une réduction de 30 % des délais de traitement ; de leur côté, les directeurs RH dénoncent un coup dur pour les budgets de relocation 2026, explosés du jour au lendemain.
Les premiers retours des utilisateurs sont mitigés. Les multinationales saluent la rapidité de téléchargement et le suivi en temps réel, mais déplorent des dysfonctionnements liés à la signature électronique, des interruptions de session et une passerelle de paiement qui refuse certaines cartes bancaires étrangères. Les petites entreprises, notamment hors des grandes villes, évoquent une courbe d’apprentissage difficile, le personnel devant s’efforcer d’obtenir un Profil de Confiance et de naviguer dans une interface uniquement en polonais. Les conseillers en immigration recommandent de capturer chaque étape de la soumission, car une panne peut effacer un brouillon non sauvegardé alors que le délai légal de dépôt continue de courir.
Pour les entreprises souhaitant une transition plus fluide vers ces nouvelles règles, il est possible de déléguer cette charge : le service VisaHQ pour la Pologne crée les Profils de Confiance, obtient les signatures électroniques qualifiées et soumet les demandes MOS de bout en bout, tandis que sa hotline multilingue résout en temps réel les problèmes de paiement ou de portail et informe les équipes RH à chaque changement de statut.
Les implications pratiques pour les équipes mobilité sont majeures. Chaque salarié étranger doit désormais disposer (1) d’un Profil de Confiance ou d’une e-ID européenne, (2) d’une signature électronique qualifiée et (3) d’une formation à l’utilisation de MOS. Les employeurs doivent prévoir un budget d’environ 2 000 à 2 500 PLN par salarié pour couvrir les nouveaux frais, les signatures et les coûts de messagerie — soit 2,5 à 3 fois plus qu’en 2024. Le non-respect du dépôt électronique laissera les employés dans une situation irrégulière, sans droit de séjour ni de travail.
À l’avenir, le gouvernement prévoit de migrer les demandes de résidence permanente, de citoyenneté, de Carte Bleue et de travailleurs saisonniers vers MOS d’ici mi-2026. Les autorités insistent sur le fait que la digitalisation complète est la seule solution pour résorber les arriérés qui ont dépassé 340 000 dossiers l’an dernier. Toutefois, tant que le portail ne sera pas stabilisé, la promesse polonaise d’une immigration « plus rapide et plus conviviale » reste un chantier en cours.
